10 найкращих порад і підказок Microsoft для ефективного використання
Різне / / February 28, 2022
Окрім програм для продуктивності, таких як Teams, OneNote, і пакет Office, Microsoft також пропонує програмне забезпечення для управління проектами/базами даних під назвою Microsoft Lists. Спочатку компанія була обмежена користувачами Microsoft 365 Enterprise та Education прийом звичайних користувачів для програми також. Якщо ви хочете спробувати, ось основні поради та підказки щодо списків Microsoft для різних видів діяльності, як-от контрольний список для легкої адаптації.
1. Використовуйте шаблони
Ви отримуєте два варіанти створення списків у Microsoft Lists – почати з нуля або скористатися одним із вбудованих шаблонів. На домашній сторінці Microsoft Lists натисніть Новий список і виберіть один із шаблонів за замовчуванням.
На основі вашого використання або вподобань ви можете вибрати такий шаблон, як засіб відстеження проблем, запити на подорож, розклад вмісту тощо. На відміну від Поняття, немає способу переглянути створені спільнотою шаблони в списках Microsoft.
Вибравши шаблон, натисніть Використовувати шаблон, і ви готові використовувати його у своєму обліковому записі.
2. Персоналізуйте свій список
Маючи справу з десятками списків у списках Microsoft, важливо персоналізувати їх, щоб не було труднощів знайти відповідний список.
Коли ви створюєте новий список, ви можете дати йому унікальну назву, опис, вибрати колір і піктограму. Варіанти обмежені, але це все одно краще, ніж у конкурентів, таких як Trello.
3. Додати нові списки предметів
На основі вибраного шаблону у вас є кілька варіантів, щоб додати запис до списків Microsoft.
Натисніть кнопку «Додати новий елемент» угорі, і відкриється меню, щоб додати деталі завдання/проблеми, як-от назва, описи, статус, термін виконання, дата публікації, опублікована URL-адреса тощо.
4. Створити новий перегляд
Ви також можете переглянути додані записи у форматі Календар і Галерея. Ось як.
Крок 1: Натисніть значок + угорі, і відкриється меню Створити перегляд.
Крок 2: Виберіть Календар або Галерея в меню Показати як.
Натисніть кнопку Створити внизу, і ви зможете перевірити новий вигляд у меню з трьома крапками.
5. Безпосередньо редагувати записи
За замовчуванням Microsoft Lists вимикає безпосередньо редагування в списках. Ви повинні вибрати список і натиснути на піктограму редагування вгорі, щоб внести зміни. Це може зайняти багато часу. Замість цього ви можете натиснути «Вийти з перегляду сітки» та безпосередньо додавати нові записи та редагувати наявні.
6. Додати новий стовпець
На основі вибраного шаблону списки будуть мати необхідні стовпці. Ви можете прокручувати по горизонталі та натиснути опцію Додати стовпець, щоб вибрати тип стовпця, який потрібно додати до списків.
Ви можете вибрати один рядок тексту, кілька рядків тексту, число, так/ні опитування, персону тощо.
Ви також можете вибрати наявні стовпці та натиснути кнопку зі стрілкою вниз, щоб видалити їх.
7. Додайте список до улюблених
Під час роботи з кількома проектами, засобами відстеження проблем та іншими базами даних може бути важко знайти список, який ви шукаєте.
На домашній сторінці списків Microsoft клацніть маленьку зірочку у верхній частині списку, і програмне забезпечення додасть її до вибраного. Тепер ви можете легко отримати доступ до нього з окремого меню «Вибране».
8. Редагувати стовпець
Бажаєте відредагувати наявний стовпець з додатковими відомостями? Ви можете легко зробити це з меню «Редагувати стовпець».
Давайте візьмемо стовпець «Статус» як приклад і відредагуємо його у списку.
Крок 1: Клацніть піктограму зі стрілкою вниз біля стовпця Статус.
Крок 2: Перейдіть до Налаштування стовпців і виберіть Редагувати.
Крок 3: Ви можете додати нове ім’я, опис, змінити тип стовпця і навіть внести зміни у вихідні варіанти.
Ви також можете розширити меню додаткових параметрів і дозволити вибір із кількома варіантами для стовпців. Натисніть кнопку Зберегти, щоб застосувати всі зміни.
9. Поділіться списком
Хоча списки Microsoft ідеально підходять для особистого використання та можуть використовуватися членами команди. Ви можете відстежувати проблеми, активи, процедури, контакти, інвентар тощо за допомогою співпраці з іншими.
На головній сторінці списків клацніть меню з трьома крапками та виберіть Поділитися. Ви можете поділитися посиланням на проект і навіть зайти в меню налаштувань посилання, щоб внести зміни.
У меню налаштувань посилання ви можете додавати елементи редагування, встановлювати терміни дії та навіть встановлювати пароль, щоб запобігти несанкціонованому доступу до списку.
10. Експортувати в CSV
Якщо ви хочете відредагувати наявний список у Microsoft Excel або поділитися всім списком у форматі CSV, натисніть Експортувати в CSV, і браузер завантажить список у файлі CSV.
Створення та керування базою даних у списках Microsoft
У списках Microsoft для споживачів досі не вистачає таких корисних засобів, як правила для автоматизації списку та доступу до мобільних додатків. Він доступний лише для користувачів Education і Enterprise.
Списки Microsoft заповнюють важливу прогалину Екосистема Microsoft 365. Вам більше не потрібно покладатися на такі програми, як Trello або Notion, для створення баз даних або керувати проектами. Ви можете робити все зі списками, використовуючи його тісну інтеграцію з програмами Office. Як ви плануєте використовувати списки Microsoft? Поділіться своїми ідеями в коментарях нижче.