5 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้งาน Microsoft Office 365. อย่างปลอดภัย

Microsoft Office ถือเป็นตัวเลือกยอดนิยมในพื้นที่ชุดเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ซอฟต์แวร์ยอดนิยมถูกใช้โดย ผู้บริโภคและธุรกิจหลายล้านราย รอบโลก. นอกจากนี้ยังยึดเกาะกลุ่ม Enterprise ไว้อย่างแข็งแกร่ง ด้วยเหตุนี้จึงมีความจำเป็นมากขึ้นเรื่อยๆ ในการใช้ Office 365 อย่างปลอดภัย ซึ่งเป็นเวอร์ชันออนไลน์เพื่อการทำงานร่วมกันที่ง่ายดาย

บริษัทให้บริการส่วนบุคคลที่หลากหลาย, ธุรกิจและแผนระดับองค์กร ในทุกแผน คุณจะสามารถเข้าถึงแอป Office, OneDrive และอื่นๆ ได้พร้อมกับเงื่อนไขบางประการ แน่นอน คุณจะต้องสร้าง แก้ไข และจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลลับโดยใช้ Microsoft Word, Excel และ OneDrive

ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นต้องเพิ่มความปลอดภัยให้มากขึ้นระหว่างกระบวนการแก้ไข ดูและแบ่งปัน

ในโพสต์นี้ ฉันจะแนะนำคุณเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติห้าอันดับแรกเพื่อใช้ Office 365 อย่างปลอดภัยต่อไป ใช้การวัดเหล่านี้และไม่ต้องกังวลกับการโจรกรรมข้อมูลหรือการใช้ในทางที่ผิด มาเริ่มกันเลย.

รับ Office 365

1. ใช้รหัสผ่านที่คาดเดายากและเปิดใช้งาน2FA

อันนี้เป็นเกมง่ายๆ ขณะสร้างบัญชี Microsoft ให้ใช้รหัสผ่านที่คาดเดายากที่ประกอบด้วยตัวอักษร ตัวเลข และอักขระพิเศษผสมกัน

หากคุณกังวลเกี่ยวกับการจดจำ ฉันแนะนำให้คุณลงทุนในเครื่องมือจัดการรหัสผ่าน มีข้อเสนอที่มีความสามารถมากมายเช่น LastPass เอนพาส, 1รหัสผ่าน, SafeInCloud และอื่นๆ

คุณสามารถใช้ตัวสร้างรหัสผ่านในตัวและการเข้าสู่ระบบอัตโนมัติได้ทั้งบน iOS และ Android เพื่อประสบการณ์การเข้าสู่ระบบที่ไม่ยุ่งยาก

การเลือกรหัสผ่านที่คาดเดายากเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณเพิ่มความปลอดภัยโดยใช้การตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย

อย่าเลือกใช้การยืนยันหมายเลขโทรศัพท์มือถือเท่านั้น มีหลายกรณีที่แฮ็กเกอร์สามารถเข้าถึงบัญชีของบุคคลโดยใช้ SIM swap แล้วอ่าน OTP จากข้อความ Jack Dorsey CEO ของ Twitter คือเหยื่อรายล่าสุด ของการปฏิบัติดังกล่าว

ใช้ แอป 2FA (การตรวจสอบสิทธิ์สองปัจจัย) ที่สร้างรหัสสุ่มในช่วงเวลาหนึ่ง ป้อนรหัสนั้นหลังหน้าจอรหัสผ่าน Authy เป็นตัวเลือกที่ฉันต้องการสำหรับการสนับสนุนหลายแพลตฟอร์มและความสามารถในการซิงค์

เกี่ยวกับ Guiding Tech

2. รหัสผ่านป้องกันเอกสารสำคัญ

เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งที่ไม่รู้จักเปิดและเข้าถึงเอกสารสำคัญ คุณสามารถป้องกันเอกสารด้วยรหัสผ่านโดยใช้เครื่องมือรหัสผ่านในตัว

คลิกที่เมนูตรวจทานจากแถบริบบอน แตะป้องกันเอกสาร แล้วกล่องโต้ตอบจะช่วยให้คุณเพิ่มรหัสผ่านและกฎเกณฑ์บางประการได้

เมื่อพูดถึงกฎเกณฑ์ คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านเพื่อดูเอกสาร ตั้งรหัสผ่านอื่นเพื่อให้ผู้อื่นทำการแก้ไขในเอกสารได้ นอกจากนี้ยังสามารถป้องกันไม่ให้เพื่อนร่วมงานเพิ่มความคิดเห็นโดยใช้ตัวเลือกเพิ่มเติม

คุณสามารถเปิดใช้งานการสลับเล็กน้อยในส่วนความเป็นส่วนตัวเพื่อซ่อนข้อมูลส่วนบุคคลจากไฟล์

3. เพิ่มวันหมดอายุไปยังลิงก์การแชร์ OneDrive

แอป Office 365 รวมแพลตฟอร์มคลาวด์ Microsoft OneDrive ไว้แน่น คุณสามารถใช้ Box และ Dropbox ได้เช่นกัน แต่ฉันจะแนะนำ OneDrive ที่รวมเป็นค่าเริ่มต้นใน Windows 10 และยังมาพร้อมกับที่เก็บข้อมูล 1TB สำหรับสมาชิก Office 365

ไฟล์ Word, PowerPoint และ Excel ทุกไฟล์จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติไปยังแพลตฟอร์มคลาวด์ของ Microsoft

ในตอนนี้ เมื่อแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์จากแอป OneDrive Microsoft ขอเสนอวิธีเพิ่มวันที่และเวลาหมดอายุลงในลิงก์ที่แชร์อย่างเรียบร้อย

บน OneDrive Web เมื่อแชร์โฟลเดอร์ คุณสามารถแตะที่แชร์และเลือกวันหมดอายุที่ตั้งไว้ จากนั้นเลือกเวลาและวันที่ที่จะหมดอายุลิงก์

แม้ว่าอุปกรณ์เคลื่อนที่จะค่อนข้างซับซ้อน ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อดำเนินการเช่นเดียวกันกับแอป iOS และ Android

ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลด OneDrive และเข้าสู่ระบบด้วยข้อมูลประจำตัวและรหัส 2FA

ขั้นตอนที่ 2: ไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์แล้วแตะที่เมนูสามจุด

ขั้นตอนที่ 3: เลือกแชร์และเลือกการตั้งค่าลิงก์

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเวลาและวันที่เพื่อเชื่อมโยงและเปิดสวิตช์

เนื่องจากคุณลักษณะที่กล่าวถึงข้างต้นเกี่ยวข้องกับ OneDrive คุณสามารถใช้เทคนิคเดียวกันนี้เพื่อเพิ่มวันหมดอายุให้กับรูปภาพและวิดีโอได้เช่นกัน

เกี่ยวกับ Guiding Tech

4. เพิ่มรหัสผ่านไปยังลิงก์ OneDrive

ตัวเลือกที่สองที่กล่าวถึงข้างต้นจะใช้มากที่สุดเมื่อคุณต้องการป้องกันด้วยรหัสผ่านเพียงไฟล์เดียวในแต่ละครั้ง แต่ถ้าคุณต้องการแชร์เอกสาร 8-10 ฉบับในคราวเดียว ดีกว่าคุณ ปกป้องลิงก์ OneDrive ด้วยรหัสผ่าน.

ในกรณีดังกล่าว คุณสามารถอัปโหลดเอกสารทั้งหมดในโฟลเดอร์เดียวบน OneDrive

ตอนนี้ เปิดเว็บ OneDrive เลือกโฟลเดอร์ แล้วแตะที่เมนูแชร์ จากกล่องโต้ตอบ ให้เลือกเพิ่มรหัสผ่าน จากนั้นแชร์ลิงก์ของโฟลเดอร์

ผู้รับจะต้องป้อนรหัสผ่านก่อนเข้าถึงไฟล์ในนั้น

ฉันรู้ว่าโซลูชันนี้ไม่สามารถปรับแต่งได้เหมือนกับตัวเลือกหัวข้อที่ให้คุณบล็อกการอนุญาตบางอย่างและซ่อนรายละเอียดส่วนบุคคล อย่างไรก็ตาม โดยรวมแล้ววิธีการของ OneDrive ทำให้งานสำเร็จในแง่ของชั้นความปลอดภัยที่เพิ่มเข้ามา

ขออภัย คุณไม่สามารถใช้คุณลักษณะนี้กับแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ มีให้ใช้งานบนเว็บ OneDrive เท่านั้น

5. ใช้ไบโอเมตริกซ์บน OneDrive

ตามที่คุณอาจเดาได้ OneDrive มีบทบาทสำคัญในประสบการณ์การใช้งาน Office 365

ไม่ว่าจะเป็น OneNote หรือ Word หรือ Excel แต่ละรายการจะบันทึกไฟล์บน OneDrive การรักษาให้ปลอดภัยโดยใช้ข้อมูลไบโอเมตริกบนแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่จึงเป็นเรื่องสำคัญ

ไปที่การตั้งค่า > ความปลอดภัย และเปิด FaceID หรือการป้องกันลายนิ้วมือสำหรับ iOS และ Android

ดาวน์โหลด OneDrive สำหรับ iOS

ดาวน์โหลด OneDrive สำหรับ Android

เกี่ยวกับ Guiding Tech

เพลิดเพลินกับประสบการณ์ Office 365 ที่ปลอดภัย

Microsoft เข้าใจความต้องการของผู้บริโภคและธุรกิจในการเก็บรักษาข้อมูลให้ปลอดภัย นั่นเป็นเหตุผลที่บริษัทได้แนะนำมาตรการรักษาความปลอดภัยหลายอย่างให้กับชุด Office 365

ล่าสุดทางบริษัท ประกาศ Personal Vault สำหรับ OneDriveซึ่งช่วยให้คุณสามารถเพิ่มเอกสารส่วนตัวในนั้นได้ด้วยการรักษาความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่ง

ถัดไป: สงสัยว่า Personal Vault คืออะไรและต้องการค้นหาเพิ่มเติมหรือไม่ อ่านโพสต์ด้านล่างเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม