Створення правил папок у MS Outlook для вхідних листів
Різне / / December 02, 2021
Багато з вас, люди, напевно користуються MS Outlook як клієнт електронної пошти. Крім того, є ймовірність, що ви інтегрувалися кілька облікових записів електронної пошти щоб доставляти листи на ваш настільний клієнт. У такому випадку, коли ви отримуєте багато листів, важливо знати, як їх відокремити та спочатку перевірити важливі.
Замість того, щоб робити це вручну, ви можете мати виділені папки для різних типів електронних листів, так що вхідні повідомлення складаються у відповідні папки. Для такої автоматизації Outlook дозволяє створювати правила і застосовується до кожного вхідного електронного листа. Відповідно він переміщує повідомлення до вказаної папки. Концепція схожа на фільтри та мітки в Gmail.
Наприклад, я хочу, щоб усі листи від «Sandeep Agarwal» потрапляли в папку з іменем Самостійне. Ось як я визначив правила для цього.
Етапи створення правила електронної пошти
Той самий процес застосовується до всіх видів правил електронної пошти. Це докладний приклад, який показує згаданий процес. Вам доведеться вибрати/визначити параметри відповідно до того, що ви хочете.
Крок 1: Перейдіть до Інструменти вкладку та виберіть потрібний параметр Правила та сповіщення.
Крок 2: Зосередьтеся на Правила електронної пошти вкладку та натисніть кнопку читання Нове правило (Змінити правило якщо ви змінюєте існуючий).
Крок 3: Під Залишайтеся організованими у розділі підкресліть вашу основну вимогу (я вибрав, Переміщення повідомлень від когось до папки).
Примітка: У нижній частині того самого діалогового вікна ви знайдете розділ із написом «Крок 2». Вам потрібно натиснути на кожне посилання, що показано після «Застосуйте це правило після отримання повідомлення” та відредагуйте свої вимоги. У моєму контексті це було:
Крок 3(a): Виберіть людей, до яких ви хочете застосувати правило (тобто листи, які надходять від вибраних людей). У списку відображатимуться лише люди, додані до ваших контактів. Отже, вам потрібно переконатися, що ви додали потрібний контакт, перш ніж почати.
Крок 3(b): Виберіть папку, до якої потрібно перемістити/доставити листи. Ви також можете створити нову папку тут.
Крок 4: Далі ви можете уточнити своє правило, додавши більше обмежень або параметрів до основного правила. Наприклад, повідомлення з певним Тема. Вам також потрібно буде вибрати бажаний варіант і натиснути його посилання, щоб уточнити правило або додати опис.
Крок 5: Якщо такі є винятки до правила, яке ви не змогли налаштувати в наведених вище кроках, ви можете зробити це тут.
Крок 6: Тепер ви закінчили і можете вибрати Закінчити. Проте пропоную перевірити Виконайте це правило зараз… разом з Увімкніть це правило. Це гарантує, що нові та наявні повідомлення, які задовольняють правилу, будуть переміщені до відповідної папки.
Швидша альтернатива
Якщо ви хочете скоротити процес (проте, можливо, вам не вдасться встановити детальне правило таким чином), перейдіть до папки «Вхідні» та виконайте наведені нижче дії.
Крок 1: Клацніть правою кнопкою миші повідомлення (від особи вашого правила до зіставлення папки) і виберіть Створити правило.
Крок 2: Установіть прапорці для тих параметрів, які ви хочете застосувати, виберіть свою папку та натисніть В порядку.
Висновок
Це простий спосіб упорядкувати електронні листи в Outlook. Крім того, ви зможете легко зосередитися на важливих листах. Почніть і ви дізнаєтеся про переваги!