Як використовувати перевірку даних у Microsoft Excel
Різне / / October 05, 2023
Один додаток, який часто використовується для завдання на введення даних це Microsoft Excel. За допомогою Microsoft Excel ви можете створити форму даних, документувати інформацію у формі та використовувати інші інструменти в Excel для аналізу інформації. Однак аналіз, виконаний у Microsoft Excel, буде настільки точним, наскільки точні надані дані.
![How_to_Use_Data_Validation_in_Microsoft_Excel](/f/b65748bf12d40b3995b51011c180f2b1.jpg)
Одним із способів забезпечити точність і відповідність даних є використання перевірки даних. Функція перевірки даних у Microsoft Excel обмежує інформацію, яку можна надати в комірці. Він також може надавати користувачеві інструкції щодо того, що вводити в клітинку. Ось як використовувати перевірку даних у Microsoft Excel.
Як налаштувати правило перевірки даних у Microsoft Excel
За допомогою перевірки даних ви можете обмежити тип інформації, яку ви хочете мати в клітинці. Наприклад, ви можете обмежити клітинку лише для прийняття дати, числа, десяткового дробу тощо. Ви також можете створити розкривний список за допомогою перевірки даних. Ось як це зробити:
Крок 1: Натисніть кнопку «Пуск» на панелі завдань, щоб відкрити меню «Пуск» і введіть текст Excel для пошуку програми.
![](/f/eb6032c128fd46cdd341461d364b2631.jpg)
Крок 2: У результатах натисніть програму або книгу Microsoft Excel, щоб відкрити їх.
![](/f/4228c0ff519ddf38cb802c5bdfa5e7f0.jpg)
крок 3: У робочій книзі Excel виберіть комірку або комірки, до яких потрібно ввести правило перевірки даних.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 1](/f/b1be810aec662b362dbf92cb7fea875b.png)
крок 4: На стрічці Excel натисніть вкладку Дані.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 2](/f/5efbefaf14634b679725d2cee0c93190.png)
крок 5: У групі Інструменти даних клацніть спадне меню Перевірка даних.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 3](/f/1825349c2024147dee6bec92013778c3.png)
Крок 6: У спадному меню натисніть Перевірка даних.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 4](/f/11566b0c9d2b30ef33d0ca1b6f1dde38.png)
Крок 7: У спливаючому вікні «Перевірка даних» натисніть вкладку «Параметри».
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 5](/f/6d83639ee0fe0f94f7671ee906d6d4f5.png)
Крок 8: Натисніть спадне меню під меню «Дозволити».
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 8](/f/1df62bc69081f1a5715ff902e7679142.png)
Крок 9: У спадному меню виберіть будь-який із наведених нижче варіантів.
- Будь-яке значення: до клітинок не застосовуються критерії перевірки даних.
- Ціле число: дозволяє ціле число між мінімальним і максимальним встановленими значеннями.
- Десятковий: дозволяє встановити десятковий дроб між мінімальним і максимальним значеннями.
- Список: дозволяє створювати розкривний список для вибору значень користувачами.
- Дата: дозволяє дані в межах установлених мінімальних і максимальних значень.
- Час: Дозволяє час у межах встановлених мінімальних і максимальних значень.
- Довжина тексту: дозволяє текст із певною кількістю символів.
- Спеціальний: дозволяє користувачам встановлювати спеціальну формулу.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 9](/f/8b8f8da0e304341a408af05a753eca38.png)
Якщо ви вибрали «Список» і «Настроюваний», перейдіть до кроку 10 після введення джерела списку або формули у наданій таблиці. Якщо ви вибрали параметри Ціле число, Десяткове число, Дата, Час і Довжина тексту, перейдіть до кроку 12.
Крок 10: Натисніть спадне меню під меню «Дані» та виберіть будь-яку з цих умов:
- між: значення, дозволені для клітинки, мають бути в межах зазначеного діапазону.
- не між: значення, дозволені для комірки, мають бути поза вказаним діапазоном,
- дорівнює: значення, введене в клітинку, має точно відповідати вказаному.
- не дорівнює: значення, введене в комірку, має відрізнятися від зазначеної межі.
- більше ніж: значення, введене в клітинку, має бути вищим за вказаний мінімум.
- менше ніж: значення, введене в клітинку, має бути нижчим від зазначеного максимуму.
- більше або дорівнює: значення, введене в клітинку, має бути вище або дорівнювати вказаному мінімуму.
- менше або дорівнює: значення, введене в клітинку, має бути нижче або дорівнювати вказаному максимуму.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 10](/f/431deb6642783a3f715189dc23a14489.png)
Крок 11: У полях Мінімум і/або Максимум введіть обмеження даних.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 11](/f/3e823cbc28bf3a9dc6d2cd8c9c86c626.png)
Крок 12: Натисніть OK, щоб зберегти зміни.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 12](/f/d33a0555aa7bb526db8a2123017dacbc.png)
Як додати вхідні повідомлення для перевірки даних у Microsoft Excel
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 20](/f/c5dbbedbbeafb5cd3a70a92b718bd69c.png)
Тепер, коли у вашому Excel налаштовано перевірку даних, надані дані мають відповідати встановленим обмеженням. Однак ви можете налаштувати відображення повідомлення, коли інші клацають клітинки перевірки. Таким чином вони знають, який тип даних потрібен. Ось як можна налаштувати вхідне повідомлення.
Крок 1: В електронній таблиці Excel виділіть комірки, у яких має відображатися вхідне повідомлення.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 1](/f/b1be810aec662b362dbf92cb7fea875b.png)
Крок 2: На стрічці Excel натисніть вкладку Дані.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 2](/f/5efbefaf14634b679725d2cee0c93190.png)
крок 3: У групі Інструменти даних клацніть спадне меню Перевірка даних.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 3](/f/1825349c2024147dee6bec92013778c3.png)
крок 4: У спадному меню натисніть Перевірка даних.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 4](/f/11566b0c9d2b30ef33d0ca1b6f1dde38.png)
крок 5: У спливаючому вікні Перевірка даних клацніть вкладку Вхідне повідомлення.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 6](/f/8d208b1e4ea4ba27caa1f33b6915ba4d.png)
Крок 6: Поставте прапорець поруч із «Показувати вхідне повідомлення, коли клітинку вибрано».
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 13](/f/19ba3cecc9787e5c3302172aefd0a694.png)
Крок 7: У полях Текст і Введення повідомлення введіть бажаний текст.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 14](/f/c226f1ae185347befdb3b016c9e17f7a.png)
Крок 8: Натисніть OK, щоб зберегти зміни.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 15](/f/f8a553ae1cd20220805b151c9078d192.png)
Як додати повідомлення про помилки для перевірки даних у Microsoft Excel
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 21](/f/2eebf814410176facb9d2fd0fb20feb3.png)
Коли користувачі вводять неправильну інформацію в клітинку перевірки даних, ви можете налаштувати повідомлення про помилку, яке з’являється. Ось як це зробити:
Крок 1: В електронній таблиці Excel виділіть комірки, у яких має відображатися вхідне повідомлення.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 1](/f/b1be810aec662b362dbf92cb7fea875b.png)
Крок 2: На стрічці Excel натисніть вкладку Дані.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 2](/f/5efbefaf14634b679725d2cee0c93190.png)
крок 3: У групі Інструменти даних клацніть спадне меню Перевірка даних.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 3](/f/1825349c2024147dee6bec92013778c3.png)
крок 4: У спадному меню натисніть Перевірка даних.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 4](/f/11566b0c9d2b30ef33d0ca1b6f1dde38.png)
крок 5: У спливаючому вікні Перевірка даних клацніть вкладку Сповіщення про помилку.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 7](/f/767e3f4afec566c69af9dbf9617450c5.png)
Крок 6: Поставте прапорець поруч із «Показувати сповіщення про помилку після введення недійсних даних».
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 16](/f/63919ba15f5b3c53f28e49f58091f828.png)
Крок 7: Клацніть розкривне меню під полем «Стиль» і виберіть із наведених нижче параметрів символ, який потрібно відображати для повідомлення про помилку:
- СТІЙ
- УВАГА
- Інформація
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 17](/f/55e1e8c8487f27bc1c7f87d16ef42bc2.png)
Крок 8: У полях «Заголовок» і «Повідомлення про помилку» введіть бажаний текст.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 18](/f/dae12e32b8bcf6e37b2f66694568fe24.png)
Крок 9: Натисніть OK, щоб зберегти зміни.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 19](/f/876ef80e7c5ed9f8fdda5d2f6bd0ccf5.png)
Як видалити правила перевірки даних у Microsoft Excel
Ось як ви можете видалити правило перевірки даних із клітинки в Microsoft Excel:
Крок 1: В електронній таблиці Excel виберіть комірки, з яких потрібно видалити правила перевірки даних.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 1](/f/b1be810aec662b362dbf92cb7fea875b.png)
Крок 2: На стрічці Excel натисніть вкладку Дані.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 2](/f/5efbefaf14634b679725d2cee0c93190.png)
крок 3: У групі Інструменти даних клацніть спадне меню Перевірка даних.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 3](/f/1825349c2024147dee6bec92013778c3.png)
крок 4: У спадному меню натисніть Перевірка даних.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 4](/f/11566b0c9d2b30ef33d0ca1b6f1dde38.png)
крок 5: У спливаючому вікні «Перевірка даних» натисніть вкладку «Параметри».
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 5](/f/6d83639ee0fe0f94f7671ee906d6d4f5.png)
Крок 6: Натисніть кнопку «Очистити все» внизу спливаючого вікна, щоб очистити всі записи.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 23](/f/264722c183af67e17ac715463416649e.png)
Крок 7: Натисніть OK, щоб зберегти зміни.
![як використовувати перевірку даних у microsoft excel 24](/f/1da323227ce80decc041331cd7f6f4eb.png)
Використання історії версій у Microsoft Excel
На відміну від Microsoft Word, функція відстеження змін у Microsoft Excel не дуже детальна. Через це важко визначити зміни, внесені в Excel, переглядаючи історію змін. Однак ви можете використовувати історію версій вашого Excel файл для порівняння та виявлення відмінностей між файлами.
Востаннє оновлено 4 жовтня 2023 р
Стаття вище може містити партнерські посилання, які допомагають підтримувати Guiding Tech. Однак це не впливає на нашу редакційну чесність. Вміст залишається неупередженим і автентичним.