Як використовувати електронну таблицю Microsoft для порівняння для аналізу версій файлів Excel
Різне / / November 29, 2021
Microsoft Excel має функцію, яка дозволяє користувачам відстежувати зміни, внесені до робочої книги. Однак, як тільки зміни прийняті в робочій книзі, слід змін втрачається назавжди. Отже, що станеться, коли вам потрібно повернутися або звернутися до попередньої версії книги?
Варіант, який ви можете спробувати, — це порівняння електронних таблиць Microsoft. Порівняння електронних таблиць Microsoft дозволяє користувачам легко порівнювати дві версії файлу Excel. Потім інструмент виділяє відмінності між двома файлами, що дозволяє легко помітити зміни.
Вимоги до використання порівняння електронних таблиць Microsoft
Ви можете отримати доступ до порівняння електронних таблиць Microsoft у Microsoft 365, Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016 і Office Professional Plus 2019. Доступ до інструменту можна отримати з групи програм Microsoft Office Tools.
Щоб порівняння працювало, необхідно мати різні версії електронної таблиці. Потім інструмент аналізує файли та виділяє відмінності за певними критеріями. Ось як це працює:
Також на Guiding Tech
Як проаналізувати дві версії книги за допомогою електронних таблиць Microsoft, порівняння
Щоб проаналізувати різні версії книги, потрібно імпортувати обидві книги за допомогою інструмента Порівняння електронних таблиць. Ось як це зробити:
Крок 1: У меню «Пуск» знайдіть «Порівняння електронних таблиць» і запустіть його.
Крок 2: На вкладці «Головна» в групі «Порівняти» виберіть «Порівняти файли», щоб відкрити діалогове вікно.
Крок 3: У діалоговому вікні Порівняти файли виберіть піктограму Файл поруч із параметром Порівняти (старіший файл). Виберіть файл Excel у Провіднику і натисніть кнопку Відкрити.
Крок 4: Виберіть піктограму «Файл» поруч із параметром «Кому (новіший файл)» у діалоговому вікні «Порівняти файли». Виберіть файл Excel у Провіднику і натисніть кнопку Відкрити.
Крок 5: Натисніть OK, щоб почати процес порівняння.
Примітка: Якщо ви виявите, що порядок порівняння файлів змішаний, ви можете натиснути «Змінити», щоб змінити положення кожної книги.
Крок 6: Ви можете спростити аналіз аналізу інструментом порівняння електронних таблиць, поставивши або знявши прапорці в нижньому лівому куті інструмента. Нижче пояснюється функція деяких прапорців:
- Введені значення: він підкреслює зміну введених даних у робочих книгах.
- Розрахункові значення: він підкреслює різницю в обчислених значеннях у робочих книгах.
- Формули: він підкреслює зміну формул у робочих зошитах.
- Імена: він підкреслює різницю в іменах осередків у книгах.
- Макроси: він підкреслює різницю в коді VBA в книгах.
Графік у нижньому правому куті інструмента ранжирує різні типи змін у книзі. Цей графік можна використовувати для визначення змін, які найчастіше відбуваються в робочих книгах.
Також на Guiding Tech
Як експортувати результати порівняння з електронних таблиць Microsoft Compare
Після того, як ви клацнете «Ок» для порівняння електронних таблиць, щоб проаналізувати зміни у ваших робочих аркушах, виявлені зміни будуть виділені різними кольорами тексту та заповнення клітинок. Результати порівняння можна використовувати безпосередньо в інструменті або експортувати на іншу платформу. Ось як це зробити:
Експортувати результати порівняння в Microsoft Excel
Експортуючи результати порівняння в Microsoft Excel, ви можете провести подальший аналіз. Ось як експортувати:
Крок 1: На стрічці інструмента Порівняння електронних таблиць виберіть Експорт результатів, що запустить Провідник файлів.
Крок 2: Виберіть місце, куди ви хочете зберегти файл, і введіть назву для файлу.
Крок 3: Виберіть Зберегти.
Тепер порівняльний аналіз має бути доступний у збереженому місці.
Також на Guiding Tech
Копіювати результати порівняння в буфер обміну
Якщо ви хочете використовувати результати порівняння на будь-якій іншій платформі, крім Microsoft Excel, найкращим варіантом є копіювання в буфер обміну. Ось як це зробити:
Крок 1: На стрічці інструмента Порівняння електронних таблиць виберіть Копіювати результати в буфер обміну.
Крок 2: Запустіть програму, щоб вставити скопійовані дані.
Крок 3: Виберіть Ctrl + V на клавіатурі, щоб вставити.
Обмеження порівняння електронних таблиць
Ось і все про те, як використовувати порівняння електронних таблиць Microsoft для порівняння різних версій файлу Excel. Однак інструмент має серйозне обмеження, оскільки зміни, зазначені в порівнюваних книгах, не можуть бути прийняті або відхилені. Інструмент лише показує аркуші Excel поруч і підкреслює зміни, щоб користувачам було легше їх ідентифікувати.