ความแตกต่างระหว่าง SharePoint Online และ On-Premise: อะไรดีกว่ากัน – TechCult

Microsoft SharePoint มีมาเกือบสองทศวรรษแล้ว ใช้เป็นเครื่องมือที่เชื่อถือได้โดยองค์กรนับไม่ถ้วนเพื่อจัดเก็บ จัดระเบียบ และแบ่งปันข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา Microsoft ได้ขยายบริการนี้เป็นบริการออนไลน์ ทำให้องค์กรเข้าถึง จัดการ และใช้งานได้ง่ายขึ้น แม้ว่าทั้ง SharePoint Online และ SharePoint On-Premise จะคล้ายกันในหลายๆ ด้าน แต่ความแตกต่างที่สำคัญทำให้ทั้งสองแตกต่างกัน ในบทความนี้ เราจะหารือเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของ SharePoint Online และสำรวจว่าแตกต่างจากรุ่น On-Premise อย่างไร

SharePoint Online แตกต่างจาก SharePoint อย่างไร

แชร์เป็นแพลตฟอร์มบนเซิร์ฟเวอร์. นั่นหมายความว่ามีการติดตั้งและโฮสต์บนเซิร์ฟเวอร์จริง ผู้ใช้จัดเก็บ จัดระเบียบ และเข้าถึงข้อมูลจากที่เดียว นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันและแชร์เอกสาร งาน และข้อมูลอื่นๆ กับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และคู่ค้าได้อย่างง่ายดาย

SharePoint ออนไลน์เป็น SharePoint เวอร์ชันบนคลาวด์ แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office 365 Suite มีคุณลักษณะและความสามารถเช่นเดียวกับ SharePoint เวอร์ชันภายในองค์กร แต่ได้รับการโฮสต์ จัดการ และดูแลโดย Microsoft ในระบบคลาวด์ ช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงแพลตฟอร์มได้จากทุกที่ มอบความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับขนาดได้มากขึ้น

ความแตกต่างระหว่าง SharePoint Online และ On-Premise: อธิบายวัตถุประสงค์ คุณลักษณะ และประโยชน์

ในด้านหนึ่ง เรามี SharePoint Online ขุมพลังบนระบบคลาวด์ที่ให้การเข้าถึงที่ราบรื่นและการทำงานร่วมกันที่ง่ายดาย ในอีกด้านหนึ่ง เรามี SharePoint On-Premise ซึ่งเป็นโซลูชันนอกสถานที่แบบดั้งเดิมที่ให้การควบคุมและการปรับแต่งสูงสุด แล้วควรเลือกทางไหน? เมื่อระบบคลาวด์มาบรรจบกับห้องเซิร์ฟเวอร์ เรามาดูการต่อสู้ระหว่าง SharePoint Online และ On-Premise กันเถอะ

SharePoint ออนไลน์	SharePoint ภายในองค์กร
โฮสต์บนคลาวด์	เป็นเจ้าภาพด้วยตนเอง
ลดต้นทุนล่วงหน้า	ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าที่สูงขึ้น
ตั้งค่าได้ง่ายขึ้น	การตั้งค่าที่ซับซ้อนมากขึ้น
การบำรุงรักษาต่ำ	การบำรุงรักษาสูง
การบำรุงรักษาสูง	การควบคุมที่มากขึ้น
ปรับขนาดได้ง่าย	ความสามารถในการปรับขนาดที่ยาก
ปรับปรุงการรักษาความปลอดภัย	ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
เข้าถึงได้จากทุกที่	เข้าถึงได้จากสถานที่เฉพาะ
การอัปเดตอัตโนมัติ	การปรับปรุงด้วยตนเอง
เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์	เข้าถึงได้จากอุปกรณ์เฉพาะ
ลดต้นทุนโครงสร้างพื้นฐาน	ต้นทุนโครงสร้างพื้นฐานที่เพิ่มขึ้น
การใช้ web part ถูกจำกัด	การใช้ web part ไม่จำกัด
รวมเข้ากับ Office 365 ได้อย่างง่ายดาย	การรวมเข้ากับ Office 365 เป็นเรื่องยาก
ตัวเลือกการปรับแต่งที่จำกัด	ตัวเลือกการปรับแต่งที่มากขึ้น
สำรองและกู้คืนยาก	สำรองและกู้คืนได้ง่าย
ไม่จำเป็นต้องใช้ฮาร์ดแวร์เซิร์ฟเวอร์	ต้องการฮาร์ดแวร์เซิร์ฟเวอร์
ต้นทุนการเป็นเจ้าของต่ำ	ต้นทุนการเป็นเจ้าของสูง
สูงสุด 250,000 รายการต่อห้องสมุด	ไม่จำกัดรายการต่อห้องสมุด
ไม่จำเป็นต้องอัพเกรดฮาร์ดแวร์	ต้องการการอัพเกรดฮาร์ดแวร์
ไม่จำเป็นต้องแพทช์	ต้องการแพทช์
รองรับอุปกรณ์มือถือ	ไม่รองรับอุปกรณ์เคลื่อนที่
การสำรองข้อมูลอัตโนมัติและการเฟลโอเวอร์อัตโนมัติ	สำรองข้อมูลด้วยตนเองและเฟลโอเวอร์ด้วยตนเอง
ล้มเหลวอัตโนมัติ	ความล้มเหลวด้วยตนเอง
รองรับแอปพลิเคชันของบุคคลที่สาม	ไม่รองรับแอปพลิเคชันของบุคคลที่สาม
เวลาแฝงต่ำ	เวลาแฝงสูง
ปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้	ประสบการณ์การใช้งานที่ไม่ดี
รองรับการปรับใช้แบบไฮบริด	ไม่รองรับการปรับใช้แบบไฮบริด
ไม่ต้องมีเจ้าหน้าที่ไอที	ต้องการพนักงานไอที
รองรับการป้องกันข้อมูลสูญหาย (DLP)	ไม่รองรับ Data Loss Prevention (DLP)
รองรับการยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย (MFA)	ไม่รองรับการรับรองความถูกต้องด้วยหลายปัจจัย (MFA)

อ่านเพิ่มเติม: 21 ซอฟต์แวร์การจัดการทีมที่ดีที่สุด

เมื่อใดควรใช้ SharePoint Online

คุณควรเลือกใช้ SharePoint Online ถ้า:

• คุณกำลังมองหาตัวเลือกที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้และคุ้มค่าเงิน
• คุณต้องการระบบที่เชื่อถือได้และปลอดภัยพร้อมการอัปเดตเป็นประจำ
• คุณต้องการค่าบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐานและไอทีที่ต่ำ
• คุณมีเป้าหมายเพื่อการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นกับผู้มีส่วนได้เสียภายนอก เช่น ลูกค้าและคู่ค้า

เมื่อใดจึงควรเลือก SharePoint On-Premise

คุณสามารถเลือก SharePoint On-Premise ได้หาก:

• องค์กรของคุณมีการลงทุนจำนวนมากในโครงสร้างพื้นฐาน ซึ่งรวมถึงเซิร์ฟเวอร์ ที่เก็บข้อมูล และอุปกรณ์เครือข่าย
• คุณต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้นในการปรับแต่งและการรวมเข้ากับระบบภายในองค์กรที่มีอยู่
• องค์กรของคุณต้องการความปลอดภัยสูงและข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อบังคับซึ่งกำหนดให้ต้องเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนภายในองค์กร
• ในกรณีที่การเชื่อมต่อเครือข่ายหรือแบนด์วิธมีจำกัด
• คุณต้องการโซลูชันที่คุ้มค่ากว่าในระยะยาว

คุณสามารถเลือกระหว่าง SharePoint Online และ On-Premise ตามปัจจัยต่างๆ

อ่านเพิ่มเติม: ข้อเสียของ SharePoint คืออะไร?

จุดประสงค์ของ Sharepoint Online คืออะไร?

เป็นแพลตฟอร์มที่ครอบคลุมและทำงานร่วมกันสำหรับองค์กรทุกขนาด จัดเก็บ จัดการ และแบ่งปันข้อมูล แอปพลิเคชัน และเอกสาร. เป็นโซลูชันบนคลาวด์ที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ทำงานร่วมกันในโครงการ จัดระเบียบและจัดการเวิร์กโฟลว์ และเข้าถึงข้อมูลจากทุกที่ ทุกเวลา โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์หรือมือถือ อุปกรณ์. นี้ อำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การจัดการเนื้อหาและการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกและที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ นอกจากนี้ ไลบรารีเอกสาร รายการ ไซต์ทีมและการรวมกับเครื่องมือ Microsoft 365 อื่นๆ ช่วยธุรกิจต่างๆ ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานเป็นทีม ในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย

คุณลักษณะของ SharePoint Online คืออะไร

มาดูคุณลักษณะที่สำคัญของ SharePoint แบบออนไลน์:

• ไซต์คอลเลกชัน: รองรับหลายไซต์คอลเลกชัน ทำให้คุณสามารถจัดระเบียบและจัดโครงสร้างข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ส่วนเว็บ: มี web part ที่หลากหลายเพื่อช่วยคุณปรับแต่งรูปลักษณ์ของไซต์ของคุณ
• รายการและไลบรารี: เวอร์ชั่นนี้ ช่วยให้คุณสร้างรายการ และห้องสมุดเพื่อจัดเก็บข้อมูลและเอกสาร
• วิกิ: รองรับการสร้าง Wiki ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันได้ในที่เดียว
• คุณลักษณะทางสังคม: นอกจากนี้ ยังมีคุณสมบัติโซเชียลต่างๆ เช่น ฟีดกิจกรรม การแท็ก และไมโครบล็อก
• เวิร์กโฟลว์: Share Point เวอร์ชันออนไลน์รองรับการสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติและช่วยจัดการงานต่างๆ
• ประเภทเนื้อหา: ช่วยให้คุณสร้างและจัดการประเภทเนื้อหา ซึ่งสามารถใช้จัดหมวดหมู่และจัดระเบียบข้อมูลได้
• การจัดการเอกสาร: มีคุณสมบัติการจัดการเอกสาร ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดเก็บ จัดการ และเข้าถึงเอกสารได้อย่างปลอดภัย
• ค้นหา: ประกอบด้วยเครื่องมือค้นหาขั้นสูงเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว
• สิทธิ์ของผู้ใช้: ให้สิทธิ์ผู้ใช้แบบละเอียด ให้คุณระบุได้ว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลใดบ้าง
• สอบบัญชี: มีความสามารถในการตรวจสอบ ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถติดตามกิจกรรมของผู้ใช้ได้
• การปฏิบัติตาม: SharePoint Online รองรับมาตรฐานการปฏิบัติตาม เช่น HIPAA, FERPA และ ISO 27001
• ความปลอดภัย: ประกอบด้วยคุณสมบัติความปลอดภัยในตัว เช่น การเข้ารหัส การยืนยันตัวตนแบบสองปัจจัย และการควบคุมการเข้าถึงที่ครอบคลุม
• การรวม Office 365: มีการรวมเข้ากับ Office 365 อย่างแน่นหนาทำให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับเอกสารและ ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์.
• การเข้าถึงมือถือ: SharePoint Online มีแอปมือถือสำหรับ iOS และ Android ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่
• วิดีโอสตรีมมิ่ง: ยังรองรับการสตรีมวิดีโอ ทำให้ผู้ใช้สามารถแชร์และดูวิดีโอได้โดยตรงจากไซต์ SharePoint ของตน
• พื้นที่ทำงานร่วมกัน: อนุญาตให้สร้างพื้นที่ทำงานร่วมกัน ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันในโครงการในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย
• บล็อก: ที่น่าสนใจคือมีแพลตฟอร์มบล็อกด้วยทำให้ผู้ใช้สามารถแบ่งปันความคิดและแนวคิดกับผู้อื่นได้
• การซิงโครไนซ์: SharePoint Online รองรับการซิงโครไนซ์ ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารและข้อมูลได้จากหลายตำแหน่ง
• การปรับแต่ง: อนุญาตให้ผู้ใช้ปรับแต่งเว็บไซต์ด้วยธีมที่กำหนดเอง การนำทาง และคุณสมบัติอื่นๆ
• แบบฟอร์มและเทมเพลต: SharePoint Online มีฟีเจอร์ฟอร์มที่ช่วยให้ผู้ใช้สร้างและจัดการฟอร์มสำหรับการรวบรวมข้อมูล นอกจากนี้ยังมีเทมเพลตที่ช่วยให้ผู้ใช้สร้างไซต์และหน้าเว็บที่มีเนื้อหาที่สร้างไว้ล่วงหน้าได้อย่างรวดเร็ว
• อินโฟพาธ: รองรับ InfoPath ช่วยให้ผู้ใช้สร้างฟอร์มและเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองได้
• ระบบธุรกิจอัจฉริยะ: ให้บริการเครื่องมือทางธุรกิจที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงและวิเคราะห์ข้อมูล
• การรายงาน: แอพนี้อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างรายงานและดูข้อมูลในรูปแบบต่างๆ

อ่านเพิ่มเติม: 22 ซอฟต์แวร์ระบบการจัดการลูกค้าที่ดีที่สุด

รายการ SharePoint กับการเปรียบเทียบคุณลักษณะของ Excel

นี่คือการเปรียบเทียบสั้น ๆ ของ แชร์ รายการเทียบกับคุณลักษณะของ Excel ที่ช่วยให้คุณระบุว่าเครื่องมือใดเหมาะสมกับความต้องการของคุณมากกว่ากัน

รายการ SharePoint	เอ็กเซล
รองรับการทำงานร่วมกันในเอกสาร การเข้าถึงข้อมูลและการจัดเก็บ และการปรับแต่งผ่านข้อมูลเมตา	รองรับการคำนวณ เครื่องมือสร้างกราฟ ตาราง Pivot และภาษาโปรแกรมมาโคร
ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวหรือรายการพร้อมกัน	ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานในเอกสารหรือสเปรดชีตเดียวได้อย่างอิสระ
มีคุณสมบัติเวิร์กโฟลว์เพื่ออำนวยความสะดวก ขั้นตอนการจัดการเอกสาร.	ไม่มีคุณลักษณะเวิร์กโฟลว์
มีคุณสมบัติการค้นหาในตัวช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหารายการในรายการได้อย่างรวดเร็ว	ไม่มีคุณลักษณะการค้นหาในตัว
รองรับการควบคุมเวอร์ชัน ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถดู เปรียบเทียบ และเปลี่ยนกลับเป็นเวอร์ชันก่อนหน้าของรายการได้	ไม่รองรับการควบคุมเวอร์ชัน
มีบันทึกการตรวจสอบที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับรายการ	ไม่มีคุณลักษณะบันทึกการตรวจสอบ
มีมุมมองรายการที่ยืดหยุ่นในการแสดงข้อมูลในรูปแบบต่างๆ	มีชุดมุมมองที่จำกัด
ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ แบ่งปันรายการกับผู้ใช้ภายนอก และจัดการสิทธิ์การเข้าถึงของพวกเขา	ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้แบ่งปันรายการกับผู้ใช้ภายนอก
ช่วยให้ผู้ใช้สร้างฟอร์มแบบกำหนดเองเพื่อเก็บข้อมูลและดูเป็นรายการได้อย่างง่ายดาย	ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างแบบฟอร์มที่กำหนดเอง
มีการรวมเข้ากับแอปพลิเคชัน Microsoft Office อื่น ๆ เช่น Word และ PowerPoint	ไม่ได้รวมเข้ากับแอปพลิเคชัน Microsoft Office อื่น ๆ
ช่วยให้ผู้ใช้สามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในรายการ	ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้ตั้งค่าการแจ้งเตือน
รองรับการทำงานร่วมกับแอพพลิเคชั่นของบุคคลที่สาม	ไม่รองรับการทำงานร่วมกับแอปพลิเคชันของบุคคลที่สาม
มีคุณสมบัติการรายงานในตัวที่ช่วยให้ผู้ใช้สร้างรายงานเกี่ยวกับข้อมูลรายการได้อย่างรวดเร็ว	มีคุณลักษณะการรายงานที่จำกัด
อนุญาตให้ผู้ใช้แชร์รายการกับผู้ใช้ภายนอกและจัดการสิทธิ์การเข้าถึง	ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้แบ่งปันรายการกับผู้ใช้ภายนอก
มีมุมมองปฏิทินเพื่อดูรายการในรูปแบบปฏิทินอย่างรวดเร็ว	ไม่มีมุมมองปฏิทิน
มีคุณสมบัติการจัดการงานในตัวสำหรับติดตามและจัดการงาน	มันไม่มี การจัดการงานในตัว คุณสมบัติ.
ช่วยให้ผู้ใช้สามารถปรับแต่งรายการด้วยข้อมูลเมตา	ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้ปรับแต่งรายการ
อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงและอัปเดตรายการจากอุปกรณ์หลายเครื่อง	ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงและอัปเดตรายการจากอุปกรณ์หลายเครื่อง
อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างมุมมองที่กำหนดเองเพื่อแสดงรายการในหลายวิธี	ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างมุมมองที่กำหนดเอง
ช่วยให้ผู้ใช้สามารถส่งออกรายการไปยังรูปแบบอื่นได้อย่างรวดเร็ว เช่น Excel, PDF หรือ Word	ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งออกรายการไปยังรูปแบบอื่นอย่างรวดเร็ว
มีคุณสมบัติตัวจับเวลาในตัวสำหรับติดตามเวลาที่ใช้ในรายการ	มันไม่มีคุณสมบัติจับเวลาในตัว
ช่วยให้ผู้ใช้สามารถมอบหมายงานให้กับผู้ใช้รายอื่น	ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้มอบหมายงานให้กับผู้ใช้รายอื่น
ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงในรายการเมื่อเวลาผ่านไป	ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้ติดตามการเปลี่ยนแปลงในรายการเมื่อเวลาผ่านไป
อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างการแจ้งเตือนที่กำหนดเองเพื่อส่งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในรายการ	ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างการแจ้งเตือนที่กำหนดเอง
มีคุณลักษณะการวิเคราะห์ในตัว ช่วยให้ผู้ใช้สร้างรายงานและแสดงข้อมูลเป็นภาพได้อย่างรวดเร็ว	ไม่มีคุณลักษณะการวิเคราะห์ในตัว

ที่แนะนำ:10 ฟังก์ชั่นของ MS Excel ที่ทุกคนควรรู้

สรุปได้ว่า SharePoint Online และ On-Premise มีจุดแข็งและข้อจำกัดที่ไม่เหมือนใคร ทำให้องค์กรจำเป็นต้องประเมินความต้องการเฉพาะของตนก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะใช้แพลตฟอร์มใด ก่อนที่คุณจะตัดสินใจ ให้พิจารณาปัจจัยเหล่านี้ทั้งหมดอย่างรอบคอบ และเลือกแพลตฟอร์มที่สอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กรของคุณมากที่สุด