Як створити резервну копію та синхронізувати Zoho Docs

Коли справа доходить до вибору між Google Docs, Zoho Docs (автор) або MS Word Online, і найголовніше, що спадає на думку, — це доступність між платформами. Все, що вам потрібно, це а гідне підключення до Інтернету, і ви можете продовжувати свою роботу практично будь-де. А особливість співпраці — вишня зверху.

Ви відчуєте додаткове відчуття безпеки, якщо знаєте, що у вас є резервна копія, до якої можна повернутися, якщо через певні непередбачувані обставини ви не можете отримати доступ до основного файлу (файлів). Сумна ситуація, але, як ми всі знаємо, це трапляється з найкращими з нас.

Сьогодні, приймаючи а хмарне резервне копіювання ваших офлайн-файлів майже вважається нормою. І не треба говорити, що інший шлях також вірний. Зрештою, ви не хотіли б втрачати свої дорогоцінні дані.

На щастя, Zoho Docs дозволяє синхронізувати ваші файли із такими службами, як Dropbox, або дозволяє зберегти файл Writer у вашому обліковому записі Google Drive.

Давайте подивимося, як це зробити.

Синхронізація з Dropbox

Zoho Docs також дозволяє налаштувати свій обліковий запис Dropbox. Єдина загвоздка полягає в тому, що це двостороння синхронізація, тобто всі ваші файли у вашому обліковому записі Dropbox будуть синхронізовані з Zoho і навпаки.

Щоб налаштувати свій обліковий запис Dropbox, виконайте наведені нижче дії.

Крок 1: Відкрийте Zoho Docs і натисніть значок Dropbox у верхньому правому куті. Натисніть Налаштувати свій обліковий запис Dropbox.

Тепер ви будете перенаправлені на нову сторінку входу. Все, що вам потрібно зробити, це ввести дані свого облікового запису Dropbox і увійти.

Крок 2: Після підтвердження облікового запису ви побачите своє ім’я користувача Dropbox. Натисніть на нього, і ви будете перенаправлені на сторінку конфігурації синхронізації.

Буде відображено структури папок як Dropbox, так і Zoho Docs, і все, що вам потрібно зробити, це вибрати потрібну папку для вашого завдання. Після завершення натисніть кнопку Синхронізувати папки, і все. Синхронізація почнеться негайно.

Ви навіть можете вибрати час синхронізації. Залежно від вашого пріоритету ви можете вибрати Синхронізувати безперервно. Але, я б сказав, скористайтеся опцією Синхронізувати один раз, оскільки вона подбає про більшість речей.

Ти знав: Dropbox Paper має безліч комбінацій клавіш для форматування тексту.

Про що варто пам’ятати

Zoho Docs дозволяє синхронізувати лише одну папку Dropbox. Наразі я залишив папку Dropbox порожньою, оскільки не хочу, щоб ці файли були в Zoho. Крім того, Zoho не дозволяє синхронізувати підпапки та файли в цих папках.

Крім того, якщо ви видалите файл в одній із служб, вам доведеться видалити файли в іншій вручну. Це тому, що Zoho Docs не має синхронізації видалення файлів на момент написання.

Синхронізація з Google Диском

Zoho Docs не дозволяє синхронізувати папки або документи на Google Диск, технічно кажучи. Замість цього ви можете зберегти файл безпосередньо на Google Диску. Ви також можете використовувати цей процес для збереження файлів у папці Dropbox.

Після того, як ви завершите роботу над документом (і всі враховані коментарі), натисніть «Файл» > «Зберегти на інших дисках» і виберіть зі списку Диск Google.

Цілком природно, вам потрібно ввійти та надати відповідні дозволи. Після цього ви зможете побачити всі ваші папки Google Диска, які акуратно відображаються в маленькому вікні.

Тепер ви можете вибрати або створити нову папку для збереження файлу. Просто натисніть кнопку «Додати до цієї папки», і ваш документ буде негайно завантажено.

Перевага цього процесу полягає в тому, що ви можете вибрати формат свого файлу. Від PDF до DOCX або ODT ви можете вибрати з пристойного списку опцій. Ви також можете додати більше одного облікового запису Google Drive. Крім того, якщо у вас є параноїда щодо проблем конфіденційності та безпеки, ви навіть можете видалити обліковий запис, закінчивши роботу.

Для обох у вікні «Зберегти на інших дисках» натисніть «Параметри» > «Видалити».

На жаль, ця ж функція не ввімкнена для Zoho Presentation або Zoho Spreadsheet.

Що щодо автономного резервного копіювання

Хоча Zoho Docs не надає вбудованого способу резервного копіювання файлів на вашому ПК, є невеликий обхідний шлях. Використовуючи це, можна досягти майже подібних результатів. Я сказав схоже і не точне.

Якщо ви звичайний користувач Zoho Docs, ви вже повинні знати, що він дозволяє завантажувати файли на ваш ПК. Добре те, що Zoho Docs надає багато варіантів на вибір. Отже, чи хочете ви зберегти файл у форматі PDF чи як звичайний текстовий файл, вибір залишається за вами.

Для цього відкрийте «Файл», натисніть «Завантажити як» і виберіть один із варіантів. Ви також можете захистити свої файли паролем на випадок, якщо ви використовуєте спільний комп’ютер.

Порада професіонала: Zoho Writer пропонує режим письма, який не відволікає, під назвою Focus Typing. Щоб отримати доступ до нього, клацніть Інструменти > Параметри макета та перемикайте перемикач для введення фокусу.

Ласкаво просимо Миру!

З сучасними сенсорними та крутими інструментами редагування Zoho Docs – це підходящий інструмент для виконання всіх ваших завдань з обробки текстів або електронних таблиць. Крім того, витончені функції спільної роботи — це вишень на вершині. І як тільки ви зрозумієте, як створити резервну копію всіх ваших важливих документів, я б сказав, що ви будете впорядковані.

Далі: Говорячи про співпрацю, чи знаєте ви, що Zoho Writer дозволяє блокувати документи під час співпраці? Прочитайте наступну публікацію, щоб дізнатися про всі приховані поради та хитрощі.