วิธีใช้ Microsoft Spreadsheet เปรียบเทียบเพื่อวิเคราะห์เวอร์ชันไฟล์ Excel

Microsoft Excel มีคุณสมบัติที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ ติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับสมุดงาน. อย่างไรก็ตาม เมื่อยอมรับการเปลี่ยนแปลงในเวิร์กบุ๊กแล้ว เส้นทางการเปลี่ยนแปลงจะสูญหายไปตลอดกาล แล้วจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณต้องการเปลี่ยนกลับหรืออ้างอิงเวิร์กบุ๊กเวอร์ชันก่อนหน้า

ตัวเลือกที่คุณสามารถลองใช้ได้คือ Microsoft Spreadsheet Compare Microsoft Spreadsheet Compare ทำให้ผู้ใช้สามารถเปรียบเทียบไฟล์ Excel สองเวอร์ชันได้ง่าย จากนั้นเครื่องมือจะเน้นถึงความแตกต่างระหว่างสองไฟล์เพื่อให้เห็นการเปลี่ยนแปลงได้ง่าย

ข้อกำหนดในการใช้ Microsoft Spreadsheet Compare

คุณสามารถเข้าถึง Microsoft Spreadsheet Compare ใน Microsoft 365, Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016 และ Office Professional Plus 2019 เครื่องมือนี้สามารถเข้าถึงได้จากกลุ่มโปรแกรม Microsoft Office Tools

สำหรับการเปรียบเทียบกับงาน จำเป็นต้องมีสเปรดชีตเวอร์ชันต่างๆ จากนั้นเครื่องมือจะวิเคราะห์ไฟล์และเน้นความแตกต่างโดยใช้เกณฑ์บางอย่าง นี่คือวิธีการทำงาน:

เกี่ยวกับ Guiding Tech

วิธีวิเคราะห์เวิร์กบุ๊กสองเวอร์ชันด้วย Microsoft Spreadsheet Compare

ในการวิเคราะห์เวอร์ชันต่างๆ ของเวิร์กบุ๊ก คุณต้องนำเข้าเวิร์กบุ๊กทั้งสองในเครื่องมือ Spreadsheet Compare โดยดำเนินการดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1: จากเมนู Start ค้นหา Spreadsheet Compare และเปิดใช้งาน

ขั้นตอนที่ 2: บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มเปรียบเทียบ เลือกเปรียบเทียบไฟล์เพื่อเปิดใช้กล่องโต้ตอบ

ขั้นตอนที่ 3: ภายในกล่องโต้ตอบ เปรียบเทียบไฟล์ ให้เลือกไอคอน ไฟล์ ข้างตัวเลือก เปรียบเทียบ (ไฟล์ที่เก่ากว่า) เลือกไฟล์ Excel ใน File Explorer และคลิกที่ Open

ขั้นตอนที่ 4: เลือกไอคอนไฟล์ข้างตัวเลือกถึง (ไฟล์ที่ใหม่กว่า) ภายในกล่องโต้ตอบเปรียบเทียบไฟล์ เลือกไฟล์ Excel ใน File Explorer และคลิกที่ Open

ขั้นตอนที่ 5: คลิกตกลงเพื่อเริ่มกระบวนการเปรียบเทียบ

บันทึก: หากคุณพบว่าลำดับของการเปรียบเทียบไฟล์ผสมกัน คุณสามารถคลิกสลับเพื่อเปลี่ยนตำแหน่งของแต่ละเวิร์กบุ๊ก

ขั้นตอนที่ 6: คุณสามารถปรับปรุงสิ่งที่เครื่องมือ Spreadsheet Compare วิเคราะห์ได้โดยการทำเครื่องหมายหรือยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายที่ด้านล่างซ้ายของเครื่องมือ ฟังก์ชันของช่องทำเครื่องหมายบางช่องได้อธิบายไว้ด้านล่าง:

• ค่าที่ป้อน: มันเน้นการเปลี่ยนแปลงในการป้อนข้อมูลภายในสมุดงาน
• ค่าที่คำนวณได้: มันเน้นความแตกต่างในค่าที่คำนวณภายในสมุดงาน
• สูตร: มันเน้นการเปลี่ยนแปลงในสูตรภายในเวิร์กบุ๊ก
• ชื่อ: มันเน้นความแตกต่างในชื่อเซลล์ภายในสมุดงาน
• มาโคร: มันเน้นความแตกต่างในรหัส VBA ภายในสมุดงาน

กราฟที่มุมล่างขวาของเครื่องมือ จะจัดอันดับการเปลี่ยนแปลงประเภทต่างๆ ในเวิร์กบุ๊ก กราฟนี้สามารถใช้เพื่อระบุการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นมากที่สุดในสมุดงาน

เกี่ยวกับ Guiding Tech

วิธีการส่งออกผลการเปรียบเทียบจาก Microsoft Spreadsheet Compare

เมื่อคุณคลิก Ok for Spreadsheet Compare เพื่อวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงในเวิร์กชีตของคุณ การเปลี่ยนแปลงที่ระบุจะถูกเน้นด้วยข้อความและสีเติมเซลล์ต่างๆ ผลลัพธ์ของการเปรียบเทียบสามารถใช้ได้โดยตรงบนเครื่องมือหรือส่งออกไปยังแพลตฟอร์มอื่น โดยทำดังนี้

ส่งออกผลการเปรียบเทียบไปยัง Microsoft Excel

ด้วยการส่งออกผลการเปรียบเทียบไปยัง Microsoft Excel คุณสามารถทำการวิเคราะห์เพิ่มเติมได้ นี่คือวิธีการส่งออก:

ขั้นตอนที่ 1: บน Ribbon ของเครื่องมือ Spreadsheet Compare เลือก Export Results ซึ่งเปิดใช้ File Explorer

ขั้นตอนที่ 2: เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกไฟล์และป้อนชื่อไฟล์

ขั้นตอนที่ 3: เลือก บันทึก

การวิเคราะห์เปรียบเทียบควรจะพร้อมใช้งานในตำแหน่งที่คุณบันทึกไว้

เกี่ยวกับ Guiding Tech

คัดลอกผลการเปรียบเทียบไปยังคลิปบอร์ด

หากคุณต้องการใช้ผลการเปรียบเทียบบนแพลตฟอร์มอื่น ยกเว้น Microsoft Excel การคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดคือตัวเลือกที่ดีที่สุด โดยทำดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: บน Ribbon ของเครื่องมือ Spreadsheet Compare เลือกคัดลอกผลลัพธ์ไปยังคลิปบอร์ด

ขั้นตอนที่ 2: เปิดแอปเพื่อวางข้อมูลที่คัดลอก

ขั้นตอนที่ 3: เลือก Ctrl + V บนแป้นพิมพ์เพื่อวาง

ข้อจำกัดของการเปรียบเทียบสเปรดชีต

นั่นคือวิธีการใช้ Microsoft Spreadsheet Compare เพื่อเปรียบเทียบไฟล์ Excel เวอร์ชันต่างๆ อย่างไรก็ตาม เครื่องมือนี้มีข้อจำกัดที่สำคัญว่าการเปลี่ยนแปลงที่ระบุไว้ในสมุดงานเปรียบเทียบนั้นไม่สามารถยอมรับหรือปฏิเสธได้ เครื่องมือแสดงเท่านั้น แผ่นงาน excel เคียงข้างกัน และเน้นการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ผู้ใช้ระบุได้ง่ายขึ้น