วิธีเข้าถึงและใช้ Dropbox จาก Gmail

หาก Gmail เป็นราชาแห่งอีเมล Dropbox ก็เป็นราชาแห่งการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ใช่ ฉันรู้ว่าคุณกำลังคิดอะไรอยู่ แต่แล้ว Google ไดรฟ์และ OneDrive ล่ะ แล้วไอคลาวด์ล่ะ? ไม่ใช่เพื่ออะไร สตีฟจ็อบส์ต้องการ ซื้อ Dropbox ก่อนที่ Drew Houston จะปฏิเสธอย่างสุภาพ

แม้จะมีพื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 2 GB ที่เลวทรามต่ำช้า Dropbox ยังคงเป็น เป็นที่ชื่นชอบของนักพัฒนาและผู้ใช้เหมือนกัน ตัวฉันเองชอบ Dropbox มากกว่า Google ไดรฟ์สำหรับการจัดเก็บ เข้าถึง และแบ่งปันเอกสารสำคัญและสิ่งที่ไม่ควรทำ มันใช้งานได้ทันทีที่แกะกล่อง ทุกครั้ง ในขณะที่ Google ไดรฟ์ยังคงประสบปัญหาการซิงค์ในบางครั้ง

ดังนั้นจึงเป็นเรื่องปกติที่คุณต้องการเข้าถึงและใช้ Dropbox จาก Gmail เพื่อใช้ประโยชน์จากเครื่องมือทั้งสองอย่างให้เกิดประโยชน์สูงสุด จากนั้นคุณสามารถดาวน์โหลดและบันทึกไฟล์แนบอีเมลที่สำคัญไปยัง Dropbox ได้โดยตรงหรือแนบมา ลิงค์ไปยังไฟล์ขนาดใหญ่ ก่อนส่งจดหมายถึงซัพพลายเออร์ของคุณ

ลองนึกภาพตลอดเวลาและแบนด์วิดท์ที่คุณสามารถประหยัดได้หากคุณใช้โซลูชันนี้ สิ่งนี้จะทำให้ชีวิตง่ายขึ้นมากสำหรับผู้คนจำนวนมากที่ใช้ Gmail และ Dropbox เป็นประจำทุกวัน

มีสองวิธีในการบรรลุเป้าหมายนี้ และเราจะหารือทั้งสองวิธี

เอาล่ะ.

1. Dropbox สำหรับ Gmail Chrome Extension

Dropbox สำหรับ Gmail เป็นส่วนขยายของ Chrome ที่คุณสามารถติดตั้งในเบราว์เซอร์ของคุณได้อย่างง่ายดาย ไปที่ Chrome store คลิกที่ปุ่ม Add to Chrome และยืนยันเมื่อถูกถาม คุณจะเห็นไอคอนใหม่ใกล้กับแถบที่อยู่

การคลิกที่ไอคอน Dropbox ใหม่จะเป็นการเปิด Gmail โดยตรงในแท็บใหม่ ตอนนี้เปิด Gmail แล้วคลิกเขียนเพื่อสร้างจดหมายใหม่ คุณจะเห็นไอคอน Dropbox สีเทาถัดจากปุ่มส่ง คลิกเพื่อลงชื่อเข้าใช้

ป๊อปอัปใหม่พร้อมตัวเลือกการลงชื่อเข้าใช้จะปรากฏขึ้น คุณยังสามารถสร้างบัญชี Dropbox ใหม่ได้ที่นี่ หากยังไม่มี ฉันใช้บัญชี Google (Gmail) เพื่อลงชื่อเข้าใช้ Dropbox เพราะช่วยให้จัดการทุกอย่างได้ง่ายขึ้น

เมื่อคุณเข้าสู่ระบบแล้ว ป๊อปอัปใหม่จะต้อนรับคุณด้วยโฟลเดอร์ทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นใน Dropbox คุณสามารถเลือกไฟล์ใดก็ได้จาก Dropbox ที่นี่ขณะเขียนอีเมลใหม่ใน Gmail

มีฟังก์ชันการค้นหาที่สะดวกที่ด้านบนเพื่อให้คุณสามารถค้นหาไฟล์ที่จะแนบตามชื่อได้

โปรดทราบว่าเมื่อคุณแชร์ไฟล์ใดๆ โดยใช้ส่วนขยาย Chrome ของ Dropbox สำหรับ Gmail คุณจะไม่ได้อัปโหลดหรือแนบไฟล์ แต่เป็นลิงก์ที่แชร์ไปยังไฟล์ได้ ซึ่งจะช่วยลดแบนด์วิดท์ เวลา และช่วยให้คุณส่งอีเมลได้เร็วและปลอดภัยยิ่งขึ้น

หากต้องการบันทึกไฟล์แนบจาก Gmail ไปยัง Dropbox ให้ทำตามขั้นตอนเดียวกัน เปิดอีเมลและเลื่อนเมาส์ไปที่ไฟล์แนบ คุณจะเห็น Dropbox พร้อมกับตัวเลือก Google Drive ที่นั่น คลิกที่ปุ่ม Dropbox เพื่อแสดงป๊อปอัปและเลือกตำแหน่งไฟล์เพื่อบันทึกไฟล์แนบไปยังระบบคลาวด์โดยตรง

ติดตั้ง Dropbox สำหรับ Gmail

2. ส่วนเสริม Dropbox สำหรับ Gmail

วิธีแก้ปัญหาข้างต้นใช้ได้ดีกับผู้ที่ใช้ Chrome แต่แล้วเกี่ยวกับ แอป Gmail สำหรับ Android? แล้วผู้ที่ใช้ Firefox หรือ Safari หรือผู้ที่ทำงานร่วมกับทีมล่ะ?

Dropbox ยังเสนอโซลูชันทางธุรกิจที่มีผู้ใช้มากกว่าหนึ่งคนในการเข้าถึงบัญชี แล้วพวกเขาล่ะ?

เพื่อแก้ไขปัญหาทั่วไปเหล่านี้ คุณสามารถใช้ส่วนเสริม Dropbox สำหรับ Gmail ซึ่งจะรวม Dropbox เข้ากับแอป Gmail ทำให้สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่

เปิด Gmail ในเบราว์เซอร์ใดก็ได้ที่คุณต้องการและคลิกที่ไอคอนรูปเฟืองซึ่งคุณจะพบตัวเลือกรับส่วนเสริม

ซึ่งจะเป็นการเปิด G Suite Marketplace คุณจะพบส่วนเสริมสำหรับบริการยอดนิยมมากมายที่นี่ ใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาส่วนเสริม Dropbox สำหรับ Gmail

คลิกที่ addon หนึ่งครั้งเพื่อเปิดพื้นที่คำอธิบายและคลิกที่ปุ่มติดตั้งสีน้ำเงินที่มุมขวาบน

คลิกที่ Confirm หากถูกถาม และลงชื่อเข้าใช้บัญชี Dropbox ของคุณในหน้าต่างถัดไป Gmail จะขอสิทธิ์ต่างๆ ในการเข้าถึงบัญชี Dropbox ของคุณ คลิกอนุญาตที่ด้านล่างและดำเนินการต่อ

ตอนนี้คุณจะเห็นข้อความการติดตั้งเสร็จสมบูรณ์ เรามาดูกันว่ามันทำงานอย่างไร

เปิดอีเมลที่มีไฟล์แนบในเบราว์เซอร์ แล้วคุณจะเห็นไอคอน Dropbox ทางด้านขวา คุณจะถูกขอให้ลงชื่อเข้าใช้เพื่ออนุญาตให้ Gmail เข้าถึงไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ Dropbox คุณต้องทำเพียงครั้งเดียวเพื่อให้สิทธิ์ที่จำเป็น

ตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับอีเมลพร้อมไฟล์แนบ ให้คลิกที่ไอคอน Dropbox เพื่อบันทึกลงในคลาวด์โดยตรง

หากคุณเปิดอีเมลเดียวกันในแอป Gmail บน Android คุณจะเห็นตัวเลือก Dropbox ที่ด้านล่างของหน้าจอ คลิกหนึ่งครั้งเพื่อบันทึกไฟล์แนบไปยัง Dropbox โดยตรง

ส่วนเสริม Dropbox สำหรับ Gmail จะทำงานในเบราว์เซอร์และระบบปฏิบัติการทั้งหมดรวมถึง Android และ iOS เนื่องจากรวมเข้ากับ Gmail โดยตรง นี่เป็นทางออกที่ดีกว่ามากในความคิดของฉันเมื่อเทียบกับส่วนขยายของ Chrome

มาสรุปกัน

มีสองวิธีในการเข้าถึงและใช้ Dropbox จาก Gmail และทั้งสองวิธีใช้งานได้ทันที ไม่มีช่วงการเรียนรู้ที่เกี่ยวข้องตราบใดที่คุณทำตามขั้นตอนที่อธิบายไว้ข้างต้น

ไม่ต้องกังวลว่าจะแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ไม่ได้เนื่องจากข้อจำกัดในการแนบอีเมลอีกต่อไป Gmail และผู้ให้บริการอีเมลรายอื่นๆ ส่วนใหญ่จำกัดขนาดไฟล์แนบไว้ที่ 25MB ซึ่งไม่มากจนเกินไปในยุคนี้ คุณต้องการโซลูชันที่ดีกว่าและชาญฉลาดกว่า

ถัดไป: ไม่แน่ใจว่าจะใช้แพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ใด สับสนว่าควรใช้ Google Drive, Dropbox หรือแพลตฟอร์มอื่นในการจัดเก็บและแบ่งปันเอกสารหรือไม่? อ่านคำแนะนำด้านล่างเพื่อทราบความแตกต่างระหว่างพวกเขา