Швидко знаходьте старі листи в MS Outlook за допомогою груп електронної пошти

Поки ми на роботі, електронні листи, як правило, забирають багато часу. Однією з причин є те, що ми не знаємо хитрощів швидкого перегляду електронних листів. Наприклад, коли справа доходить до вилучення старої електронної пошти, ми зазвичай починаємо спочатку прокручувати. Навряд чи ефективний спосіб знайти старі електронні листи. В основному я говорю про використання MS Outlook (оскільки це те, що більшість із нас використовує на роботі) та пов’язані з ним функції.

Раніше ми розповідали про перегляд вкладень на панелі читання. Ну, це один із способів схопити електронні листи за шию. Але сьогодні ми поговоримо про перегляд електронних листів у групах і подивимося, як це може допомогти вам швидко знайти старі листи.

Крута порада: Можливо, ви захочете дізнатися, як активувати та налаштовувати панель читання, панель навігації та панель завдань. Ось посібник GT на тому.

Кроки для перегляду електронних листів у групах

Основна перевага цього трюку полягає в тому, що він дійсно допомагає та прискорює процес вилучення старих листів у годину потреби.

Крок 1: Перш за все, ви повинні переконатися в цьому Показати в групах функція активована у вашому інтерфейсі. Отже, перейдіть до Переглянути -> Упорядкувати за і перевірити те саме.

Якщо ви поставите прапорець Показувати в групах як увімкнено, електронні листи за замовчуванням розташовуються по групах Дата (Сьогодні, вчора, минулого тижня і так далі). Таке розташування служить гідним розмежуванням.

Крок 2: Якщо вам не подобається правило за замовчуванням або ви хочете змінити правило групування, клацніть правою кнопкою миші заголовок області повідомлень, де воно написано Організовано… Потім ви можете вибрати критерії нові критерії для групування.

Зауважте, що правило застосовується лише до поточної вибраної папки. Я зазвичай групую за Від пункт, коли мені потрібно попереднє повідомлення.

Крок 3: Якщо у вас є довгий список контактів і кількість повідомлень для кожного з них, вам потрібен швидкий спосіб дістатися до них. Цього разу клацніть правою кнопкою миші заголовок групи та скажіть Закрити всі.

Крок 4: Коли ви це зробите, усі групи згорнуть список повідомлень, які вони містять. Натисніть на знак плюс для потрібної ланцюжка, і всі повідомлення в цій групі будуть доступні відразу.

Інші параметри групування, які я вважаю корисними і часто потребують, це Кому, Тема, Категорії та Важливість. Ви можете знайти свої власні або створити власний вигляд, перейшовши за посиланням Перегляд -> Упорядкувати за -> Власний.

Висновок

Пояснені вище кроки – це лише спроба використати доступні функції MS Outlook і отримати вигоду з них. Я дотримуюся їх у своєму повсякденному житті. Спробуйте, і ви можете отримувати кілька секунд щодня. Навіть це значно покращує ваше робоче життя, чи не так?