เคล็ดลับ 8 อันดับแรกของ Microsoft Teams ในการใช้งานอย่างมืออาชีพ
เบ็ดเตล็ด / / November 29, 2021
หย่อน เปลี่ยนเกมส่งข้อความ นับตั้งแต่เปิดตัวในเดือนสิงหาคม 2556 ได้แทนที่อีเมลสำหรับการสื่อสารภายในภายในทีมและองค์กรต่างๆ ในระหว่างนี้ Microsoft Teams แซง Slack ด้วยผู้ใช้มากกว่า 13 ล้านคนโดยรวมเข้ากับบริการ Office 365
![Microsoft Teams Tips](/f/f2952d7a49f94df27284a153f69e31a1.jpg)
นอกจากนี้ยังได้รับประโยชน์จากระบบนิเวศที่แข็งแกร่งของ Microsoft ที่สร้างขึ้นตลอดหลายปีที่ผ่านมา ถ้าการตั้งค่าสำนักงานหรือองค์กรของคุณมีการสมัครใช้งาน Office 365 การสื่อสารและการทำงานร่วมกันผ่าน Teams จะกลายเป็นเรื่องง่ายดาย
มาดูเคล็ดลับและกลเม็ดที่ดีที่สุดสำหรับผู้ใช้ Microsoft Team เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและใช้งานอย่างมืออาชีพ
1. แป้นพิมพ์ลัด
แป้นพิมพ์ลัดสามารถช่วยประหยัดเวลาได้มาก โดยเฉพาะเมื่อคุณใช้แอปอย่าง Teams คุณอาจจะใช้มันทั้งวันเพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน มีเพียงสองทางลัดที่คุณต้องจำไว้ในฐานะมือใหม่ในตอนนี้
- / — ปุ่มสแลชจะเปิดเผยคำสั่งทั้งหมดที่คุณสามารถให้ได้โดยใช้แป้นพิมพ์ลัดต่างๆ
- /keys — รายการแป้นพิมพ์ลัดทั้งหมดที่คุณสามารถใช้ได้ รายการค่อนข้างยาวสำหรับที่นี่เพื่อแบ่งปัน ค้นหาและจดจำสิ่งที่เป็นประโยชน์กับคุณ
![Microsoft Teams Tips 5](/f/2725f6db5a7600813d2204239e98c10a.png)
ตามที่เห็นในภาพหน้าจอ คุณจะพิมพ์ทางลัดทั้งสองนี้ในแถบค้นหาที่ด้านบนเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณกำลังมองหา
2. ชื่อกลุ่ม
การแชทเป็นคุณลักษณะหลักของ Microsoft Teams แต่การค้นหาการสนทนาเฉพาะภายในแชนเนลอาจเป็นเรื่องยาก คุณสามารถแก้ปัญหานี้ได้โดยตั้งชื่อที่มีความหมายให้กับหน้าต่างแชทหรือกลุ่ม ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังหารือเกี่ยวกับคำแนะนำใหม่เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ A คุณสามารถตั้งชื่อหน้าต่างการแชท Product A Bugs ได้ ทำให้ง่ายต่อการค้นหาในอนาคต
![Microsoft Teams Tips 1](/f/f235f46fc3c6699e37bde35326a6f47f.png)
ในการทำเช่นนั้น เพียงคลิกที่ไอคอนดินสอที่ด้านบนของหน้าต่างแชทเพื่อแก้ไขแล้วตั้งชื่อ ใช้ได้เฉพาะการแชทเป็นกลุ่มเท่านั้น ไม่ใช่การแชทส่วนตัว
3. ส่งต่ออีเมล
ที่ GT เราแทบไม่ใช้อีเมลและส่วนใหญ่อาศัย Slack ในการสื่อสารระหว่างกัน มันได้ผลสำหรับเรา แต่ไม่ได้หมายความว่าคุณจะลบอีเมลทั้งหมดทิ้งไป อีเมลอยู่ที่นี่ Microsoft ทราบดี นั่นคือเหตุผลที่ทำให้ผู้ใช้สามารถส่งต่ออีเมลพร้อมไฟล์แนบไปยังแชนเนลของทีมจากโดเมนอีเมลที่อนุญาตพิเศษได้
![Microsoft Teams Tips 2](/f/e3147bf0dd0aeb5a77a8f5f451fed63b.png)
ไม่เพียงเท่านั้น หากคุณคลิกที่การตั้งค่าขั้นสูงในหน้าจอถัดไป คุณสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถส่งอีเมล และจากโดเมนใดโดเมนหนึ่ง เพื่อลดอีเมลที่ไม่พึงประสงค์
![Microsoft Teams Tips 3](/f/cf164c6223433f90202fb495bc35332a.png)
4. สร้าง GIF
การแบ่งปัน GIF เป็นเรื่องสนุก แต่ สร้างมันขึ้นมา ยิ่งกว่านั้นอีก ฉันดีใจที่ Teams อนุญาตให้สมาชิกสร้าง GIF ของตนเอง ทำให้พวกเขามีความคิดสร้างสรรค์และลดความเครียดเพื่อสร้างสมดุลระหว่างการสนทนาที่จริงจัง
![Microsoft Teams Tips 4](/f/19517555ab3d6d6b3512ee747c6e024b.png)
Teams รวม Giphy ซึ่งเป็นปลายทาง GIF ยอดนิยมเพื่อแชร์ผลงานศิลปะของคุณกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ
5. บอท
การทำงานซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาและบอทจะมีประโยชน์ ทีมมีบอทจำนวนหนึ่งที่คุณสามารถใช้เพื่อประโยชน์ของคุณ บอท Who มีประโยชน์ในการค้นหาสมาชิกในทีมทั่วทั้งองค์กรตามบทบาทและความรับผิดชอบ ตัวอย่างเช่น ใครคือนักการตลาดผลิตภัณฑ์นำร่อง X?
![Microsoft Teams Tips 6](/f/d48f3f2d608ded855a90e8ae056fb7c1.png)
บอททำหน้าที่เหมือนกับสมาชิกในทีม ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถสนทนากับพวกเขา ถามคำถามพวกเขา แล้วพวกเขาจะตอบ
บอทอื่น ๆ รวมถึงปฏิทินบอทเพื่อค้นหาช่องว่างในปฏิทินและกำหนดการของคุณรวมถึงสมาชิกในทีม การนัดหมาย Polly เพื่อสร้างโพลและรวบรวมข้อเสนอแนะและ YellowAnt เพื่อเชื่อมต่อกับกว่า 40 แอปเพื่อสร้างอัจฉริยะ เวิร์กโฟลว์ นี่คือวิธีที่คุณสามารถ สร้างบอทของคุณเอง.
6. แท็บ
Teams มาพร้อมกับคุณสมบัติพิเศษที่เรียกว่า Tabs คุณสามารถอุทิศแต่ละแท็บให้เป็นแหล่งข้อมูลเดียว ซึ่งอาจเป็นวิดีโอ เว็บไซต์ หรือแอป ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วย ฉันคิดว่ามันเหมาะที่สุดสำหรับแอปที่คุณต้องการใช้ขณะทำงานกับ Teams
![Microsoft Teams Tips 7](/f/ca35467bf5bc7f8029018991a928c1b5.png)
แท็บทำให้ง่ายต่อการจัดการเวิร์กโฟลว์และป้องกันไม่ให้ส่วนสำคัญของกระบวนการทับซ้อนกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างแท็บสำหรับ Trello เพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงได้สะดวก เพียงคลิกที่ไอคอน '+' เพื่อเลือกแอป โปรดทราบว่ามีแท็บสำหรับแชร์ไฟล์อยู่แล้ว
7. บุ๊คมาร์ค
คุณลักษณะเล็กๆ น้อยๆ แต่มักถูกละเลยของ Teams คือตัวเลือกบุ๊กมาร์ก ในกรณีที่คุณได้รับข้อความสำคัญแต่ต้องการกลับมาดูในภายหลัง คุณสามารถบุ๊กมาร์กไว้และดูแลในภายหลัง
![Microsoft Teams Tips 8](/f/f602779dbb059d61251d61a347bca1b8.png)
คลิกที่ไอคอนเมนูถัดจากข้อความเพื่อทำ
8. Immersive Reader
มีคนแชร์เอกสารกับคุณหรือไม่ แทนที่จะอ่านทั้งหมด คุณสามารถใช้ตัวเลือก Immersive Reader เพื่อทำสองสิ่งได้ ลบสิ่งรบกวนทั้งหมดเพื่อให้มองเห็นได้เฉพาะข้อความ ทำให้ง่ายต่อการจดจ่อกับเอกสารหรือข้อความ
![Microsoft Teams Tips 9](/f/309c14004811f7bcb4bb74ae240caa1a.png)
คุณยังสามารถฟังเอกสารด้วยคำที่เน้นในเวลาจริง คุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งคือการแปล คุณสามารถเลือกข้อความและแปลได้มากกว่า 60 ภาษาโดยใช้ Microsoft Translator
การทำงานเป็นทีมตลอดทาง
Microsoft Teams เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยม และไม่ต้องคิดมากหากคุณทำงานกับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Microsoft เช่น Office 365 อยู่แล้ว หวังว่าเคล็ดลับที่เราแบ่งปันข้างต้นจะช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น
ถัดไป: กล่องขาเข้าของ Outlook ของคุณอยู่เหนือการควบคุมหรือไม่? คลิกลิงก์ด้านล่างเพื่อเรียนรู้วิธีใช้กฎเพื่อจัดการ Outlook 365