Як налаштувати режим поза офісом у Gmail на мобільному телефоні та комп’ютері
Різне / / September 28, 2023
Керувати своєю електронною поштою, коли ви не на роботі чи у відпустці, може бути складно. Саме тут стане в нагоді функція Gmail Out of Office (OOO). У цій статті ми покажемо вам, як налаштувати режим «Не на місці» в Gmail. Але перш ніж ми заглибимося в налаштування цієї важливої функції, давайте розберемося, що таке функція «Поза офісом» у Gmail.
Функція «Поза офісом», яка в Gmail часто називається «Автовідповідач» у відпустці, є потужним інструментом, який дає вам змогу автоматизувати відповіді на електронні листи, коли ви недоступні для особистої відповіді на електронні листи. Він інформує ваших контактів/колег про те, що вас зараз немає в офісі, ви перебуваєте у відпустці або недоступні протягом тривалого часу.
Ця функція допомагає підтримувати професіоналізм, підтверджуючи електронні листи та надає важливу інформацію, таку як дати вашої відсутності та додаткове спеціальне повідомлення. Розуміючи це, давайте почнемо з того, що вам потрібно знати, перш ніж виходити з офісу чи надсилати повідомлення в Gmail.
Що потрібно знати, перш ніж виходити за межі офісу в Gmail
Ось кілька важливих речей, які слід знати, перш ніж налаштовувати автоматичну відповідь "не на місці" у своєму обліковому записі Gmail:
- Перш ніж налаштувати повідомлення про відсутність на місці, виберіть правильні дати початку та завершення. Переконайтеся, що ваше повідомлення про відсутність на місці починається, коли ви будете недоступні, і закінчується, коли ви повертаєтеся на роботу.
- Хоча дуже важливо повідомити, що вас немає, персоналізуйте своє повідомлення про відсутність на робочому місці, включивши такі деталі, як як причину вашої відсутності, альтернативну контактну особу та коли одержувач може розраховувати на відповідь ви.
- Переконайтеся, що у вас є доступ до налаштувань Gmail на вашому мобільному пристрої або альтернативний спосіб вимкнути повідомлення про відсутність на роботі, якщо ваші плани зміняться, і вам доведеться повернутися на роботу раніше, ніж очікувалося.
- Перш ніж завершити надсилання повідомлення про відсутність на місці, надішліть тестовий електронний лист на особисту електронну адресу або колезі, щоб переконатися, що автоматична відповідь працює належним чином і виглядає професійно.
Враховуючи ці фактори, ви можете налаштувати повідомлення про відсутність у Gmail у своїй відсутності. Переходимо до етапів і методів.
Читайте також: Як використовувати інструмент AI для написання в Gmail і Google Docs
Як налаштувати відповідь поза офісом у мобільній програмі Gmail
Налаштування автовідповідача в Gmail може здатися складним, але це не так. У додатках для iOS і Android ці дії досить прості. Давайте почнемо.
Крок 1: запустіть програму Gmail на своєму пристрої Android або iOS. Торкніться значка меню гамбургера у верхньому лівому куті.
Крок 2: на лівій панелі прокрутіть униз до Налаштувань. На наступному екрані, якщо у вас під’єднано кілька облікових записів, виберіть обліковий запис, для якого потрібно ввімкнути Автовідповідач «Не на місці» або «Відпустка».
Крок 3: у розділі «Налаштування» прокрутіть униз і виберіть «Автовідповідач». А потім увімкніть його.
Крок 4: настав час встановити перший і останній дні вашого періоду відсутності на роботі або періоду відпустки, залежно від вашого регіону.
Примітка: ваш останній день буде вибрано за умовчанням через тиждень після першого дня. Однак ви можете налаштувати його відповідно до своєї шкали часу. Крім того, ви можете встановити для параметра «Останній день» значення «Немає», якщо ви не бажаєте мати кінцеву дату.
Крок 5: коли дні вибрано, додайте тему та повідомлення, яке потрібно надіслати користувачам, які звертаються протягом хронології.
Крок 6: Тепер виберіть, чи потрібно надсилати повідомлення лише вашим контактам чи колегам. Нарешті торкніться Готово.
Це воно. Ви налаштували автоматичну відповідь на електронні листи, які ви отримуєте під час відпустки чи поза офісом. Після встановленого останнього дня автовідповідач буде відключено. Однак, якщо ви хочете вимкнути його раніше, виконайте наведені вище дії та вимкніть його.
Проте, якщо ви хочете налаштувати та налаштувати автовідповідач у Gmail на робочому столі, продовжуйте читати.
Читайте також: Як створити правила фільтрації електронних листів у Gmail
Налаштуйте повідомлення «Не на роботі» або «Я не вдома» в Gmail на комп’ютері
Додавання теми та повідомлення, а також увімкнення автовідповідача однакові на комп’ютері та мобільному пристрої. Однак доступ і налаштування дещо відрізняються. Дотримуйтеся наведених нижче інструкцій.
Крок 1: перейдіть на веб-сайт Gmail, використовуючи облікові дані свого облікового запису, де ви хочете налаштувати функцію «Поза офісом».
Крок 2: увійшовши в систему, клацніть значок «Налаштування» (шестерні) у верхньому правому куті.
Перейдіть на веб-сайт Gmail
Крок 3: перейдіть до опції «Переглянути всі налаштування» зі спадного меню.
Ви перейдете на сторінку налаштувань Gmail.
Крок 4: у розділі «Загальні» прокрутіть сторінку донизу. Ви побачите параметри автовідповідача.
Примітка: Залежно від вашого геолокації, відповідь про відпустку може називатися «Автовідповідь про відсутність на місці». Однак для всіх регіонів параметри залишаються незмінними.
Крок 5: Тепер настав час встановити діапазон дат, коли вас буде поза офісом. Виберіть Перший день, який буде датою початку вашої відпустки.
Примітка: установіть прапорець Останній день; інакше Gmail надсилатиме повідомлення про відсутність на місці, доки ви вручну не вимкнете їх.
Крок 6: Після встановлення діапазону дат ви повинні написати тему та ввести повідомлення у вікні повідомлення, яке потрібно надіслати автоматично.
Крок 7: Тепер виберіть із двох варіантів; «Надсилати відповідь лише людям із моїх контактів» або «Надсилати відповідь лише людям із [Назва компанії]».
Примітка: Ви також можете вибрати обидва варіанти.
Крок 8: Нарешті натисніть кнопку «Зберегти зміни» внизу.
Ось так. Ви успішно встановили автоматичну відповідь для користувачів "Не на місці" в Gmail. Тепер, коли ви ввімкнули опцію, продовжуйте читати, щоб поділитися нею з колегами.
Як знайти та поділитися своїм статусом Gmail "Не на роботі".
Поділитися своїм статусом Gmail «Не на роботі» на комп’ютері та мобільному пристрої дуже просто. Вам просто потрібно створити подію у своєму календарі Google що охоплює весь день. Створивши подію Google Calendar, поділіться ним зі своїми колегами.
Коли хтось почне писати вам електронний лист, він побачить, що вас немає в офісі. Це не завадить їм надіслати вам повідомлення. Ваш статус події "не на місці" також відображатиметься лише для людей, які мають дозвіл на його перегляд.
Крім того, ви можете встановити свій робочий час замість цього. Якщо у вас виникли запитання, перегляньте розділ поширених запитань нижче.
Поширені запитання щодо роботи поза офісом у Gmail
Ні, вбудована функція автовідповідача Gmail не дозволяє встановлювати різні повідомлення для внутрішніх і зовнішніх контактів. Те саме повідомлення буде надіслано на всі вхідні електронні листи протягом періоду вашого OOO.
Автовідповідач Gmail надсилатиме відповідь про відсутність на робочому місці на кожну унікальну електронну адресу кожні 4 дні. Якщо один і той самий відправник напише вам кілька електронних листів, він отримуватиме вашу автоматичну відповідь лише раз на 4 дні.
Спілкуйтеся без проблем
Тепер, коли ви знаєте, як налаштувати режим «Не на роботі» в Gmail, ви можете підтримувати професійне спілкування, навіть коли ви є від вашої електронної пошти, гарантуючи, що ваші контакти будуть проінформовані про вашу відсутність і можуть очікувати затримки відповіді. Ви також можете почитати як змінити ім'я Gmail.
Востаннє оновлено 23 вересня 2023 р
Стаття вище може містити партнерські посилання, які допомагають підтримувати Guiding Tech. Однак це не впливає на нашу редакційну чесність. Вміст залишається неупередженим і автентичним.