Hur man använder Mail Merge i Google Dokument

När jag gick i skolan blommade redan den tekniska delen av min hjärna. Men skolans datorklasser med MS Office tände aldrig min passion. Visst, det var nyttiga grejer, något som skulle ge oss jobb en dag. Ändå avskydde jag det. Det värsta av allt var att lära sig sammanslagning.

Jag provade det i skolan, college, och den lilla tid jag spenderade på en revisionsbyrå. Det fungerade aldrig som jag ville ha det. Ännu viktigare är att jag aldrig "fick det". Jag har nu enorm respekt för människor som hanterar Office-paketet dag ut och dag in, för tro mig, det är inte lätt.

Så mycket som jag ogillar MS Offices implementering av e-postsammanfogning, får jag dess överklagande. Det är bättre än att bara skicka ett massmejl utan personliga hälsningar, och för vissa människor kanske det inte är värt det att skapa ett nyhetsbrev för bara ett massmejl. Det finns ingen anledning till varför e-postsammanslagning inte skulle vara en del av ditt arbetsflöde/affärsliv, men det finns bättre sätt att hantera det utanför MS Office-universumet.

Det är därför jag är glad att kunna berätta om ett alternativ som är intuitivt, lätt att använda och som faktiskt fungerar. Det fungerar som ett tillägg till Google Docs (förlåt MS Office folk, men det kanske är dags att överväga Google Drives produktivitetssvit online/offline). Tillägget kommer från MailChimp, en av de bästa och enklaste nyhetsbrevstjänsterna för e-post som finns.

Steg 1: Skapa ett kalkylblad med mottagarens uppgifter

Innan vi börjar, gå ut till Google.com/Sheets, skapa ett nytt kalkylblad och ange detaljerna för dina mottagare i korrekt märkta rader. Börja med Förnamn, Efternamn, och E-post. Du kan lägga i fält som Adress eller något annat relaterat till ditt arbete.

När det är gjort, stäng fliken och låt oss börja arbeta med det faktiska e-postmeddelandet.

Steg 2: Installera tillägget Merge By MailChimp

Gå till Google.com/Docs, skapa ett nytt dokument, ge det det namn du vill ha, gå till Tillägg -> Skaffa tillägg, och sök efter Slå samman med MailChimp. Ladda ner tillägget och vänta ett par sekunder på att det ska installeras.

Steg 3: Skapa e-posttexten

Det är här du gör vad du måste göra. Google Docs har många mallar och tillägg för att skapa attraktiva sidlayouter. Infoga diagram, bilder, och annan multimedia är också ganska lätt.

Steg 4: Slå samman The Mail

När e-posttexten är klar, gå till Tillägg -> Slå samman med MailChimp -> Skicka epost. Detta kommer att utlösa en popup som förklarar de steg du måste vidta innan du kan skicka e-postmeddelandet.

Välj nu kalkylarket vi skapade i steg 1 från väljaren.

Du kommer att se ett sidofält med dina kalkylbladsdata analyserade och bearbetade.

Den vet redan vilka som är rubrikraderna, vilka är rubrikerna och ännu viktigare, vilken rad innehåller e-postmeddelandet. Naturligtvis är du fri att ändra detaljerna om du vill.

Steg 5: Anpassa Mail Merge

Eftersom detta är en "utskick" och inte bara ett massutskick, kan du göra saker som att lägga till förnamnen på den mottagande parten överst eller var som helst i dokumentet du vill.

För att göra detta, klicka på Slå samman taggar knappen från sidofältet. Detta kommer att generera en tagg för varje rad.

Välj nu var i dokumentet du vill infoga motsvarande data och klicka på taggknappen (t.ex. Förnamn). Gör detta för alla nödvändiga element.

Steg 6: Lägg i avsändarinformation och skicka iväg den

På fliken e-postinfo anger du avsändarens namn, avsändarens e-post, ämnesraden för e-post och företagets namn och adress i sidfoten.

Klicka på Skicka epost och ditt personliga massmejl är på väg. Lätt, var det inte?

Nu när e-postmeddelandet har skickats kan du spåra framstegen och se hur många av dem som öppnades från Rapporter alternativet i Tillägg sektion. Med detta tillägg kan du skicka upp till 6000 e-postmeddelanden i månaden. Dessutom, eftersom du använder tjänsterna från ett etablerat nyhetsbrevsföretag för att skicka e-postmeddelandet, kommer det att innehålla en "Avsluta prenumeration"-länk och en MailChimp-logotyp längst ner.