13 วิธีที่ดีที่สุดในการใช้ Dropbox Paper
เบ็ดเตล็ด / / November 29, 2021
เป็นเวลาสองสามปีที่ดีแล้วที่ Dropbox Paper ก้าวออกจากช่วงเบต้า เครื่องมือการทำงานร่วมกันช่วยให้คุณสร้างบันทึกที่แชร์ได้และเรียบร้อย จัดระเบียบเอกสาร และไฟล์ลงในโฟลเดอร์หรือโครงการ Dropbox Paper ยอมรับเนื้อหาและรูปแบบสื่อทุกประเภท ดังนั้นจึงทำให้ง่ายต่อการสร้างแผนภูมิเอกสาร
Dropbox Paper มีความสามารถมากกว่านั้น หากคุณต้องการสำรวจศักยภาพทั้งหมดของกระดาษ Dropbox ให้ดูที่การแฮ็กและลูกเล่นที่กล่าวถึงด้านล่าง
1. สร้างโฟลเดอร์เชิญเท่านั้น
ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณสร้างโฟลเดอร์ใน Dropbox Paper สมาชิกทุกคนในทีมจะมองเห็นได้ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณต้องการสร้างโฟลเดอร์สำหรับบางคนในทีม ทางออกที่ดีที่สุดคือการสร้างโฟลเดอร์เฉพาะผู้ได้รับเชิญเท่านั้น
โดยคลิกที่ปุ่ม Create a new folder บนแผงด้านขวา และเมื่อหน้าต่างใหม่ปรากฏขึ้น ให้เพิ่มชื่อ ถัดไป แตะที่ไอคอนคล้ายสิ่งปลูกสร้างบน Ribbon ด้านล่าง แล้วเลือก เชิญเท่านั้น
เลือกชื่อสมาชิกในทีมของคุณแล้วกดปุ่มสร้าง
เคล็ดลับเด็ด: คุณยังสามารถเลือกสร้างโฟลเดอร์ที่เปิดให้กับทุกคนอย่างเงียบๆ ได้อีกด้วย โดยยกเลิกการเลือกชื่อของสมาชิกก่อนที่คุณจะกดปุ่มสร้าง
เกี่ยวกับ Guiding Tech
2. ตรวจสอบพลังของการค้นหา
จำเป็นต้อง ค้นหาเอกสาร มีคำเฉพาะ? การค้นหาพลังทำให้เป็นไปได้ สิ่งที่คุณต้องทำคือพิมพ์คำสำคัญบนแถบค้นหา จากนั้นไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องจะปรากฏขึ้นทันที
ตัวอย่างเช่น บทความแรนซัมแวร์ ปรากฏในโฟลเดอร์ GT > Android > Posts > AI สำหรับบัญชีของฉัน ดังนั้น ฉันไม่ต้องไปจนสุดทางไปยังโฟลเดอร์นั้น
ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถค้นหาตามชื่อเรื่องของเอกสาร แล้วเครื่องมือจะจัดการส่วนที่เหลือเอง
3. ใช้ทางลัด
ในยุคที่ทุกสิ่งเกือบจะเกิดขึ้นทันที คุณจำเป็นต้องปฏิบัติตามมนต์เดียวกันในขณะที่จัดการทีมของคุณบน Paper โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นเรื่องของการจัดรูปแบบเอกสารของคุณ
Dropbox Paper มาพร้อมกับหลากหลาย แป้นพิมพ์ลัด. นอกเหนือจากปุ่มลัดทั่วไป เช่น Ctrl+B สำหรับตัวหนา และ Ctrl+U สำหรับขีดเส้นใต้ เครื่องมือการทำงานร่วมกันนี้สนับสนุนตัวเลือกอื่นๆ
- รายการลำดับเลข: 1. ตามด้วยช่องว่าง
- รายการงาน: [] ตามด้วยช่องว่าง
- ส่วนหัว: Ctrl+Alt+1
- วันที่: /date ตามด้วยเว้นวรรค
ดังนั้น หากคุณต้องเพิ่มชุดงาน ให้เติม * ตามด้วยเว้นวรรค และสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยจะถูกเพิ่มทันที
คุณประหยัดเวลาได้มากในการไปมาระหว่างแถบเครื่องมือในเอกสาร นอกจากนี้ยังทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณราบรื่นยิ่งขึ้น
หากต้องการทราบรายการทั้งหมด เพียงคลิกที่ไอคอนแป้นพิมพ์ที่มุมล่างขวา
4. สร้างสิ่งที่ต้องทำเหมือนบอส
ตามที่คุณอาจทราบแล้ว ในการเพิ่มรายการตรวจสอบสิ่งที่คุณต้องทำคือพิมพ์ [] ตามด้วยช่องว่าง ตอนนี้ ข่าวดีก็คือคุณสามารถกำหนดรายการตรวจสอบ/งานเหล่านี้ได้ทุกที่ทุกเวลาโดยเพียงแค่เพิ่มเครื่องหมาย @ ตามด้วยชื่อสมาชิกในทีม
ดังนั้น หากคุณต้องการสร้างงานที่ชื่อว่า 'เพิ่มความคิดเห็นบน Facebook' และกำหนดให้กับซิลเวียด้วยวันที่ครบกำหนดของวันที่ 11 มีนาคม 2020 คุณเพียงแค่ต้องพิมพ์คำสั่งต่อไปนี้
[] เพิ่มความคิดเห็นบน Facebook @Sylvia /11/03/2020
แค่นั้นแหละ. ไม่มีธุรกิจที่จะเล่นกับแถบเครื่องมือหรือริบบิ้นด้านบน
เคล็ดลับเด็ด: ใช้ไอคอนนำเสนอที่ด้านบนเพื่อนำเสนอเอกสารของคุณเป็นสไลด์โชว์
เกี่ยวกับ Guiding Tech
5. เพิ่มเอกสารไปยังโฟลเดอร์
คุณเปิดโฟลเดอร์เฉพาะเพื่อวางเอกสารไว้ข้างในบ่อยหรือไม่? นั่นเป็นการเสียเวลาอย่างมาก
วิธีที่ดีที่สุดคือการสร้างเอกสารในโฮมเพจ และเมื่อคุณตั้งชื่อแล้ว ให้คลิกที่ลิงก์ เพิ่มไปยังโฟลเดอร์ ด้านล่างชื่อเอกสาร แล้วเครื่องมือจะจัดการส่วนที่เหลือ
เธอรู้รึเปล่า: เอกสารที่ไม่มีโครงสร้างโฟลเดอร์จะแสดงเป็น Unfiled บนโฮมเพจ
6. Emojis มากเกินไป? นับพวกเขา!
คิดว่าใช้วิธี อิโมจิมากเกินไป ในเอกสารของคุณ? แทนที่จะนั่งนับด้วยตนเอง เราจะให้ Dropbox Paper ทำงานแทนดีไหม
ใช่คุณอ่านถูกต้องแล้ว นอกเหนือจากการนับมาตรฐาน เช่น จำนวนคำและจำนวนอักขระ Dropbox Paper ยังนับจำนวนอีโมจิด้วย
ดังนั้น หากคุณรู้สึกว่าอิโมจิ 29 ตัวนั้นมากเกินไป คุณสามารถกลับไปที่เอกสารและลบออกได้
หากต้องการตรวจสอบจำนวนคำ ให้แตะที่ปุ่มสามจุดที่มุมขวาบนแล้วกดตัวเลือกสำหรับจำนวนคำ
7. วางภาพหน้าจออย่าง Pro
เคล็ดลับเจ๋งๆ อีกอย่างที่ Dropbox Paper ให้คุณทำได้คือ คุณไม่จำเป็นต้องทำ อัปโหลดภาพหน้าจอและภาพ วิธีธรรมดา สิ่งที่คุณต้องทำคือคัดลอกรูปภาพจากแหล่งที่มาและวางลงในเอกสารของคุณ
นอกจากนี้ การจัดเรียงรูปภาพบน Dropbox Paper นั้นง่ายเหมือนการลากและวาง เลือกรูปภาพที่คุณต้องการย้าย และเลื่อนตัวชี้เมาส์ไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ ดีใช่มั้ย?
เกี่ยวกับ Guiding Tech
8. ลิงก์ไปยังรายการสื่อต่างๆ
ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เสียงหรือวิดีโอ YouTube Dropbox Paper ช่วยให้คุณแสดงได้อย่างง่ายดาย มนต์? คัดลอกและวาง. ใช่ คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มลิงก์สำหรับฝัง
ที่นี่ คุณเพียงแค่ต้องคัดลอกลิงก์วิดีโอ (หรือเพลง) จากแถบที่อยู่เว็บแล้ววางลงในเอกสารของคุณ ใช่ คล้ายกับรูปภาพและภาพหน้าจอ
9. ผสานรวมกับปฏิทินของคุณ
สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด คุณสามารถรวม Paper to Google ปฏิทิน (หรือ MS Outlook) ในการทำเช่นนั้น ให้คลิกที่ชื่อเอกสาร แล้วคุณจะเห็นพรอมต์สีเทาเล็กๆ สำหรับลิงก์กิจกรรมในปฏิทิน
เลือกปฏิทินที่คุณต้องการ และเมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว ให้เพิ่มวันที่และบันทึกการประชุม
ข่าวดีก็คือเมื่อคุณรวมปฏิทินของคุณแล้ว การประชุมที่จะเกิดขึ้นทั้งหมดจะปรากฏบนหน้าแรกของ Paper
10. ลิงค์เหมือนนินจา
ใช่ ฉันรู้ว่ามีไอคอนที่มีประโยชน์นอกเหนือจากคำเชิญที่ให้คุณเพิ่มลิงก์ภายนอกได้ แต่การคลิกแล้วเพิ่มลิงก์นั้นยุ่งยากทุกครั้งที่คุณต้องเพิ่มลิงก์
สิ่งที่ควรทำคือเลือกข้อความที่คุณต้องการลิงก์ กด Ctrl+K แล้วเพิ่มลิงก์ เด็ดจริง!
11. ส่งออกเอกสารของคุณ
Dropbox ยังให้คุณ ส่งออกเอกสารของคุณ ในรูปแบบ PDF, Word หรือ Markup ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องส่งเอกสารบางส่วนให้กับลูกค้าหรือคู่ค้าทางธุรกิจที่ไม่สามารถเข้าถึง Dropbox Paper ของทีมคุณได้
ในการส่งออก ให้เลือกเอกสารจากโฮมเพจแล้วกดปุ่ม ส่งออก ตามที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง
จากนั้นเลือกรูปแบบของคุณและการดาวน์โหลดจะเริ่มขึ้นในไม่กี่วินาที
ใส่ปากกาลงบนกระดาษ
นอกเหนือจากคุณสมบัติทั้งหมดข้างต้น Dropbox Paper ยังให้คุณรวมเข้ากับแอพของบริษัทอื่นได้อย่างง่ายดาย ซึ่งขยายขอบเขตของเครื่องมือได้หลายองศา เหนือสิ่งอื่นใด คุณสามารถลิงก์ไปยังไฟล์และเอกสาร Dropbox ของคุณได้ง่ายๆ เช่นเดียวกับการเพิ่มช่องกาเครื่องหมายหรือรายการหัวข้อย่อย
ถัดไป: กำลังมองหาวิธีใช้งาน Dropbox จากภายใน Gmail อยู่ใช่ไหม ตรวจสอบบทความถัดไปเพื่อดูว่า