คู่มือฉบับสมบูรณ์ในการเก็บถาวรอีเมลใน Outlook 2010

พวกเราส่วนใหญ่ที่ใช้บริการอีเมลบนเว็บยอดนิยมเช่น Gmail และ Outlook.com คงไม่ต้องกังวลเรื่องการเก็บถาวร เพราะเรามี GBs ของที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่เราจำหน่าย. แต่ถ้าคุณเป็น ทำงานในองค์กรหรือคุณมีบัญชีอีเมลเพื่อการศึกษาที่คุณมีพื้นที่เซิร์ฟเวอร์จำกัดในการจัดเก็บอีเมล จำเป็นต้องเก็บถาวรเป็นครั้งคราว

ดังนั้น วันนี้เราจะมาบอกคุณทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการเก็บถาวรอีเมลในโปรแกรมรับส่งเมล Outlook 2010 ซึ่งสามารถนำไปใช้กับเวอร์ชันอื่นๆ ได้อย่างง่ายดายเช่นกัน

มาเริ่มกันเลยกับการสร้างที่เก็บถาวรอีเมลใน Outlook 2010

การสร้างไฟล์เก็บถาวร

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือสร้างไฟล์เก็บถาวรใหม่ ซึ่งจะเก็บอีเมลทั้งหมดไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ หากต้องการสร้างให้คลิกที่ เมนูไฟล์ บน Outlook 2010 และเลือกตัวเลือก เครื่องมือทำความสะอาด. ไม่ต้องกังวล เราจะไม่ลบอีเมลของคุณ

ในเครื่องมือล้างข้อมูล คุณจะเห็นตัวเลือกที่เรียกว่า คลังเก็บเอกสารสำคัญ. คลิกเพื่อเปิดหน้าต่างสร้างไฟล์เก็บถาวร ในหน้าต่าง เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเก็บถาวร คุณสามารถเลือกกล่องจดหมายทั้งหมดได้หากต้องการ หากต้องการรวมอีเมลเก่าในขณะที่สร้างที่เก็บถาวร ให้เลือกช่วงวันที่ที่เกี่ยวข้อง

สุดท้าย ระบุตำแหน่งที่คุณต้องการเก็บไฟล์ไว้ และคลิกที่ปุ่ม OK คุณยังสามารถเลือกไดรฟ์ที่แชร์ของคุณ ถ้ามันถูกแมปบนคอมพิวเตอร์ของคุณ. Outlook จะสร้างไฟล์ PST เพื่อบันทึกอีเมลทั้งหมดเป็นไฟล์เก็บถาวรในระบบของคุณ

เมื่อสร้างไฟล์เก็บถาวรแล้ว คุณจะเห็น an ส่วนที่เก็บถาวร ใต้โฟลเดอร์เมลบ็อกซ์ในบานหน้าต่างด้านซ้ายมือ การเก็บถาวรครั้งแรกอาจใช้เวลาสักครู่ขึ้นอยู่กับจำนวนอีเมลที่คุณรวมไว้ในที่เก็บถาวร

อีเมลที่เก็บถาวรจะมีโครงสร้างเดียวกับกล่องจดหมายออนไลน์ของคุณ โดยมีโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมด หากคุณเลือกเฉพาะโฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บถาวร โฟลเดอร์นั้นจะรวมโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

ย้ายอีเมลไปเก็บถาวร

คุณสามารถย้ายอีเมลเพื่อเก็บถาวรได้โดยเพียงแค่วางไว้ในส่วนที่เก็บถาวรในแถบด้านซ้าย หากต้องการย้ายอีเมลจำนวนมาก ให้เลือกอีเมลที่คุณต้องการย้ายและคลิกขวาเพื่อเปิดเมนูบริบท ที่นี่ เลือก คลังเก็บเอกสารสำคัญ โฟลเดอร์ภายใต้ส่วนโฟลเดอร์และคลิกตกลงเพื่อย้ายอีเมล

คุณยังสร้างการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับอีเมลได้อีกด้วย หากคุณต้องการสร้างการเก็บถาวรอัตโนมัติสำหรับโฟลเดอร์เฉพาะในเมลบ็อกซ์ของคุณ ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์และเลือก คุณสมบัติ.

ที่นี่นำทางไปยัง เก็บถาวรอัตโนมัติ และเลือกการตั้งค่าที่เหมาะสมกับคุณที่สุด ในการใช้กฎการเก็บถาวรอัตโนมัติกับกล่องจดหมายทั้งหมดของคุณ ให้เปิด ตัวเลือก Outlook จากเมนูและเลือก ตั้งค่าขั้นสูง.

คลิกที่นี่ การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ และสร้างกฎสำหรับการเก็บถาวรอีเมลในกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ

การย้ายไฟล์เก็บถาวร

บางครั้งคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปอีกเครื่องหนึ่ง (การอัปเกรดจากเครื่องเก่า) มิฉะนั้น พื้นที่ในไดรฟ์ที่แชร์ขององค์กรอาจไม่เพียงพอ ในสถานการณ์เหล่านี้ คุณจะต้องย้ายไฟล์เก็บถาวรและเชื่อมโยงไปยัง Outlook อีกครั้ง มาดูกันว่าจะทำได้อย่างไร

ยกเลิกการลิงก์และย้ายไฟล์เก็บถาวร

ก่อนที่คุณจะย้ายไฟล์เก็บถาวร เราต้องลบลิงก์ออกจาก Outlook โดยเปิด เมนูไฟล์ และเลือกตัวเลือก การตั้งค่าบัญชี.

ในการตั้งค่าบัญชี ให้ไปที่ ส่วนไฟล์ข้อมูล และคุณจะเห็นไฟล์เก็บถาวรที่คุณดูแลอยู่บนระบบปัจจุบัน

สิ่งที่คุณต้องทำตอนนี้คือเลือกไฟล์เก็บถาวรและคลิกที่ ลบ ปุ่ม. ไม่ต้องกังวล คุณจะไม่ลบไฟล์เก็บถาวร แต่คุณจะลบเฉพาะลิงก์ภายใน Outlook เท่านั้น

ตอนนี้ย้ายไฟล์ไปยังตำแหน่งใหม่โดยใช้ไดรฟ์จัดเก็บข้อมูลที่คุณมีอยู่

การลิงก์ไฟล์เก็บถาวร

ในการเชื่อมโยงไฟล์เก็บถาวรกับ Outlook ให้เปิด ส่วนไฟล์ข้อมูล อีกครั้งจากการตั้งค่าบัญชีใน Outlook และคลิกที่ ปุ่มเพิ่ม ตอนนี้นำเข้าไฟล์ PST ของไฟล์เก็บถาวรที่คุณได้สำรองไว้ และเปิดอีเมลจากส่วนเก็บถาวร

การกระชับไฟล์เก็บถาวร

หากคุณกำลังบันทึกไฟล์เก็บถาวรไว้ในฮาร์ดดิสก์ภายในเครื่อง คุณอาจไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับขนาดของไฟล์เก็บถาวร แต่ถ้าเป็นไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน ในองค์กรหรือบัญชีคลาวด์ที่คุณมีพื้นที่เก็บข้อมูลจำกัด การย่อไฟล์เก็บถาวรเพื่อประหยัดพื้นที่เก็บข้อมูลจะเป็นสิ่งที่รอบคอบ ทำ.

ในการย่อขนาดไฟล์เก็บถาวร ให้คลิกขวาที่ส่วนเก็บถาวรในบานหน้าต่างด้านขวาและเลือก คุณสมบัติไฟล์ข้อมูล. คลิกที่นี่ ปุ่มขั้นสูง เพื่อเปิดไฟล์ข้อมูล Outlook ตอนนี้สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกที่ กระชับตอนนี้ ปุ่มเพื่อลดขนาดไฟล์เก็บถาวร

บทสรุป

นั่นคือเกือบทุกอย่างที่เราจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการเก็บถาวรอีเมลใน Outlook 2010 และฉันค่อนข้างแน่ใจว่าคุณสามารถใช้ขั้นตอนเหล่านี้ใน Outlook 2013 ได้เช่นกัน หากคุณมีข้อสงสัยเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเก็บอีเมลถาวร โปรดแสดงความคิดเห็นและเรายินดีที่จะช่วยเหลือคุณ

เครดิตรูปภาพยอดนิยม: เดวิด บอยล์