วิธีใช้ตัวกรอง Gmail อย่างมืออาชีพเพื่อลดความเครียด

ทุกเช้าที่คุณตื่นนอน และส่วนใหญ่ก่อนที่คุณจะคิดที่จะแปรงฟัน คุณต้องเริ่มเช็คโทรศัพท์เสียก่อน และดูเถิด บัญชี Gmail ของคุณเต็มไปด้วยเมลมากมายที่ อาจหรืออาจไม่ต้องการความสนใจของคุณ. แน่นอนว่าคุณสามารถตรวจสอบในภายหลังได้เสมอ แต่อีเมลก็กองซ้อนอยู่เรื่อยๆ และในไม่ช้า มันก็จะถล่มทลาย

ไม่มีใครชอบจัดการกับอีเมลที่ไม่จำเป็นและการลดความเครียดในการจัดการอีเมลที่ล้นหลามคือสิ่งที่เราจะช่วยเหลือคุณอย่างแน่นอน เนื่องจาก Gmail เป็นไคลเอนต์ที่คนส่วนใหญ่เลือก เรามาดูกันว่าคนเก่งเหล่านั้นเป็นอย่างไร ตัวกรอง สามารถช่วยรักษาความดันโลหิตของเราได้

คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้น: หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับข้อกำหนดใด ๆ เหล่านี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณ ดูคำแนะนำเกี่ยวกับแท็ก ตัวกรอง และป้ายกำกับสำหรับ Gmail

1. ไม่มีประเด็นในการอ่านอีเมลทั้งหมด

อีเมลที่น่ารำคาญส่วนใหญ่ที่ฉันได้รับนั้นเป็นเพียงอีเมลยืนยันเท่านั้น บางครั้งมีเว็บไซต์หรือบริการใหม่ที่คุณสมัครใช้งาน (ซึ่งคุณคาดไม่ถึงว่าจะได้รับอีเมล) และในบางครั้งที่อยู่ที่คุณคุ้นเคยก็ส่งอีเมล์มาโจมตีกล่องจดหมายของคุณ สำหรับคนที่คุ้นเคย ฉันได้สร้างตัวกรองซึ่งจะทำเครื่องหมายอีเมลเหล่านี้ว่าอ่านแล้วโดยอัตโนมัติ และคุณยังสามารถเพิ่มป้ายกำกับเช่น 'อ่านอัตโนมัติ' เพื่อให้กล่องจดหมายของคุณเป็นระเบียบ

อย่างที่คุณเห็น ฉันได้เพิ่มอีเมลยืนยันของ Amazon ลงในตัวกรองแบบกำหนดเองนี้แล้ว และคุณยังสามารถเพิ่มลงในชื่อโดเมน 'amazon.com' ทั้งหมด (ในกรณีของฉัน amazon.com) สร้างตัวกรองเหล่านี้สำหรับอีเมลดังกล่าวทั้งหมด การอ่านทั้งหมดไม่มีประโยชน์จริงๆ

2. เคยได้ยินบูลีน?

ค่อนข้างง่าย, บูลีน เป็นคำที่ใกล้เคียงกับ 'คำสันธาน' ของภาษาอังกฤษอย่างใกล้ชิด คุณสามารถใช้คำเช่น AND, OR or NOT เพื่อค้นหา Gmail ของคุณ ในทำนองเดียวกัน คุณอาจต้องการละเว้นอีเมลอัตโนมัติส่วนใหญ่ ยกเว้นอีเมลสำคัญบางรายการจากบางโดเมน ตัวอย่างเช่น ในขณะที่คุณบล็อกอีเมลยืนยันการสั่งซื้อทั้งหมดจาก Amazon คุณอาจจะทำ ไม่ ต้องการอ่านข้อความที่มีคำว่า "ปัญหา" โดยอัตโนมัติ

3. ฟิลเตอร์ + ป้ายกำกับ จับมือกัน

กำลังเพิ่ม ป้ายกำกับสำหรับอีเมลที่จัดเรียง จะช่วยให้คุณเห็นภาพที่ดีขึ้นมากว่าเกิดอะไรขึ้นกับอีเมลเหล่านี้ทั้งหมดที่มาถึงกล่องจดหมายของคุณ อีเมลสำคัญที่มีตัวกรองด้านบนอาจมีป้ายกำกับสีแดง (หรือคล้ายกัน) ที่เด่นชัดกว่า ในขณะที่อีเมลที่ไม่สำคัญสามารถทิ้งไว้ตามลำพังได้

4. ส่องแสงดาว

การเพิ่มดาวให้กับอีเมลที่สำคัญที่สุดซึ่งต้องให้ความสนใจในทันทีเป็นวิธีที่ดีในการจัดลำดับความสำคัญให้เป็นระเบียบ วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการเปิดเมลที่คุณคิดว่าสำคัญจริงๆ แล้วเลือกตัวเลือกตัวกรองข้อความเช่นตัวเลือกเหล่านี้

ในหน้าจอตัวกรอง Gmail ที่คุ้นเคยถัดไป ให้เลือก สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้ และในหน้าจอถัดไปให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับ ติดดาว. คุณยังสามารถทำเครื่องหมายที่ช่องด้านล่างสำหรับ ใช้ตัวกรองกับ x การสนทนาที่ตรงกันด้วยซึ่งจะติดดาวการสนทนาที่มีอยู่โดยอัตโนมัติด้วยตัวกรองที่เลือก

5. จำนวนมากขึ้น

ไม่ใช่อย่างแท้จริง! Gmail ให้คุณสร้างตัวกรองจำนวนมากสำหรับการกระทำเดียวกัน ดังนั้น สำหรับการกระทำเดียวกันข้างต้น ถ้าคุณอยู่แล้ว รู้ที่อยู่ของผู้คน (หรือเป็นส่วนหนึ่งของรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ) เพียงสร้างตัวกรองด้วย Boolean OR และสามารถใช้กฎเดียวกันกับอีเมลทั้งหมดได้ตั้งแต่บัดนี้เป็นต้นไป

แน่นอน โปรดทำเครื่องหมายในช่องเหล่านี้เพื่อ มีเอกสารแนบ และ ไม่รวมแชท เพื่อการคัดแยกเพิ่มเติม

การใช้ป้ายกำกับกับรหัสอีเมลจำนวนมากก็ใช้ได้ดีและเป็นความคิดที่ดีถ้าคุณต้องการแยกงานและเล่นเมล ด้วยฉลากสีต่างๆ.

อย่าซับซ้อนเกินไป

ไม่ว่าคุณจะเลือกทำอะไรกับคำแนะนำเหล่านี้ พยายามอย่าทำอะไรเกินตัว คุณต้องการทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้นโดยใช้กฎง่ายๆ ที่ช่วยรักษาอีเมลของคุณให้เป็นระเบียบ หากคุณมีข้อสงสัยหรือคำถามใด ๆ เข้าร่วมกับเราในฟอรัมของเรา เราอยากทราบว่าคุณต้องการให้ตัวกรอง Gmail ทำงานอย่างไร

ปรับปรุงล่าสุดเมื่อ 03 กุมภาพันธ์ 2022

บทความข้างต้นอาจมีลิงค์พันธมิตรที่ช่วยสนับสนุน Guiding Tech อย่างไรก็ตาม ไม่กระทบต่อความถูกต้องด้านบรรณาธิการของเรา เนื้อหายังคงเป็นกลางและเป็นของแท้