วิธีใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Microsoft Excel
เบ็ดเตล็ด / / October 05, 2023
แอปหนึ่งที่ใช้บ่อยสำหรับ งานป้อนข้อมูล คือไมโครซอฟต์เอ็กเซล ด้วย Microsoft Excel คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มข้อมูล เอกสารข้อมูลในแบบฟอร์ม และใช้เครื่องมืออื่นๆ ใน Excel เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลได้ อย่างไรก็ตาม การวิเคราะห์ที่ทำบน Microsoft Excel จะมีความแม่นยำเท่ากับข้อมูลที่ให้ไว้เท่านั้น
วิธีหนึ่งในการรับรองความถูกต้องและความเหมาะสมของข้อมูลคือการใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล คุณลักษณะการตรวจสอบข้อมูลใน Microsoft Excel จำกัดข้อมูลที่สามารถระบุได้ในเซลล์ นอกจากนี้ยังสามารถให้คำแนะนำผู้ใช้เกี่ยวกับสิ่งที่ต้องป้อนในเซลล์ได้ด้วย ต่อไปนี้เป็นวิธีใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Microsoft Excel
วิธีการตั้งค่ากฎการตรวจสอบข้อมูลใน Microsoft Excel
ด้วยการตรวจสอบข้อมูล คุณสามารถจำกัดชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการในเซลล์ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจำกัดเซลล์ให้ยอมรับเฉพาะวันที่ ตัวเลข ทศนิยม ฯลฯ คุณยังสร้างเมนูแบบเลื่อนลงโดยใช้การตรวจสอบข้อมูลได้อีกด้วย ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการ:
ขั้นตอนที่ 1: คลิกปุ่มเริ่มบนทาสก์บาร์เพื่อเปิดเมนูเริ่มแล้วพิมพ์ เก่ง เพื่อค้นหาแอป
ขั้นตอนที่ 2: จากผลลัพธ์ ให้คลิกที่แอป Microsoft Excel หรือสมุดงานเพื่อเปิด
ขั้นตอนที่ 3: บนเวิร์กบุ๊ก Excel ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแนะนำกฎการตรวจสอบข้อมูล
ขั้นตอนที่ 4: บน Excel Ribbon ให้คลิกแท็บข้อมูล
ขั้นตอนที่ 5: ในกลุ่มเครื่องมือข้อมูล คลิกดรอปดาวน์การตรวจสอบข้อมูล
ขั้นตอนที่ 6: จากเมนูแบบเลื่อนลง คลิกการตรวจสอบข้อมูล
ขั้นตอนที่ 7: ในป๊อปอัปการตรวจสอบข้อมูล ให้คลิกแท็บการตั้งค่า
ขั้นตอนที่ 8: คลิกเมนูแบบเลื่อนลงใต้เมนูอนุญาต
ขั้นตอนที่ 9: เลือกรายการใดรายการหนึ่งต่อไปนี้จากเมนูแบบเลื่อนลง:
- ค่าใดๆ: ไม่มีการใช้เกณฑ์การตรวจสอบข้อมูลที่ใช้กับเซลล์
- จำนวนเต็ม: อนุญาตให้ใช้จำนวนเต็มระหว่างค่าต่ำสุดและค่าสูงสุดที่ตั้งไว้
- ทศนิยม: อนุญาตให้มีทศนิยมระหว่างค่าต่ำสุดและค่าสูงสุดที่ตั้งไว้
- รายการ: อนุญาตให้สร้างรายการแบบเลื่อนลงเพื่อให้ผู้ใช้เลือกค่าได้
- วันที่: อนุญาตให้มีข้อมูลภายในค่าต่ำสุดและสูงสุดที่ตั้งไว้
- เวลา: อนุญาตให้มีเวลาภายในค่าต่ำสุดและสูงสุดที่ตั้งไว้
- ความยาวข้อความ: อนุญาตให้ใช้ข้อความที่มีการนับจำนวนอักขระเฉพาะ
- กำหนดเอง: อนุญาตให้ผู้ใช้ตั้งค่าสูตรที่กำหนดเอง
หากคุณเลือกรายการและกำหนดเอง ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 10 หลังจากป้อนแหล่งที่มาของรายการหรือสูตรของคุณในตารางที่ให้มา หากคุณเลือกตัวเลือก จำนวนเต็ม ทศนิยม วันที่ เวลา และความยาวข้อความ ให้ดำเนินการต่อไปยังขั้นตอนที่ 12
ขั้นตอนที่ 10: คลิกเมนูแบบเลื่อนลงใต้เมนูข้อมูล และเลือกเงื่อนไขใดๆ ต่อไปนี้
- ระหว่าง: ค่าที่อนุญาตให้เข้าไปในเซลล์ต้องอยู่ภายในช่วงที่ระบุ
- ไม่ระหว่าง: ค่าที่อนุญาตให้เข้าไปในเซลล์ต้องอยู่นอกช่วงที่ระบุ
- เท่ากับ: ค่าที่ป้อนลงในเซลล์จะต้องตรงตามที่ระบุทุกประการ
- ไม่เท่ากับ: ค่าที่ป้อนลงในเซลล์จะต้องแตกต่างจากขีดจำกัดที่ระบุ
- มากกว่า: ค่าที่ป้อนลงในเซลล์จะต้องสูงกว่าค่าต่ำสุดที่ระบุ
- น้อยกว่า: ค่าที่ป้อนลงในเซลล์จะต้องต่ำกว่าค่าสูงสุดที่ระบุ
- มากกว่าหรือเท่ากับ: ค่าที่ป้อนลงในเซลล์จะต้องสูงกว่าหรือเท่ากับค่าต่ำสุดที่ระบุ
- น้อยกว่าหรือเท่ากับ: ค่าที่ป้อนลงในเซลล์จะต้องต่ำกว่าหรือเท่ากับค่าสูงสุดที่ระบุ
ขั้นตอนที่ 11: ในฟิลด์ขั้นต่ำและ/หรือสูงสุด ให้ป้อนขีดจำกัดข้อมูลของคุณ
ขั้นตอนที่ 12: คลิกตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
วิธีเพิ่มข้อความอินพุตสำหรับการตรวจสอบข้อมูลใน Microsoft Excel
เมื่อตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel ของคุณแล้ว ข้อมูลที่ให้จะต้องพอดีกับขีดจำกัดที่คุณระบุ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถตั้งค่าข้อความที่แสดงเมื่อผู้อื่นคลิกที่เซลล์ตรวจสอบได้ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจึงรู้ว่าข้อมูลประเภทใดที่จำเป็น ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถกำหนดค่าข้อความอินพุตได้
ขั้นตอนที่ 1: บนสเปรดชีต Excel ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้ข้อความอินพุตปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 2: บน Excel Ribbon ให้คลิกแท็บข้อมูล
ขั้นตอนที่ 3: ในกลุ่มเครื่องมือข้อมูล คลิกดรอปดาวน์การตรวจสอบข้อมูล
ขั้นตอนที่ 4: จากเมนูแบบเลื่อนลง คลิกการตรวจสอบข้อมูล
ขั้นตอนที่ 5: บนป๊อปอัปการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ให้คลิกแท็บข้อความที่ป้อน
ขั้นตอนที่ 6: ทำเครื่องหมายที่ช่องข้าง "แสดงข้อความอินพุตเมื่อเลือกเซลล์"
ขั้นตอนที่ 7: ในช่องข้อความและช่องข้อความป้อน ให้ป้อนข้อความที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 8: คลิกตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
วิธีเพิ่มข้อความแสดงข้อผิดพลาดสำหรับการตรวจสอบข้อมูลใน Microsoft Excel
เมื่อผู้ใช้ป้อนข้อมูลผิดในเซลล์ตรวจสอบข้อมูล คุณสามารถกำหนดค่าข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่ปรากฏขึ้นได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการ:
ขั้นตอนที่ 1: บนสเปรดชีต Excel ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้ข้อความอินพุตปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 2: บน Excel Ribbon ให้คลิกแท็บข้อมูล
ขั้นตอนที่ 3: ในกลุ่มเครื่องมือข้อมูล คลิกดรอปดาวน์การตรวจสอบข้อมูล
ขั้นตอนที่ 4: จากเมนูแบบเลื่อนลง คลิกการตรวจสอบข้อมูล
ขั้นตอนที่ 5: ในป๊อปอัปการตรวจสอบข้อมูล ให้คลิกแท็บการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
ขั้นตอนที่ 6: ทำเครื่องหมายที่ช่องข้าง "แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง"
ขั้นตอนที่ 7: คลิกเมนูแบบเลื่อนลงใต้ช่องลักษณะ และเลือกสัญลักษณ์ที่คุณต้องการแสดงสำหรับข้อความแสดงข้อผิดพลาดจากตัวเลือกต่อไปนี้:
- หยุด
- คำเตือน
- ข้อมูล
ขั้นตอนที่ 8: ในฟิลด์ชื่อเรื่องและข้อความแสดงข้อผิดพลาด ให้ป้อนข้อความที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 9: คลิกตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
วิธีลบกฎการตรวจสอบข้อมูลใน Microsoft Excel
ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถลบกฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลออกจากเซลล์ใน Microsoft Excel:
ขั้นตอนที่ 1: บนสเปรดชีต Excel ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการลบกฎการตรวจสอบข้อมูลออก
ขั้นตอนที่ 2: บน Excel Ribbon ให้คลิกแท็บข้อมูล
ขั้นตอนที่ 3: ในกลุ่มเครื่องมือข้อมูล คลิกดรอปดาวน์การตรวจสอบข้อมูล
ขั้นตอนที่ 4: จากเมนูแบบเลื่อนลง คลิกการตรวจสอบข้อมูล
ขั้นตอนที่ 5: ในป๊อปอัปการตรวจสอบข้อมูล ให้คลิกแท็บการตั้งค่า
ขั้นตอนที่ 6: คลิกปุ่มล้างทั้งหมดที่ด้านล่างของป๊อปอัปเพื่อล้างรายการทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 7: คลิกตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
การใช้ประวัติเวอร์ชันใน Microsoft Excel
แตกต่างจาก Microsoft Word คุณลักษณะการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Excel ไม่ได้มีรายละเอียดมากนัก ซึ่งทำให้ยากต่อการระบุการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับ Excel โดยการตรวจสอบประวัติการเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม คุณสามารถใช้ ประวัติเวอร์ชันของ Excel ของคุณ ไฟล์เพื่อเปรียบเทียบและระบุความแตกต่างระหว่างไฟล์
อัปเดตล่าสุดเมื่อวันที่ 04 ตุลาคม 2023
บทความข้างต้นอาจมีลิงก์พันธมิตรที่ช่วยสนับสนุน Guiding Tech อย่างไรก็ตาม จะไม่ส่งผลกระทบต่อความสมบูรณ์ของบรรณาธิการของเรา เนื้อหายังคงเป็นกลางและเป็นของแท้