เปิดใช้งานการแจ้งเตือนทางอีเมลสำหรับสเปรดชีต Google Docs ที่ใช้ร่วมกัน
เบ็ดเตล็ด / / December 02, 2021
Google Docs เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแบ่งปันข้อมูลกับผู้ร่วมงานหรือใครก็ตามโดยทั่วไป แม้ว่าการแชร์จะดีมาก แต่ฟีเจอร์อื่นที่คุณควรใช้เมื่อทำงานร่วมกันตั้งแต่สองคนขึ้นไปคือ การแจ้งเตือน เพราะเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ด้วย Google Docs คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนที่จะส่งเมื่อ สเปรดชีต มีการเปลี่ยนแปลง มีตัวเลือกสองสามวิธีในการดำเนินการนี้ โปรดดูด้านล่างและเริ่มแบ่งปัน Google เอกสารของคุณ
วิธีแชร์สเปรดชีต Google Docs
เนื่องจากผู้ใช้ Google เอกสารส่วนใหญ่จะแชร์เอกสารก่อน จากนั้นจึงใช้กฎการแจ้งเตือนเพื่อส่งอีเมลถึงพวกเขาเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง เราจะแสดงรายการวิธีแชร์เอกสารใน Google เอกสารก่อน
ดูที่ด้านขวาบนของเอกสารสำหรับปุ่มที่เรียกว่า แบ่งปัน. หากคุณวางเมาส์ไว้เหนือรายการ จะเป็นการระบุสถานะการแชร์ซึ่งก็คือ ส่วนตัวถึงฉันคนเดียว โดยค่าเริ่มต้น หมายความว่าจะไม่แชร์กับใคร
คลิกที่นี่ แบ่งปัน ปุ่มเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบสำหรับการแบ่งปันกับผู้อื่น
ถ้าคุณยังมีชื่อเริ่มต้นของเอกสารที่ไม่มีชื่ออยู่ คุณจะได้รับแจ้งให้เปลี่ยนชื่อก่อนที่จะแชร์
ดูด้านล่าง ใครมีสิทธิ์เข้าถึง และคุณจะพบใครก็ตามที่คุณแชร์เอกสารด้วย เนื่องจากค่าเริ่มต้นคือไม่แชร์ คุณจะเป็นบุคคลเดียวที่ระบุไว้ที่นี่
คลิก เปลี่ยน ข้างๆ ส่วนตัว ส่วน. นี้ ตั้งค่าการแชร์ หน้าต่างคือการระบุว่าควรแบ่งปันอย่างไร
สาธารณะทางเว็บ: เอกสารสามารถพบได้ในเครื่องมือค้นหาและทุกคนสามารถเปิดและเข้าถึงได้โดยอิงจาก เข้าไป กฎ.
ใครก็ตามที่มีลิงก์: เฉพาะผู้ที่มีลิงก์ไปยังเอกสารเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ การเข้าถึงขึ้นอยู่กับ เข้าไป กฎ.
ส่วนตัว: ไม่มีใครสามารถดูหรือเปลี่ยนแปลงเอกสารนี้ได้นอกจากเจ้าของ
สมมติว่าเราเลือกตัวเลือกที่สองสำหรับ ใครมีลิ้งค์ เพื่อเข้าดูเอกสาร
คลิก บันทึก เพื่อกลับสู่ปกติ ตั้งค่าการแชร์ หน้าต่าง. จากที่นี่ คุณสามารถคัดลอกลิงก์เพื่อใช้สำหรับการแบ่งปันหรือใช้ปุ่มการแบ่งปันทางสังคมใดๆ ด้านล่างลิงก์
ทางเลือกอื่น แทนที่จะใช้ตัวเลือกข้างต้น คุณสามารถส่งเอกสารให้ผู้อื่นผ่านทางอีเมลได้จาก ตั้งค่าการแชร์ หน้าต่าง.
ที่ด้านล่าง ให้ป้อนอีเมลในช่อง เชิญคน ส่วนและระบุประเภทการเข้าถึงทางด้านขวา
เมื่อแชร์ไฟล์แล้ว มาดูวิธีเปิดใช้งานการแจ้งเตือนเพื่อให้ทราบเมื่อผู้ใช้ทำการเปลี่ยนแปลง
เปิดใช้งานการแจ้งเตือนสำหรับ Google สเปรดชีต
โน๊ตสำคัญ: คุณลักษณะนี้มีให้เฉพาะในสเปรดชีตของ Google เอกสาร และไม่มีในเอกสารและสไลด์
นำทางไปยัง เครื่องมือ -> กฎการแจ้งเตือน
นี่จะเป็นการเปิด ตั้งกฎการแจ้งเตือน หน้าต่าง. ที่นี่เราจะทำการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการแจ้งเตือนทางอีเมล
เลือกตัวเลือกใดก็ได้สำหรับกิจกรรมที่จะต้องได้รับการแจ้งเตือน ตัวอย่างเช่น เลือก มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ เพื่อส่งอีเมลเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสิ่งใดในสเปรดชีต หรือเลือกแต่ละเซลล์หรือตัวเลือกอื่นจากรายการนี้
สุดท้าย เลือกเวลาที่จะส่งอีเมลที่ด้านล่าง ภายใต้ แจ้งเตือนฉันด้วย, เลือกรับอีเมลสรุปที่จะส่งออกวันละครั้งพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือเลือก อีเมล – ทันที เพื่อรับการแจ้งเตือนทันทีหลังจากทำการเปลี่ยนแปลง
บันทึก: การแจ้งเตือนทางอีเมลจะส่งไปยังที่อยู่ที่เชื่อมโยงกับบัญชี Google เอกสารเท่านั้น ไม่สามารถรวมที่อยู่เพิ่มเติมในอีเมลแจ้งเตือนได้
คลิก บันทึก เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกส่ง
บทสรุป
การแบ่งปันสเปรดชีตกับเพื่อนร่วมงานเป็นแนวคิดที่ดีสำหรับ การทำงานร่วมกัน. เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่คุณจะต้องกลับมาตรวจสอบและแก้ไข ตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมลบนสเปรดชีตที่แชร์อย่างง่ายดายโดยใช้ Google เอกสาร