แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ SharePoint สำหรับการจัดการเอกสาร – TechCult

SharePoint เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจในการสื่อสารกับพนักงานและจัดการข้อมูลของพวกเขา ดังนั้น หากคุณเป็นเจ้าของบริษัทขนาดเล็กหรือเป็นหนึ่งในบริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500 เครื่องมือนี้สามารถช่วยได้มาก! นอกจากนี้ เรายังจำไว้เสมอว่า Microsoft SharePoint มีฟีเจอร์มากมาย และหากใช้อย่างถูกต้อง เราจะทำให้งานประจำวันของเรามีประสิทธิภาพได้ ดังนั้น ในบทความนี้ เราจะแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารของ SharePoint กับคุณ เพื่อใช้เครื่องมือให้เต็มประสิทธิภาพ คุณรู้สึกตื่นเต้นที่ได้รู้จักแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการความรู้ของ SharePoint หรือไม่ ถ้าใช่ ก็มีความรู้สึกร่วมกัน เพราะเราก็ตื่นเต้นที่จะแบ่งปันความรู้นี้เช่นกัน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ SharePoint สำหรับการจัดการเอกสาร

บทความนี้ประกอบด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อการจัดการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นใน SharePoint ดังนั้น หากคุณเป็นมือใหม่ที่ยังคงพยายามหาทางอยู่ ให้อ่านต่อจนจบเพื่อทราบข้อมูลที่มีประโยชน์เพิ่มเติมเกี่ยวกับ

แชร์ แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสาร

SharePoint คืออะไร?

ก่อนที่เราจะลงไปที่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารของ SharePoint ให้เราอ่านข้อมูลเล็กน้อยเกี่ยวกับ SharePoint SharePoint ส่วนใหญ่จะใช้เพื่อสร้างไซต์ เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดที่เคยสร้างโดย Microsoft เพื่อแบ่งปัน จัดการ และเข้าถึงข้อมูลด้วยอุปกรณ์หลายเครื่อง ได้รับการพัฒนาในปี 2544 และมีมากกว่านั้น 200ล้านผู้ใช้งาน. แม้ว่า SharePoint จะไม่ได้รับการอัปเดตบ่อยๆ แต่ถึงกระนั้นก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีชื่อเสียงที่สุดใน Microsoft 365

อีกสิ่งหนึ่งที่คุณต้องจำไว้ก็คือมันไม่ใช่แอปแต่เป็นแพลตฟอร์ม ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างแอพและแพลตฟอร์มคือ แอพทำหน้าที่เฉพาะ ในขณะที่แพลตฟอร์มคือที่ที่แอพหรือเว็บไซต์สามารถสร้างขึ้นได้ เพื่อลดความซับซ้อน แอพหรือเว็บไซต์คือผลิตภัณฑ์ และแพลตฟอร์มคือโรงงานที่ผลิตผลิตภัณฑ์

อ่านเพิ่มเติม:วิธีแก้ปัญหา SharePoint แก้ไข Web Part ไม่ได้รับอนุญาต

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ SharePoint

แพลตฟอร์ม Microsoft นี้ใช้สำหรับจัดเก็บ วิเคราะห์ และแบ่งปันข้อมูลเป็นหลัก ดังนั้นคุณต้องเข้าใจแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อให้คำอธิบายที่ชัดเจนยิ่งขึ้น เราได้แบ่งเคล็ดลับออกเป็นสองส่วน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ SharePoint สำหรับการจัดการเอกสาร และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับไลบรารีเอกสารขนาดใหญ่ของ SharePoint ดังนั้นเรามารู้จักรายละเอียดของแต่ละคนกัน

ดีที่สุด แชร์ ข้อปฏิบัติสำหรับ การจัดการความรู้ 

อันดับแรก เราจะแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการความรู้ของ SharePoint ที่ควรนำไปใช้

1. การทำงานร่วมกับผู้อื่น

เพื่อการเติบโตของบริษัท จำเป็นต้องร่วมมือกับผู้อื่น หากไม่มีความร่วมมือกัน ก็จะไม่สามารถมีวัฒนธรรมการทำงานที่ดีได้ ซึ่งจะทำให้เกิดความชะงักงัน ดังนั้นอย่าลืมว่า SharePoint ไม่เพียงแต่เป็นไซต์การจัดการข้อมูลที่ยอดเยี่ยมเท่านั้น แต่ยังมีเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกับทีมอีกด้วย ใช้พวกเขาและเชื่อมต่อ ดังนั้นจึงช่วยแก้ไขคำค้นหาของคุณสำหรับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับโครงสร้างโฟลเดอร์ SharePoint

2. การใช้เมตาแท็ก

ผู้ใช้หลายคนมีคำถามเช่นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับโครงสร้างโฟลเดอร์ SharePoint แต่เราจะแนะนำให้คุณใช้เมตาแท็กแทนโฟลเดอร์ การใช้แท็กเพื่อจัดเรียงข้อมูลต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญมาก หลายคนยังคงใช้โฟลเดอร์ในการจำแนกประเภท แต่ในกรณีส่วนใหญ่การใช้เมตาแท็กจะมีประสิทธิภาพมากกว่า ถ้าคุณไม่ได้ใช้ SharePoint ออนไลน์ คุณอาจไม่คุ้นเคยกับเมตาแท็ก และไม่เป็นไร แต่เมื่อคุณทราบแล้ว เราจะขอให้คุณใช้ฟังก์ชันนี้ เนื่องจากการใช้เฉพาะโฟลเดอร์ คุณกำลังจำกัดตัวเองไม่ให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น

เราไม่ได้บอกว่าคุณควรใช้โฟลเดอร์เลย แต่แท็กช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้ดีขึ้นและคุณสามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว นี่เป็นจุดแรกที่คุณควรปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของโครงสร้าง SharePoint

3. การกำหนดสิทธิ์

นี่เป็นอีกหนึ่งแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ SharePoint สำหรับการจัดการเอกสาร ดังที่เรากล่าวไว้ว่าการทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้น หากคุณต้องการทำตามเคล็ดลับนี้ สิ่งหนึ่งที่ต้องทำคือกำหนดสิทธิ์ หากไม่มีการอนุญาตที่เหมาะสม คุณจะจำกัดทีมไม่ให้ทำงานบางอย่าง ซึ่งจะทำให้กระบวนการต่างๆ ล่าช้าตามไปด้วย นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องจำสิ่งนี้ไว้ ทำงานเป็นทีมและมอบหมายการอนุญาตที่ถูกต้องให้กับคนที่เหมาะสม คุณจึงไม่ต้องทำงานทั้งหมดเพียงลำพัง อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่ควรทราบก็คือ เราไม่ควรให้สิทธิ์แก่ทุกคน และจำกัดตัวคุณเองไม่ให้สมาชิกทุกคนใช้เครื่องมือทุกอย่างและแก้ไขทุกอย่างได้ สามารถสร้างความสับสนได้

4. การใช้เอเออาร์

AAR หรือเรียกสั้นๆ ว่า After Action review เป็นระบบตรวจสอบที่กองทัพสหรัฐฯ พัฒนาขึ้นเป็นครั้งแรก คุณสามารถใช้ระบบนี้ในองค์กรของคุณ โดยเฉพาะในแพลตฟอร์ม SharePoint ในการทบทวนเรื่อง AAR โดยผู้เชี่ยวชาญจะมอบให้กับพนักงานเพื่อเพิ่มความสามารถในการตัดสินใจ

ผู้เชี่ยวชาญแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับวิธีการและเหตุผลในการดำเนินการบางอย่าง และสิ่งที่สามารถทำได้ดีกว่า พวกเขาช่วยพนักงานแก้ไขข้อผิดพลาดและแก้ไขข้อบกพร่อง ระบบนี้ช่วยให้ทีมมีวิธีที่ดีกว่าในการตัดสินใจอย่างรอบรู้ และเพิ่มผลผลิต

5. การสร้างสถาปัตยกรรมข้อมูล

การสร้างสถาปัตยกรรมข้อมูลก็มีความสำคัญเช่นกัน หากไม่มีการมองเห็นที่ชัดเจน การจำแนกข้อมูลสำคัญของคุณอาจดูยุ่งเหยิงได้ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมก่อนอื่นให้นั่งลงและคิดว่าคุณต้องการแบ่งปันข้อมูลอย่างไร แล้วจึงเพิ่มลงในไซต์เท่านั้น

สามารถทำได้ใน SharePoint เป็นรายการไฟล์และขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณเท่านั้น อย่างที่เราได้กล่าวไปก่อนหน้านี้ว่าเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังพร้อมคุณสมบัติมากมายพร้อมการใช้งานเฉพาะ คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้คุณสมบัติทั้งหมดเพราะจะทำให้สิ่งต่าง ๆ ยุ่งเหยิงยิ่งขึ้น ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องนึกถึงเป้าหมายหลักของคุณเมื่อแบ่งปันข้อมูล จากนั้นจึงสร้างสถาปัตยกรรมข้อมูล เป็นอีกจุดที่สำคัญมากของแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของโครงสร้าง SharePoint

6. การปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

การรักษาข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่สำคัญให้ปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญมาก เพื่อให้เฉพาะสมาชิกที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ หากไม่ทำเช่นนี้ คุณจะเสี่ยงที่จะสูญเสียความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยขององค์กร

อ่านเพิ่มเติม: ข้อเสียของ SharePoint คืออะไร?

ดีที่สุด แชร์ ข้อปฏิบัติสำหรับ ไลบรารีเอกสารขนาดใหญ่ 

เมื่อคุณจัดการองค์กรขนาดใหญ่ คุณอาจเผชิญกับไฟล์ข้อมูลขนาดใหญ่เช่นกัน ดังนั้น ถ้าคุณต้องการทราบวิธีการจัดระเบียบเอกสารขนาดใหญ่เหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของไลบรารีเอกสารขนาดใหญ่ของ SharePoint

1. การใช้เวอร์ชันเอกสาร

เมื่อคุณแก้ไขหรือสร้างบางสิ่ง ในกรณีนี้คือไลบรารีเอกสาร ข้อผิดพลาดสามารถเกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไฟล์มีขนาดใหญ่ นั่นเป็นเหตุผลที่ต้องแก้ไขปัญหานี้ Microsoft ได้แนะนำฟังก์ชันเวอร์ชันเอกสาร ด้วยความช่วยเหลือของมัน คุณสามารถเดินทางสู่อดีตได้อย่างง่ายดาย! นี่เป็นวิธีที่สร้างสรรค์ในการบอกว่าคุณสามารถกู้คืนข้อมูลก่อนหน้าได้ก่อนที่จะแก้ไข

นั่นเป็นเหตุผลที่เราจะแนะนำให้คุณเปิดใช้งานตัวเลือกเวอร์ชันเอกสารใน SharePoint ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถนำไฟล์เวอร์ชันแก้ไขกลับมาได้

2. การใช้มุมมอง

เราได้บอกให้คุณใช้เมตาแท็กแทนไฟล์แล้ว และเหตุผลหนึ่งสำหรับเคล็ดลับนี้คือ หากคุณใช้เมตาแท็ก คุณจะสามารถใช้มุมมองเพื่อค้นหาและค้นหาไฟล์ได้ง่ายขึ้น เนื่องจากมุมมองอนุญาตให้คุณเข้าถึงกลุ่ม ตัวกรอง และฟังก์ชันการเรียงลำดับ ดังนั้น เพื่อให้การค้นหาของคุณปราศจากปัญหา ให้ใช้แท็กและดูฟังก์ชันการทำงาน

3. หลีกเลี่ยงช่องว่าง

นี่อาจดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อยที่ต้องพิจารณา แต่โปรดอย่าเพิกเฉยต่อประเด็นนี้ เนื่องจาก URL ของ SharePoint ไม่อนุญาตให้คุณรวมช่องว่าง หลายคนใช้อักขระอย่าง &,* และ # แทนการเว้นวรรค แต่นั่นก็อาจทำให้เกิดปัญหาในการค้นหาไฟล์บางไฟล์ได้เช่นกัน แต่ถ้าคุณไม่ใช้พื้นที่ ชื่อไฟล์อาจอ่านยาก นี่คือสิ่งที่คุณทำได้ อย่าตั้งชื่อห้องสมุดว่า Duck Duck Go ตั้งชื่อแบบนี้แทน DuckDuckGo ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่เพื่อให้ชื่ออ่านได้

4. การใช้ประเภทเนื้อหา

เช่นเดียวกับแท็ก การใช้ประเภทเนื้อหาก็มีความสำคัญเช่นกัน ใช้หนึ่งชนิดเนื้อหาต่อไลบรารีเอกสาร และจะสะดวกกว่าในการจำแนกข้อมูล

5. เปิดใช้งานการแจ้งเตือน

เมื่อมีผู้ใช้จำนวนมากบนไซต์ การติดตามทุกการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาทำนั้นเป็นเรื่องยากมาก ดังนั้น หากมีพนักงานจำนวนมากบนไซต์ที่ได้รับอนุญาตให้แก้ไขหรือย้ายข้อมูล และคุณต้องการทราบว่าเมื่อใดที่พวกเขาทำเช่นนั้น ให้เปิดการแจ้งเตือน เนื่องจาก SharePoint จะส่งการแจ้งเตือนถึงคุณเมื่อมีคนเปลี่ยนแปลงอะไร ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับฟังก์ชันนี้โดยเฉพาะคือไม่จำกัดเฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้น ผู้ใช้สามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงแทน

ที่แนะนำ:

• วิธีใช้ ChatPDF เพื่อวิเคราะห์และรับคำตอบจาก PDF ของคุณ
• ข้อดีของ SharePoint คืออะไร?
• เคล็ดลับและคำแนะนำไลบรารีเอกสาร SharePoint ที่น่าทึ่ง
• วิธีแก้ปัญหา SharePoint แก้ไข Web Part ไม่ได้รับอนุญาต

เราหวังว่าหลังจากอ่านบทความนี้ปัญหาของคุณ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ SharePoint สำหรับการจัดการเอกสาร, ได้รับการแก้ไขแล้ว หากคุณยังคงมีปัญหา อย่าลืมใช้ส่วนความคิดเห็นและทีมงานของเราจะดูแลให้ คุณสามารถแนะนำหัวข้อใหม่ให้เราในความคิดเห็นได้ และเราจะพยายามอย่างดีที่สุดเพื่อเขียนบทความเฉพาะเกี่ยวกับเรื่องนั้น บันทึกเว็บไซต์ของเราในบุ๊กมาร์กเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต ขอบคุณสำหรับการอ่าน.