8 เคล็ดลับ SharePoint ที่ดีที่สุดสำหรับผู้เริ่มต้น – TechCult

หากธุรกิจของคุณต้องการเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม ให้ลองใช้ SharePoint ช่วยให้สร้างไซต์ได้ง่ายและจัดการข้อมูลและจัดเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าเครื่องมือนี้จะมีคุณสมบัติมากมาย แต่ผู้ใช้ใหม่อาจรู้สึกล้นหลาม เพื่อช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุด เราได้สร้างคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ด้านล่างพร้อมด้วยเคล็ดลับและลูกเล่น SharePoint สำหรับผู้เริ่มต้น

เคล็ดลับ SharePoint ที่ดีที่สุดสำหรับผู้เริ่มต้น

แม้ว่า SharePoint จะไม่ได้รับการอัปเดตมากมาย แต่ก็ยังมีรูปลักษณ์ที่ทันสมัยและมีฟังก์ชันที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้คุณได้รับประสบการณ์การใช้งานที่ดี สิ่งที่ดีที่สุดคือสามารถใช้งานข้ามแพลตฟอร์มได้ ด้วยความช่วยเหลือจากเคล็ดลับที่ให้ไว้ในคำแนะนำด้านล่าง คุณสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากคุณลักษณะต่างๆ มากมายของ

แชร์. ดังนั้น อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีใช้อย่างมีประสิทธิภาพ!

1. ทำความเข้าใจประเภทต่างๆ ของไซต์

เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจาก SharePoint ให้เริ่มต้นด้วยการสร้างไซต์ที่สมบูรณ์แบบ ไซต์มีความสำคัญต่อระบบของ SharePoint ใช้เวลาสร้างมันอย่างรอบคอบ รู้จุดประสงค์ที่จะใช้มันอย่างมีประสิทธิภาพ

SharePoint มีไซต์สองประเภท: ไซต์การติดต่อสื่อสารและไซต์ทีม แม้จะดูคล้ายกันแต่ความจริงแล้วต่างกัน ก่อนสร้างไซต์ ให้เลือกประเภทที่สอดคล้องกับเป้าหมายของคุณมากที่สุด

2. ใช้คำอธิบายอย่างระมัดระวัง

เมื่อใช้ SharePoint เคล็ดลับและกลเม็ดที่ผู้เริ่มต้นต้องจำไว้ก็คือ คนอื่นๆ จะเห็นข้อมูลที่คุณป้อน ดังนั้น ควรให้คำอธิบายที่ชัดเจนและรัดกุมเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสร้างไลบรารีเอกสาร การอธิบายเนื้อหาจะป้องกันความสับสนและความยุ่งยากสำหรับผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสร้าง ห้องสมุดเอกสารทางการเงิน, ระบุเนื้อหาเช่น ใบแจ้งยอดภาษี งบประมาณ บัญชีเงินเดือน และรายงาน ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะเข้าใจว่ามีอะไรอยู่ข้างใน

3. ตั้งชื่อเอกสารให้ถูกต้อง

การเลือกชื่อที่ถูกต้องสำหรับเอกสารใน SharePoint เป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากไม่อนุญาตให้เว้นวรรค การใช้สัญลักษณ์อาจทำให้อ่านยาก แทน, ใช้อักษรตัวแรกเป็นตัวพิมพ์ใหญ่เช่น DuckDuckGo สำหรับชื่อที่เรียบง่ายและอ่านง่าย

4. ปักหมุดไฟล์สำคัญ

ถ้าคุณมีไฟล์จำนวนมากในไลบรารีเอกสารและต้องการเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการอย่างรวดเร็วทุกวัน คุณสามารถปักหมุดไฟล์นั้นว่าสำคัญได้ มันจะ อยู่ด้านบนเสมอ แม้ว่าคุณจะเพิ่มไฟล์ในภายหลัง การใช้คุณสมบัติพินช่วยประหยัดเวลาและทำให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

อ่านเพิ่มเติม:เคล็ดลับและคำแนะนำรายการ SharePoint ที่น่าทึ่งที่คุณต้องรู้

5. ซิงค์ไลบรารีกับ OneDrive

คิดว่า SharePoint และ OneDrive เป็นคู่หูที่แยกกันไม่ออก SharePoint จะไม่สมบูรณ์หากไม่มี OneDrive ติดตั้ง OneDrive ซิงค์ไลบรารีเอกสารของคุณ และเข้าถึงไฟล์ทั้งหมดของคุณได้อย่างง่ายดายผ่านทั้งสองแพลตฟอร์ม นี่เป็นอีกหนึ่งเคล็ดลับและเทคนิคที่ยอดเยี่ยมของ SharePoint สำหรับผู้เริ่มต้น

6. ใช้ประวัติเวอร์ชันของไฟล์

ในฐานะมนุษย์ เราทุกคนทำผิดพลาดได้ในบางครั้ง หากคุณเปลี่ยนบางอย่างโดยไม่ตั้งใจหรือพนักงานแก้ไขไฟล์สำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ ไม่ต้องกังวล! ใช้คุณลักษณะประวัติรุ่นของไฟล์เพื่อ นำข้อมูลก่อนหน้ากลับมา. เราขอแนะนำให้ใช้คุณสมบัตินี้เพื่อประหยัดเวลา

7. ให้สิทธิ์ที่จำเป็น

การอนุญาตให้พนักงานมีสิทธิ์ที่เหมาะสมและมีอิสระในการสร้างสรรค์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเติบโตขององค์กรของคุณ ใน SharePoint คุณสามารถทำได้อย่างง่ายดาย ปรับแต่งสิทธิ์สำหรับพนักงานแต่ละคนให้สิ่งที่พวกเขาต้องการเท่านั้น ซึ่งแตกต่างจากซอฟต์แวร์อื่น ๆ ที่คุณต้องให้ทั้งหมดหรือไม่มีเลย

8. เปิดใช้งานการแจ้งเตือน

เมื่อคุณให้สิทธิ์แล้ว พนักงานสามารถแก้ไขไซต์ เอกสาร และรายการได้ แต่ถ้าพวกเขาทำการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญล่ะ อาจทำให้ปวดหัวได้ เพื่อจัดการกับเรื่องนี้ เคล็ดลับที่ดีสำหรับผู้เริ่มต้นคือการเปิดใช้งานการแจ้งเตือนใน SharePoint คุณจะได้รับแจ้ง เมื่อใดก็ตามที่มีคนเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนำให้ปรับแต่งการแจ้งเตือนเพื่อหลีกเลี่ยงการถูกโจมตีด้วยการแจ้งเตือนทุกครั้งที่มีคนเพิ่มหรือแก้ไขบางอย่าง

บทช่วยสอน SharePoint สำหรับผู้เริ่มต้น

ให้เราครอบคลุมประเด็นพื้นฐานบางประการสำหรับบทช่วยสอน Microsoft SharePoint ที่จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้เริ่มต้น

1. วิธีสร้างไซต์ SharePoint

ดังที่เรากล่าวไว้ว่าไซต์ SharePoint เป็นส่วนประกอบสำคัญของแพลตฟอร์มนี้ ก่อนอื่นเราจะรู้วิธีสร้างด้วยขั้นตอนเหล่านี้:

1. คลิกที่ สร้างไซต์ ตัวเลือกและเลือกประเภทของไซต์ที่คุณต้องการสร้าง เช่น ไซต์ทีมหรือไซต์การติดต่อสื่อสาร

2. เข้าสู่ ชื่อไซต์และคำอธิบาย

3. ตอนนี้ป้อนชื่อเจ้าของแล้วเลือก เสร็จ.

อ่านเพิ่มเติม:เคล็ดลับและคำแนะนำไลบรารีเอกสาร SharePoint ที่น่าทึ่ง

2. วิธีเพิ่มรายการหรือไลบรารีเอกสาร

หลังจากที่คุณทราบวิธีสร้างไซต์แล้ว ตอนนี้มารู้วิธีเพิ่มรายการหรือไลบรารีเอกสารและช่วยคุณด้วยบทช่วยสอน SharePoint สำหรับผู้เริ่มต้น

1. เลือกไซต์ที่คุณต้องการเพิ่มรายการ/ไลบรารีเอกสาร แล้วคลิก ใหม่.

2. เลือกสิ่งที่คุณต้องการสร้าง รายการ ไลบรารีเอกสาร หรือตัวเลือกอื่นๆ จากรายการ

3. เข้าสู่ ชื่อและคำอธิบาย

4. เลือก สร้าง.

3. วิธีเพิ่มหน้า

หน้าเป็นส่วนสำคัญของไซต์ SharePoint ทั้งหมดของคุณ ตอนนี้เรามารู้วิธีสร้างหน้าในบทช่วยสอน Microsoft SharePoint นี้:

1. เลือกไซต์ ที่คุณต้องการสร้างเพจ

2. เลือก ใหม่ แล้ว หน้าหนังสือ จากตัวเลือกอื่นๆ

3. เลือกเทมเพลตแล้วคลิก สร้างเพจ.

4. เลือกชื่อและเนื้อหาอื่น ๆ เช่น ภาพถ่าย ข้อความ หรือ Web Part

5. ตอนนี้คลิกที่ เผยแพร่.

4. วิธีใช้ตัวกรอง

คุณยังสามารถค้นหาเนื้อหาที่ถูกต้องด้วยตัวกรองใน SharePoint หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือก ไลบรารีหรือรายการ

2. เลือก ไอคอนตัวกรอง.

ตอนนี้ ใช้ตัวกรองตามความต้องการของคุณ

5. วิธีเพิ่ม Web Part

สุดท้ายนี้ การเพิ่ม Web Part ใน SharePoint เป็นอีกหนึ่งบทช่วยสอนที่มีประโยชน์สำหรับผู้เริ่มต้น นี่คือวิธีที่คุณสามารถเพิ่มได้:

1. ใน โพสต์ข่าวหรือเพจ และคลิกที่ เครื่องหมายบวก

2. เลือก web part ที่คุณต้องการเพิ่ม เช่น ข้อความ รูปภาพ หรือเอกสาร

3. หลังจากเพิ่ม web part แล้ว ให้คลิกที่ โพสต์ข่าวหรือเผยแพร่

เราเชื่อมั่นว่าคำแนะนำของเราเกี่ยวกับ เคล็ดลับ SharePoint สำหรับผู้เริ่มต้น มีประโยชน์กับคุณ หากคุณมีคำถามอื่น ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะแบ่งปันในส่วนความคิดเห็น และทีมงานของเรายินดีที่จะช่วยเหลือคุณ ขอบคุณสำหรับการอ่าน!