วิธีเก็บถาวรอีเมลอัตโนมัติใน Outlook
เบ็ดเตล็ด / / November 29, 2021
Microsoft Outlook คือที่สุด โซลูชันอีเมลยอดนิยมในหมู่ธุรกิจและองค์กร. เมื่อพูดถึงผู้บริโภค Outlook จะล้าหลัง Gmail อีเมล Outlook เริ่มต้นจะมาพร้อมกับพื้นที่ว่าง 15GB ให้กรอก ด้วยจำนวนโปรโมชั่นทางการตลาดหรือทางธนาคารและเอกสารขยะอื่นๆ ที่เราได้รับ มันค่อนข้างง่ายที่จะสูญเสียอีเมลสำคัญเหล่านั้นไปจากสายตาของคุณ คุณสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์นี้ได้โดยการเก็บถาวรอีเมลที่ไม่จำเป็น และลบอีเมลส่งเสริมการขายและอีเมลขยะ
หากกล่องขาเข้า Outlook ของคุณทำงานช้าหรือทำงานผิดปกติ คุณจะต้องเก็บถาวรหรือลบอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง การเก็บถาวรอีเมลด้วยตนเองอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและน่าเบื่อหน่าย
Microsoft มีฟังก์ชัน Focused Inbox แต่จำกัดเฉพาะการกรองอีเมลที่เกี่ยวข้องสำหรับผู้ใช้ การเพิ่มที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งคือกฎของ Outlook เป็นเวอร์ชันของ. ของ Outlook IFTTT. ด้วยกฎ คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติหลายรายการเพื่อย้ายอีเมลบางฉบับเพื่อเก็บถาวรหรือลบส่วนอีเมล
ในบทความนี้ เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับฟังก์ชันกฎของ Outlook และเราจะสร้างกฎบางอย่างเพื่อเก็บถาวรอีเมลอัตโนมัติจาก Outlook โพสต์จะครอบคลุมเคล็ดลับโบนัส Outlook อีกประการหนึ่งเพื่อยกเลิกการสมัครอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องจากที่เดียว มาเริ่มกันเลย.
เกี่ยวกับ Guiding Tech
สร้างกฎการเก็บถาวรอัตโนมัติจากอีเมล
ฟังก์ชันกฎของ Outlook ใช้ได้เฉพาะกับ Outlook Mac, Windows และเว็บเท่านั้น คุณไม่สามารถเข้าถึงฟังก์ชันกฎบนมือถือได้ สำหรับโพสต์นี้ เราจะใช้เว็บ Outlook เนื่องจากทำงานเหมือนกันในทุกแพลตฟอร์ม
ขั้นตอนที่ 1: เปิดเว็บ Outlook และลงชื่อเข้าใช้โดยใช้ข้อมูลประจำตัวของบัญชี Microsoft
ขั้นตอนที่ 2: เลือกอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องแล้วเปิด
ขั้นตอนที่ 3: แตะที่เมนูสามจุดแล้วเลือกสร้างกฎ
ขั้นตอนที่ 4: สร้างกฎเพื่อย้ายข้อความจากผู้ส่งไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร
หลังจากนั้น อีเมลทั้งหมดจากผู้ส่งจะย้ายไปยังกล่องจดหมายที่เก็บถาวรโดยตรง คุณยังคงสามารถเข้าถึงได้จากเมนูเก็บถาวรในโฟลเดอร์
สร้างกฎการเก็บถาวรอัตโนมัติจากการตั้งค่า Outlook
เคล็ดลับที่กล่าวถึงข้างต้นจะย้ายอีเมลทั้งหมดจากผู้ส่งไปยังรายการที่เก็บถาวร จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีคนต้องการเก็บถาวรอีเมลที่มีหัวข้อหรือคำหลักบางอย่างจากเนื้อหาข้อความ
ตัวอย่างเช่น ฉันเหนื่อยกับข้อเสนอเงินกู้ การอัปเดตเกี่ยวกับไวรัสโคโรน่า หรือขยะทางการตลาดอื่นๆ จากธนาคารของฉัน อย่างไรก็ตาม รายการเดินบัญชีรายเดือนและใบแจ้งยอดบัตรเครดิตของบัญชีธนาคารของฉันเป็นสิ่งที่ฉันอ้างอิงเป็นประจำ หากคุณมีความชอบในหัวข้อหรือวิชาที่คล้ายคลึงกัน ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อตั้งกฎเกณฑ์บางประการ
ขั้นตอนที่ 1: เปิดเว็บ Outlook แล้วไปที่การตั้งค่า
ขั้นตอนที่ 2: ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด และเมนูการตั้งค่าเฉพาะจะปรากฏขึ้นมา
ขั้นตอนที่ 3: เลือกตัวเลือกกฎและเลือกเพิ่มกฎใหม่
ขั้นตอนที่ 4: มาตั้งชื่อกัน กฎธนาคาร และเพิ่มเงื่อนไข
ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มคำสำคัญที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณอีกต่อไป ฉันได้เพิ่มเงื่อนไขข้อความ เช่น เงินกู้ EMI เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 6: สร้างกฎเพื่อย้ายอีเมลทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวรแล้วกดบันทึก
ตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับอีเมลที่มี Loan, EMI หรือคีย์เวิร์ดสำคัญ อีเมลเหล่านั้นจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ Archive โดยอัตโนมัติ
มาสร้างกฎที่มีประโยชน์อีกข้อหนึ่งกันเถอะ เราจะ? ทุกบริษัทมีการส่งอีเมลที่เกี่ยวข้องกับ Coronavirus ไปยังผู้ใช้ ในขณะที่ฉันปรบมือให้กับความพยายามของพวกเขา บางครั้งมันก็เหนื่อยที่จะอ่านข่าวเกี่ยวกับไวรัสร้ายแรงทุกวัน ด้วยความช่วยเหลือของกฎของ Outlook คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลเหล่านั้นโดยอัตโนมัติก่อนที่จะดึงดูดความสนใจของคุณ
ขั้นตอนที่ 1: เปิดเว็บ Outlook และไปที่การตั้งค่า > จดหมาย > กฎ
ขั้นตอนที่ 2: มาตั้งชื่อกฎใหม่ว่า 'ไวรัสโคโรน่า' และเพิ่มเงื่อนไขกัน
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มเงื่อนไข เช่น หากเนื้อหาของข้อความมีคำสำคัญ (เช่น ไวรัส Corona หรือ COVID-19) แล้วย้ายอีเมลเหล่านั้นไปยังโฟลเดอร์เก็บถาวร
ฉันได้สร้าง กฎของ Outlook. เป็นฟังก์ชันที่ทรงพลัง และความเป็นไปได้ไม่มีที่สิ้นสุด นี่คือวิธีที่ฉันใช้มัน เมื่อใดก็ตามที่ฉันไปเที่ยวพักผ่อน ฉันจะสร้างกฎให้ย้ายอีเมลขาเข้าทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์ "ระหว่างการเดินทาง" เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลจะไม่รบกวนฉันในช่วงเวลาของครอบครัว
บริษัทที่ไม่สมบูรณ์บางแห่งมักส่งอีเมลขยะในกล่องขาเข้า Outlook ของฉัน พวกเขาทำให้ฉันไม่มีทางเลือกนอกจากต้องสร้างกฎการลบอัตโนมัติเพื่อลบอีเมลเหล่านั้น
เกี่ยวกับ Guiding Tech
ยกเลิกการสมัครผู้ส่งอีเมล
ฟังก์ชันเก็บถาวรอัตโนมัติมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการให้กล่องขาเข้าปลอดจากอีเมลปลอม แต่ถ้าคุณต้องการหยุดรับอีเมลจากผู้ส่งโดยสิ้นเชิง คุณต้องใช้ฟังก์ชันยกเลิกการสมัครจากอีเมล
อย่างไรก็ตาม การค้นหาปุ่มยกเลิกการสมัครเล็กๆ น้อยๆ ในอีเมลทุกฉบับอาจใช้เวลานานและน่าเบื่อ โชคดีที่มี Outlook Webคุณสามารถดูผู้ส่งอีเมลทั้งหมดได้ด้วยปุ่มยกเลิกการสมัครในที่เดียว
ขั้นตอนที่ 1: เปิดเว็บ Outlook แล้วไปที่การตั้งค่า
ขั้นตอนที่ 2: นำทางไปยัง จดหมาย > การสมัคร
ขั้นตอนที่ 3: ที่นี่ คุณจะเห็นรายชื่อผู้ส่งอีเมลพร้อมปุ่มยกเลิกการสมัครขนาดใหญ่
ขั้นตอนที่ 4: ยกเลิกการสมัครรับข้อมูลที่ไม่จำเป็นจากเมนู และคุณยังสามารถแตะที่เมนูสามจุดเพื่อบล็อกผู้ส่ง
ฉันใช้คุณสมบัตินี้หนึ่งครั้งในสี่ส่วนเพื่อลบอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องออกจากรายการ
เกี่ยวกับ Guiding Tech
รักษากล่องจดหมายอีเมลของคุณให้สะอาด
Microsoft Outlook มีฟังก์ชัน Rules ที่ยอดเยี่ยม คุณสามารถใช้เพื่อลบอัตโนมัติ เก็บถาวรอีเมลขาเข้าอัตโนมัติ ย้ายไปยังโฟลเดอร์ต่างๆ ในช่วงเวลาหนึ่ง และแม้กระทั่งยกเลิกการสมัครผู้ส่งที่ไม่จำเป็นจากเมนูเดียว ได้ปรับปรุงประสบการณ์การใช้อีเมลของฉันขึ้นหนึ่งไมล์ คุณวางแผนที่จะใช้กฎของ Outlook อย่างไร ปิดเสียงในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
ถัดไป: ต้องการยกระดับประสบการณ์การใช้งาน Outlook ของคุณหรือไม่ อ่านโพสต์ด้านล่างเพื่อค้นหา 15 แป้นพิมพ์ลัด Outlook ที่ดีที่สุดสำหรับ Windows และ Mac