5 เคล็ดลับพลังเพื่อเพิ่มพลังให้กับเวิร์กโฟลว์ PDF ของคุณ

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือฟรีแลนซ์ คุณอาจดำเนินการหลายอย่าง PDFs. ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ การประมาณการ หรือแม้แต่เอกสารสัญญา เกือบทุกอย่างจะถูกส่งเป็น PDF ในทุกวันนี้

เมื่อจำนวน PDF เพิ่มขึ้น การจัดการไฟล์ PDF จะกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณเพิ่มพลังให้เวิร์กโฟลว์ของคุณ

1. เอกสาร OCR ด้วย FreeOCR

OCR เป็นเทคโนโลยีที่ยอดเยี่ยมที่จะประมวลผลไฟล์ PDF ที่สแกนหรือดาวน์โหลด และทำให้สามารถจดจำข้อความได้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการสร้างดัชนีหน้าที่คุณสแกนด้วยสแกนเนอร์ของคุณ FreeOCR เป็นยูทิลิตี้ฟรีสำหรับ Windows ที่ทำอย่างนั้น

เป็นแอปพลิเคชั่นขนาดเล็กที่ใช้กับไฟล์ PDF ของคุณ วิเคราะห์เนื้อหา และเปลี่ยนข้อความที่ไม่สามารถเลือกได้ในรูปแบบรูปภาพ/ PDF ให้เป็นข้อความปกติที่คุณใช้งานได้

2. สร้างและแก้ไข PDF ด้วย Foxit Reader

Foxit Reader เป็นโปรแกรมอ่าน PDF ฟรีสำหรับ Windows แต่สามารถทำได้มากกว่าการอ่าน PDF อินเทอร์เฟซของ Foxit ดูเหมือน อันตรายใกล้กับชุดโปรแกรม Microsoft Office แต่ถ้าเรามองด้านสว่างผู้ใช้ Office จะรู้สึก ที่บ้าน คุณสามารถสร้างเอกสารใน MS Word/Excel ได้เหมือนตอนนี้ แต่แทนที่จะใช้เครื่องมือส่งออกในตัวของ MS คุณสามารถใช้ตัวเลือกที่ได้รับการปรับปรุงของ Foxit แทนได้

โน๊ตสำคัญ: Foxit Reader ได้ทำการเปิดและปิดแอดแวร์ (อ่านแถบเครื่องมือที่น่ารำคาญ) รวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ของตน ดังนั้น จับตาดูขั้นตอนการติดตั้งอย่างใกล้ชิด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก การติดตั้งที่กำหนดเอง โหมดแทนโหมดเริ่มต้น

หากคุณติดตั้ง Foxit Reader ไว้ คุณจะเห็นตัวเลือก PDF ในไฟล์ของคุณ สำนักงาน โปรแกรมที่อยู่ในเมนูริบบอน หากคุณกำลังมองหาแนวทางดั้งเดิมในการสร้าง PDFs Foxit เป็นสิ่งที่ต้องลอง คุณยังสามารถใช้ Foxit to ใส่คำอธิบายประกอบและเน้นไฟล์ PDF.

3. บันทึกไฟล์ PDF ไปยัง Google ไดรฟ์

Google ไดรฟ์ ให้พื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 15 GB ซึ่งคุณสามารถขยายได้โดยชำระค่าธรรมเนียมรายปี 15 GB จะเพียงพอสำหรับพวกเราส่วนใหญ่ ทำไมคุณถึงต้องการอัปโหลด PDF ของคุณไปยัง Google Drive? เหตุผลเดียวกับที่คุณสำรองข้อมูลไปยังคลาวด์ การมีสำเนาออนไลน์นั้นสมเหตุสมผลเสมอ

และด้วยไดรฟ์ คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้มากกว่าแค่การสำรองข้อมูล PDF การจัดการโฟลเดอร์ของ Google ไดรฟ์ ระบบหมายความว่าไฟล์ PDF ทั้งหมดของคุณสามารถยื่นอย่างเป็นระบบซึ่งจะช่วยลดเวลาในการดึงข้อมูลในภายหลัง บน. นอกจากนี้คุณยังสามารถ แนบไปกับอีเมลของคุณใน Gmail อย่างรวดเร็ว เมื่อคุณต้องการส่งอีเมล PDF ถึงใครบางคน คุณลักษณะไฟล์แนบที่ยอดเยี่ยมของ Gmail ช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้รับจะไม่ต้องออกจากเบราว์เซอร์หากต้องการดูไฟล์แนบ

4. เปิด OCR ใน Google Drive

Google ไดรฟ์รองรับ OCR ซึ่งหมายความว่าจะบันทึกไฟล์ PDF ของ OCR ของคุณและให้คุณค้นหาจากไฟล์นั้นได้โดยตรง

หากต้องการเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ให้คลิกที่ การตั้งค่า จากหน้า Google Drive ของคุณ จากนั้นไปที่ อัพโหลดการตั้งค่า และตรวจสอบตัวเลือกที่ระบุว่า แปลงข้อความจากไฟล์ PDF ที่อัปโหลดและไฟล์รูปภาพ. ตอนนี้ทุกไฟล์ PDF ที่คุณอัปโหลดจะถูกสแกนและแปลงเป็นรูปแบบที่ค้นหาได้

5. ค้นหา PDF ด้วย Google Drive (หรือ Evernote)

ตอนนี้ PDF ที่สแกนของคุณทั้งหมดเป็นแบบ OCR และอัปโหลดไปยังตำแหน่งศูนย์กลางแห่งเดียวแล้ว จึงสามารถนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ คุณสามารถใช้ Google ไดรฟ์เพื่อค้นหาไฟล์ PDF จากชื่อและข้อความภายในไฟล์ PDF ได้

ดังนั้น หากคุณจำชื่อไฟล์ PDF ที่กำลังมองหาไม่ได้ แต่คุณจำเนื้อหาในไฟล์ได้ไม่ชัดเจน Google ไดรฟ์สามารถช่วยคุณได้อย่างแน่นอน

ทางเลือก:Evernote มีฟังก์ชันการทำงานที่คล้ายคลึงกัน (และปรับปรุง) แต่มีให้สำหรับผู้ใช้ Evernote Premium เท่านั้น หากคุณเป็นหนึ่งในนั้น ฉันไม่สามารถแนะนำให้ใช้ Evernote สำหรับการบันทึก และจัดทำดัชนี PDF ของคุณให้มากเพียงพอ เนื่องจาก Evernote เป็นแอปพลิเคชันเดสก์ท็อป การค้นหาจึงใช้เวลาน้อยลงอย่างมาก และการอัปเดตล่าสุดสำหรับการค้นหา Evernote ทำให้มันมีประสิทธิภาพมาก หากคุณยินดีจ่ายค่าบริการเพื่อจัดการไฟล์ PDF ของคุณ คุณควรพิจารณา Evernote อย่างแน่นอน