วิธีบันทึกการตอบกลับแบบฟอร์มของ Google ไปยังชีตต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย
เบ็ดเตล็ด / / December 02, 2021
Google ฟอร์มอาจเป็นหนึ่งในบริการที่ได้รับความนิยมมากที่สุดสำหรับการรวบรวมแบบสำรวจ และง่ายต่อการดูว่าทำไม จาก การเพิ่มตรรกะตามเงื่อนไข ถึง กำลังอัพโหลดไฟล์, แบบฟอร์มเป็นประโยชน์สำหรับผู้สำรวจและครูเหมือนกัน แต่ในฐานะผู้ใช้ระดับสูงในคุณต้องรู้ การจัดเรียงและวิเคราะห์ผ่านทุกคำตอบบนแผ่นงานเป็นเรื่องที่ลำบากใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีคำตอบจำนวนมาก
มันจะไม่ง่ายกว่าหรือถ้าคุณสามารถบันทึกคำตอบของ Google ฟอร์มแต่ละรายการลงในชีตต่างๆ โดยอัตโนมัติตามคำตอบ
ใกล้จะปี 2020 แล้ว และคงจะเป็นเรื่องน่าเสียดายหากคุณต้องจัดเรียงและวิเคราะห์ด้วยตนเองทั้งหมด ด้วยสูตรและฟังก์ชันที่ใช้งานง่ายของ Google ชีต การบันทึกคำตอบของฟอร์มทั้งหมดลงในชีตแต่ละแผ่นจึงเป็นเรื่องง่าย
สิ่งที่คุณต้องทำคือค้นหาว่าคุณต้องการแยกคำตอบออกจากกันอย่างไร เมื่อคุณได้ทราบเงื่อนไขแล้ว (เงื่อนไขเดียวหรือหลายเงื่อนไข) ขั้นตอนต่อไปก็ค่อนข้างง่าย
มาเริ่มกันเลย.
วิธีที่ 1: การใช้ Query
วิธีนี้ใช้ฟังก์ชัน Query ของ Google ชีต สำหรับผู้ที่ไม่รู้ตัว ฟังก์ชันนี้ใช้การสืบค้นแบบ SQL แบบง่าย ๆ เพื่อจัดเรียงข้อมูลในตารางตามที่คุณต้องการ
ตั้งแต่สูตรทางคณิตศาสตร์อย่าง Sum และ Avg ไปจนถึงการใช้อนุประโยคอย่างมีและถูกใจ คุณสามารถทดลองได้มากมาย และแน่นอน คุณสามารถเลือกช่วงข้อมูลที่คุณต้องการให้ตรงตามเงื่อนไขเหล่านี้ได้
เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถใส่คำตอบลงในชีตต่างๆ ได้
ดังนั้น หากเราต้องหาค่าเฉลี่ยของคอลัมน์ A คิวรีจะออกมาประมาณว่า
=แบบสอบถาม (A1:A12,"เลือกค่าเฉลี่ย (A)")
ต่อไปนี้เป็นเงื่อนไขบางประการที่ต้องปฏิบัติตาม
- แบบสอบถามต้องอยู่ในเครื่องหมายอัญประกาศ
- หากไม่มี คิวรีจะต้องมีการอ้างอิงถึงค่าในเซลล์
- ค่าคอลัมน์ต้องเป็นบูลีน สตริง หรือตัวเลข
วิธีนี้ต้องใช้การตั้งค่าเริ่มต้นตามค่าของแบบฟอร์ม เมื่อคุณพอใจกับผลการทดสอบเบื้องต้นแล้ว คุณสามารถแชร์แบบฟอร์มกับสาธารณะได้
วิธีใช้ฟังก์ชัน Query ของชีตเพื่อบันทึกการตอบกลับในแบบฟอร์มของ Google
ขั้นตอนที่ 1: เปิด Google ฟอร์มและสร้างแบบฟอร์มของคุณ ในกรณีของเรา เราได้สร้างแบบฟอร์มที่มีคำถามแบบปรนัย (MCQ) เนื่องจากเราต้องการแยกข้อมูลตามชื่อเมือง
เมื่อเสร็จแล้วตรงไปที่แท็บการตอบกลับแล้วคลิกที่เมนูสามจุดข้างไอคอนชีตเล็ก ๆ
เลือกเลือกปลายทางการตอบกลับจากเมนูและคลิกที่สร้างสเปรดชีตใหม่ ตั้งชื่อแผ่นให้ง่ายต่อการจดจำ
เมื่อสร้างลิงก์ไปยังสเปรดชีตดังกล่าวแล้ว ให้เปิดผ่าน Google ชีต ณ จุดนี้ คุณจะสังเกตเห็นว่าชื่อแผ่นงานแรกเปลี่ยนเป็นการตอบกลับแบบฟอร์ม 1
ขั้นตอนที่ 2: ตอนนี้ เปิดแผ่นงานที่สอง และวางสูตรต่อไปนี้ในเซลล์แรก
=query('Form Responses 1'!A: E,"Select * Where D='Mumbai'")
ดังที่คุณเห็นแล้ว ชื่อแผ่นงานจะปรากฏก่อน จากนั้นจึงตามด้วยช่วงเซลล์ ตามด้วยคิวรีแบบมีเงื่อนไขของคุณ เมื่อเปลี่ยนเงื่อนไขในคิวรีแล้ว ให้ทำซ้ำแบบเดียวกันสำหรับแท็บอื่นๆ ทั้งหมด
ในกรณีของเราแผ่นที่สามและสี่ดูเหมือน
=query('Form Responses 1'!A: E,"Select * Where D='Delhi'")
=query('Form Responses 1'!A: E,"Select * Where D='Kolkata'")
ขั้นตอนที่ 4: ตอนนี้ สิ่งที่คุณต้องทำคือส่งคำตอบทดสอบสองสามข้อแล้วดูความมหัศจรรย์ที่เผยออกมา
เคล็ดลับสำหรับมือโปร: หากคุณต้องการเลือกค่าของคอลัมน์ ให้แทนที่ * ด้วยชื่อคอลัมน์
ปรับแต่งคำถามเพิ่มเติม
ข้อดีคือแผ่นงานรองรับการตั้งชื่อส่วนหัว และคุณไม่ต้องกังวลกับมัน
คุณยังปรับแต่งการสืบค้นเพิ่มเติมเพื่อให้เหมาะกับเงื่อนไขของแบบฟอร์มได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการจับคู่คำตอบของผู้ตอบกับค่าสตริง ประโยค 'ที่ไหน' จะถูกแทนที่ด้วยประโยค 'มี' หรือ 'ชอบ' และหากคุณกำลังเปรียบเทียบค่าสตริง คุณควรแปลงสตริงโดยใช้ฟังก์ชัน Upper เสมอ
=query('Form Responses 1'!A: E,"Select * Where E ประกอบด้วย 'good'") =query('Form Responses 1'!A: E,"Select * Where E like 'good'")
นอกจากนี้ การสืบค้นข้อมูลของ Google ชีตยังไม่ก้าวหน้าเท่ากับคำสั่ง SQL ข้อหนึ่ง คุณไม่สามารถใช้พารามิเตอร์ '%' เพื่อจับคู่คำตอบกับค่าสตริงที่ระบุ ใช้ได้กับการจับคู่แบบตรงทั้งหมดเท่านั้น ดังนั้น แม้ว่าจะมีคนตอบว่า 'goood' ในคำตอบนั้น ข้อความค้นหาด้านบนก็จะไม่รับคำถามนั้น
ในทำนองเดียวกัน คุณยังสามารถเล่นกับวันที่ได้อีกด้วย
บันทึก: คุณจะต้องเลื่อนไปทางขวาเพื่อดูหรือเลือกสูตรทั้งหมดที่เสนอด้านล่าง
ชีตเข้าใจเฉพาะรูปแบบวันที่ "ปปปป-ดด-วว" ดังนั้นคุณอาจต้องตั้งค่ารูปแบบของคอลัมน์ตั้งแต่แรกเพื่อผลลัพธ์ที่ดีขึ้น
=query (คำตอบของแบบฟอร์ม 1'!A: D,"select C, B โดยที่ B > date '"&TEXT(DATEVALUE("1/2/2000"),"yyyy-mm-dd")&"'",1 )
คุณยังสามารถเพิ่มเงื่อนไขได้มากกว่าหนึ่งเงื่อนไขบนแผ่นงานของคุณ ทั้งหมดที่คุณต้องจำไว้คือแยกเงื่อนไขทั้งสองด้วย 'หรือ' หรือ 'และ'
วิธีที่ 2: กรอง
ฟังก์ชันทางเลือกอื่นที่คุณสามารถใช้ได้คือ ตัวกรอง สำหรับเงื่อนไขง่ายๆ และใช้ได้สำหรับผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง
ตัวอย่างเช่น ข้อมูลต่อไปนี้จะกรองผ่านแถวที่ 1 ถึงแถวที่ 7 เมื่อค่าของคอลัมน์ D1 ถึง D2 มีชื่อมุมไบ
=filter('การตอบกลับแบบฟอร์ม 1'!A1:E7,'การตอบกลับแบบฟอร์ม 1'!D1:D7="มุมไบ")
อย่างไรก็ตาม สูตรนี้อาจใช้ไม่ได้ถ้าคุณต้องการส่งแบบฟอร์มอัตโนมัติ ซึ่งจำนวนแถวอาจเกินความคาดหมายของคุณ
ทำงานอย่างชาญฉลาด
นั่นคือวิธีที่คุณสามารถแยกการตอบกลับของ Google ฟอร์มไปยังชีตต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย สิ่งที่ดีที่สุดคือข้อมูลหลักจะอยู่ในชีตแรกเสมอเพื่อให้คุณอ้างอิงในภายหลัง
ข้อจำกัดเพียงอย่างเดียวคือ คุณจะไม่สามารถคัดลอกเนื้อหาของแผ่นงานผ่านฟังก์ชัน 'คัดลอกไปยัง' ได้โดยตรง ในกรณีนี้ ชีตจะคัดลอกสูตรแทนเนื้อหาลงในสเปรดชีตใหม่ ซึ่งจะทำให้สเปรดชีตใหม่ไม่มีประโยชน์
ข่าวดีก็คือคุณยังสามารถคัดลอกและวางเนื้อหาด้วยตนเองได้
ถัดไป: คุณควรทิ้ง Google Forms สำหรับ Jot Forms หรือไม่ อ่านบทความต่อไปนี้เพื่อค้นหาบริการที่สร้างมาเพื่อคุณ