Посібник із використання автозаповнення та флеш-заповнення в Microsoft Excel

У програмі Microsoft Excel ви могли стикатися з її функціями Flash Fill або AutoFill. Ці дві функції допомагають скоротити час, необхідний для повне введення даних завдання в електронній таблиці. Однак не плутайте одне з одним і намагайтеся використовувати їх як взаємозамінні.

Обидві функції заповнення можуть розпізнавати та повторювати шаблони даних. Однак якщо Flash Fill може розпізнавати, повторювати та коригувати шаблон даних відповідно до попередніх записів користувача, AutoFill не може. Він лише відчуває та повторює шаблони. Таким чином, що складніший ваш шаблон даних, то менша ймовірність використання автозаповнення. Ось як використовувати обидва в Excel.

Як використовувати автозаповнення в Microsoft Excel

Функція автоматичного заповнення Microsoft Excel підходить для заповнення клітинок даними, які відповідають простому шаблону або послідовності. Ви також можете використовувати його для заповнення клітинок, які спираються на дані в інших заповнених клітинках. Наприклад, якщо у вас є числа (1,2,3) або дні тижня (понеділок, вівторок) у клітинці, автозаповнення може допомогти заповнити наступне входження в ряд.

У той же час, якщо ви просто хочете повторити ті самі дані в кількох клітинках, автозаповнення може допомогти в цьому. Ось різні способи використання автозаповнення в Microsoft Excel:

Для автоматичного заповнення клітинок однаковими даними

Якщо ви хочете, щоб одні й ті самі дані копіювались у клітинках вашого робочого аркуша Excel, замість копіювання та вставлення, автозаповнення є швидшим варіантом. Ось як це зробити:

Крок 1: Натисніть кнопку «Пуск» на панелі завдань і введіть Excel для пошуку програми.

Крок 2: У результатах натисніть програму або документ Microsoft Excel, щоб відкрити їх.

крок 3: На робочому аркуші Microsoft Excel введіть зразок даних, які потрібно відтворити в клітинках. У цьому випадку ми використовуємо дні тижня як приклад і ввели понеділок у клітинку.

крок 4: Наведіть курсор на клітинку з даними та клацніть її, щоб навколо клітинки з’явилася рамка.

крок 5: Перемістіть курсор у праву нижню частину клітинки, доки не побачите a + знак, що представляє маркер заповнення.

Крок 6: Перетягніть маркер заповнення до наступної клітинки, і Excel заповнить її. Зауважте, що під час роботи з даними з відомим шаблоном, наприклад, днями тижня, під час використання автозаповнення Excel заповнить клітинки наступним елементом із серії. Якщо це трапиться під час спроби просто відтворити дані, перейдіть до кроку 7.

Крок 7: Після використання маркера заповнення ви побачите спливаючу піктограму «Параметри автоматичного заповнення». Натисніть значок.

Крок 8: У показаних параметрах автозаповнення виберіть «Копіювати клітинки». Це гарантує, що коли ви продовжуєте використовувати дескриптор заповнення в клітинках, ваші дані будуть скопійовані, а не заповнені як ряд.

Крок 9: Перетягніть маркер заповнення до наступної клітинки, щоб продовжити копіювання даних.

Для заповнення серії

Якщо у вас є простий ряд або послідовність, які ви хочете заповнити в клітинках, автозаповнення може виконати це завдання за вас. Ось як:

Крок 1: Натисніть кнопку «Пуск» на панелі завдань і введіть Excel для пошуку програми.

Крок 2: У результатах натисніть програму або документ Microsoft Excel, щоб відкрити їх.

крок 3: На робочому аркуші Microsoft Excel введіть зразок даних, які потрібно відтворити в клітинках. У цьому випадку ми використовуємо дні тижня як приклад і ввели понеділок у клітинку.

крок 4: Помістіть курсор на клітинку з даними та клацніть її, щоб навколо неї з’явилася рамка.

крок 5: Перемістіть курсор у праву нижню частину комірки, доки не побачите a + знак, що представляє маркер заповнення.

Крок 6: Перетягніть маркер заповнення до наступної клітинки, і Excel заповнить її.

Крок 7: Щоб переглянути інші параметри заповнення, клацніть значок «Параметри автоматичного заповнення».

Крок 8: Виберіть потрібний тип заливки:

• Серія заповнення
• Лише форматування заповнення
• Заповнити без форматування
• Дні заповнення
• Заповнити будні

Зауважте, що Заповнити дні та заповнити дні тижня відображатиметься, лише якщо ваші початкові дані стосуються днів тижня. Якби ваш початковий запис стосувався днів місяця, ви б побачили Заповнити місяці варіант.

Як використовувати Flash Fill у Microsoft Excel

Функція флеш-заповнення Excel підходить для заповнення клітинок даними, які відповідають складному шаблону або послідовності. Наприклад, якщо ви намагаєтеся розділити дані на різні стовпці або об’єднати дані з кількох стовпців в один. Поки у вас є зразок того, що ви хочете, і узгодженість даних, Flash Fill може допомогти вам відтворити інформацію в кількох клітинках.

Ось різні способи використання FlashFill у Microsoft Excel:

Щоб розділити дані на стовпці

Якщо ви намагаєтеся розділити числа, дати або будь-яку форму тексту на різні стовпці, ось як це зробити:

Крок 1: Натисніть кнопку «Пуск» на панелі завдань і введіть Excel для пошуку програми.

Крок 2: У результатах натисніть програму або документ Microsoft Excel, щоб відкрити їх.

крок 3: Переконайтеся, що на робочому аркуші Microsoft Excel є дані для розділення в одному стовпці. Крім того, створіть інший або кілька стовпців для даних, які потрібно розділити. У цьому випадку ми використовуємо дати як приклад і намагаємося розділити їх на стовпці днів, місяця та року відповідно.

крок 4: Введіть приклад у наступні стовпці, де ви хочете розділити дані. Тобто, як ви хочете розділити дані.

крок 5: Клацніть стовпець, що містить один із нових зразків наборів даних.

Крок 6: На стрічці Excel натисніть вкладку Дані.

Крок 7: У групі Data Tools натисніть Flash Fill, і Excel повторить той самий шаблон для інших рядків. Крім того, ви можете натиснути комбінацію клавіш Ctrl + E, щоб використовувати Flash Fill.

Крок 8: Повторіть це для інших стовпців, доки всі стовпці не будуть заповнені.

Щоб об’єднати дані в одному стовпці

Якщо ви намагаєтеся об’єднати числа, дати або будь-яку форму тексту в один стовпець, ось як це зробити за допомогою Flash Fill:

Крок 1: Натисніть кнопку «Пуск» на панелі завдань і введіть Excel для пошуку програми.

Крок 2: У результатах натисніть програму або документ Microsoft Excel, щоб відкрити їх.

крок 3: Переконайтеся, що на робочому аркуші Microsoft Excel є стовпці з даними, які потрібно об’єднати. Крім того, створіть ще один стовпець для нової комбінації даних. У цьому випадку ми використовуємо імена як приклад і намагаємося мати функцію «Ім’я» та «Прізвище» в одному стовпці «Ім’я».

крок 4: У стовпці, де потрібно об’єднати дані, введіть приклад. Тобто, як ви хочете об’єднати дані.

крок 5: Натисніть комбінацію клавіш Ctrl + E або натисніть кнопку Flash Fill на вкладці «Дані» стрічки Excel, щоб спалахнути заливку для інших клітинок.

Використання автозаміни та автозаповнення в Excel

Дві інші функції в Excel, такі як флеш-заповнення та автозаповнення, які помилково приймають одна за одну Автовиправлення та автозаповнення. Ці дві функції відрізняються, оскільки служать різним цілям. Однак обидва вони допомагають заощадити час на введення даних.