10 สุดยอด Microsoft Lists เคล็ดลับและคำแนะนำในการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

นอกเหนือจากแอปเพิ่มประสิทธิภาพอย่าง Teams แล้ว OneNoteและชุดโปรแกรม Office Microsoft ยังมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ/ฐานข้อมูลที่เรียกว่า Microsoft Lists เริ่มแรกจำกัดเฉพาะผู้ใช้ Microsoft 365 Enterprise และ Education บริษัทคือ เปิดรับผู้ใช้ทั่วไปสำหรับแอป เช่นกัน. หากคุณต้องการทดลองใช้ ต่อไปนี้คือคำแนะนำและเคล็ดลับยอดนิยมของ Microsoft Lists สำหรับกิจกรรมต่างๆ เช่น รายการตรวจสอบเพื่อประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานที่ง่ายดาย

1. ใช้เทมเพลต

คุณจะได้รับสองตัวเลือกสำหรับการสร้างรายการใน Microsoft Lists – เริ่มจากศูนย์หรือใช้เทมเพลตที่มีอยู่แล้วภายในตัวใดตัวหนึ่ง จากหน้าแรกของ Microsoft Lists ให้คลิกที่ New list แล้วเลือกเทมเพลตเริ่มต้นอันใดอันหนึ่ง

ตามการใช้งานหรือความชอบของคุณ คุณสามารถเลือกเทมเพลต เช่น ตัวติดตามปัญหา คำขอเดินทาง กำหนดการของเนื้อหา ฯลฯ ไม่เหมือน ความคิดไม่มีทางผ่านเทมเพลตที่สร้างโดยชุมชนใน Microsoft Lists

เมื่อคุณเลือกเทมเพลตแล้ว ให้คลิกที่ ใช้เทมเพลต และคุณพร้อมที่จะใช้ในบัญชีของคุณ

2. ปรับแต่งรายการของคุณ

เมื่อต้องรับมือกับหลายสิบรายการใน Microsoft Lists สิ่งสำคัญคือต้องปรับแต่งให้เป็นส่วนตัว เพื่อไม่ให้คุณมีเวลาลำบากในการค้นหารายการที่เกี่ยวข้อง

เมื่อคุณสร้างรายการใหม่ คุณสามารถตั้งชื่อ คำอธิบาย เลือกสีและไอคอนที่ไม่ซ้ำกันได้ ตัวเลือกมีจำกัด แต่ก็ยังดีกว่าคู่แข่งอย่าง Trello

3. เพิ่มรายการใหม่ รายการ

ตามเทมเพลตที่คุณเลือก คุณมีตัวเลือกมากมายในการเพิ่มรายการไปยัง Microsoft Lists

กดปุ่ม เพิ่มรายการใหม่ที่ด้านบน และจะเปิดเมนูเพื่อเพิ่มรายละเอียดงาน/ปัญหา เช่น ชื่อ คำอธิบาย สถานะ วันครบกำหนด วันที่เผยแพร่ URL ที่เผยแพร่ และอื่นๆ

4. สร้างมุมมองใหม่

คุณสามารถดูรายการที่เพิ่มเข้ามาในรูปแบบปฏิทินและแกลเลอรีได้เช่นกัน นี่คือวิธีการ

ขั้นตอนที่ 1: คลิกที่ไอคอน + ที่ด้านบน และจะเปิดเมนูสร้างมุมมอง

ขั้นตอนที่ 2: เลือกปฏิทินหรือแกลเลอรีในเมนูแสดงเป็น

กดปุ่มสร้างที่ด้านล่าง และคุณสามารถตรวจสอบมุมมองใหม่ได้จากเมนูสามจุด

5. แก้ไขรายการโดยตรง

ตามค่าเริ่มต้น Microsoft Lists จะปิดใช้งานการแก้ไขในรายการโดยตรง คุณต้องเลือกรายการและคลิกไอคอนแก้ไขที่ด้านบนเพื่อทำการเปลี่ยนแปลง อาจใช้เวลานาน คุณสามารถคลิกที่ 'ออกจากมุมมองกริด' และเพิ่มรายการใหม่และแก้ไขรายการที่มีอยู่ได้โดยตรง

6. เพิ่มคอลัมน์ใหม่

ตามเทมเพลตที่คุณเลือก รายการจะมาพร้อมกับคอลัมน์ที่จำเป็น คุณสามารถเลื่อนในแนวนอนแล้วคลิกตัวเลือกเพิ่มคอลัมน์เพื่อเลือกประเภทของคอลัมน์ที่คุณต้องการเพิ่มในรายการ

คุณสามารถเลือกข้อความบรรทัดเดียว ข้อความหลายบรรทัด ตัวเลข แบบสำรวจใช่/ไม่ใช่ บุคคล และอื่นๆ

คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์ที่มีอยู่และคลิกที่ปุ่มลูกศรลงเพื่อลบออก

7. รายการโปรด

เมื่อทำงานกับหลายโครงการ ตัวติดตามปัญหา และฐานข้อมูลอื่นๆ การค้นหารายการที่คุณต้องการอาจทำได้ยาก

จากหน้าแรกของ Microsoft Lists ให้คลิกที่ไอคอนรูปดาวเล็ก ๆ ที่ด้านบนสุดของรายการ แล้วซอฟต์แวร์จะเพิ่มเป็นรายการโปรด ขณะนี้คุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายจากเมนูรายการโปรดแยกต่างหาก

8. แก้ไขคอลัมน์

คุณต้องการแก้ไขคอลัมน์ที่มีอยู่พร้อมรายละเอียดเพิ่มเติมหรือไม่? คุณสามารถทำได้จากเมนูแก้ไขคอลัมน์

ลองใช้คอลัมน์สถานะเป็นตัวอย่างและแก้ไขในรายการ

ขั้นตอนที่ 1: คลิกที่ไอคอนลูกศรลงข้างคอลัมน์สถานะ

ขั้นตอนที่ 2: ไปที่การตั้งค่าคอลัมน์และเลือกแก้ไข

ขั้นตอนที่ 3: คุณสามารถเพิ่มชื่อ คำอธิบาย เปลี่ยนประเภทคอลัมน์ หรือแม้แต่เปลี่ยนแปลงตัวเลือกที่กำลังจะออก

คุณยังสามารถขยายเมนูตัวเลือกเพิ่มเติมและอนุญาตการเลือกแบบหลายตัวเลือกสำหรับคอลัมน์ได้ กดปุ่มบันทึกเพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงทั้งหมด

9. แบ่งปันรายการ

แม้ว่า Microsoft Lists จะเหมาะสำหรับการใช้งานส่วนตัวและใช้ได้กับสมาชิกในทีม คุณสามารถติดตามปัญหา สินทรัพย์ กิจวัตร ผู้ติดต่อ สินค้าคงคลัง และอื่นๆ ด้วยการทำงานร่วมกันจากผู้อื่น

จากหน้าแรกของรายการ ให้คลิกที่เมนูสามจุดแล้วเลือกแชร์ คุณสามารถแชร์ลิงก์ไปยังโปรเจ็กต์และแม้แต่ไปที่เมนูการตั้งค่าลิงก์เพื่อทำการเปลี่ยนแปลง

จากเมนูการตั้งค่าลิงก์ คุณสามารถเพิ่มรายการแก้ไข กำหนดวันหมดอายุ และแม้กระทั่งตั้งรหัสผ่านเพื่อป้องกันการเข้าถึงรายการโดยไม่ได้รับอนุญาต

10. ส่งออกเป็น CSV

หากคุณต้องการแก้ไขรายการที่มีอยู่ใน Microsoft Excel หรือแชร์รายการทั้งหมดในรูปแบบ CSV ให้คลิกที่ส่งออกเป็น CSV แล้วเบราว์เซอร์จะดาวน์โหลดรายการเป็นไฟล์ CSV

สร้างและจัดการฐานข้อมูลใน Microsoft Lists

Microsoft Lists สำหรับผู้บริโภคยังคงขาดสิ่งอำนวยความสะดวก เช่น กฎสำหรับการสร้างระบบอัตโนมัติในรายการและการเข้าถึงแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ มีให้สำหรับผู้ใช้ Education และ Enterprise เท่านั้น

Microsoft Lists เชื่อมช่องว่างที่สำคัญใน ระบบนิเวศของ Microsoft 365. คุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพาแอพอย่าง Trello หรือ Notion เพื่อสร้างฐานข้อมูลหรือ. อีกต่อไป จัดการโครงการ. คุณสามารถทำทุกอย่างในรายการโดยใช้การผสานรวมกับแอป Office อย่างแน่นหนา คุณวางแผนที่จะใช้ Microsoft Lists อย่างไร? แบ่งปันความคิดของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง