5 найкращих практичних порад для безпечного використання Microsoft Office 365
Різне / / November 29, 2021
Microsoft Office вважається найулюбленішим варіантом у наборі продуктивності. Популярним програмним забезпеченням користується мільйони споживачів і підприємств навколо світу. Він також міцно контролює сектор підприємств. Ось чому стає все більш необхідним безпечно використовувати Office 365, онлайн-версії для легкої співпраці.
Компанія пропонує широкий асортимент персональних, Бізнес, та плани Enterprise. З кожним планом ви отримуєте доступ до програм Office, OneDrive тощо разом із деякими умовами. Звичайно, ви збираєтеся створювати, редагувати та зберігати особисту, а також конфіденційну інформацію за допомогою Microsoft Word, Excel та OneDrive.
Тому важливо посилити безпеку під час процесу редагування, перегляду та обміну.
У цій публікації я розповім вам про п’ять найкращих способів безпечного використання Office 365. Використовуйте ці вимірювання і не хвилюйтеся від крадіжки даних або будь-якого неправильного використання. Давайте розпочнемо.
Отримайте Office 365
1. Використовуйте надійний пароль і ввімкніть 2FA
Цей неважливий. Під час створення облікового запису Microsoft використовуйте надійний пароль із комбінацією літер, цифр і спеціальних символів.
Якщо ви турбуєтеся про їх запам'ятовування, то я б порадив вам інвестувати в менеджер паролів. Існує багато можливих пропозицій, таких як LastPass, Enpass, 1Пароль, SafeInCloud тощо.
Ви можете використовувати їхній вбудований генератор паролів та автоматичний вхід на iOS та Android для безпроблемного входу.
Вибір надійного пароля є частиною процесу. Я настійно рекомендую вам посилити безпеку, використовуючи двофакторну аутентифікацію.
Не вибирайте лише перевірку номера мобільного телефону. Було багато випадків, коли хакери могли отримати доступ до облікового запису особи за допомогою заміни SIM-карти, а потім прочитати одноразовий пароль із повідомлень. Нещодавньою жертвою став генеральний директор Twitter Джек Дорсі таких практик.
Використовуйте Програми 2FA (двофакторна аутентифікація). які генерують випадкові коди за певний період. Введіть цей код після екрана пароля. Authy був би моїм кращим вибором для підтримки кількох платформ і можливостей синхронізації.
Також на Guiding Tech
2. Захист конфіденційних документів паролем
Щоб невідомі відкривали та отримувати доступ до конфіденційних документів, ви завжди можете захистити документи паролем за допомогою вбудованого інструмента для паролів.
Натисніть меню «Огляд» на панелі стрічки, торкніться «Захистити документ», і діалогове вікно дозволить вам додати паролі та деякі правила щодо нього.
Говорячи про правила, ви можете додати пароль для перегляду документа, встановити інший пароль, щоб дозволити іншим вносити зміни в документ. Можна також заборонити колегам додавати коментарі за допомогою додаткових опцій.
Ви можете включити цей маленький перемикач у розділі конфіденційності, щоб приховати особисту інформацію з файлу.
3. Додайте дату закінчення до посилання для спільного доступу OneDrive
Програми Office 365 тісно інтегрують хмарну платформу Microsoft OneDrive. Ну, ви також можете використовувати Box і Dropbox, але я рекомендую OneDrive, оскільки він інтегрований за замовчуванням у Windows 10, а також має 1 ТБ пам’яті для передплатників Office 365.
Кожен файл Word, PowerPoint і Excel автоматично зберігається на хмарній платформі Microsoft.
Тепер, коли надаєте спільний доступ до файлу або папки з програми OneDrive, Microsoft пропонує зручний спосіб додати дату й час до цього спільного посилання.
На веб-сайті OneDrive під час надання спільного доступу до папки ви можете натиснути «Поділитися» та вибрати встановлений термін дії. Звідти виберіть час і дату закінчення дії посилання.
Але на мобільному телефоні все трохи складніше. Виконайте наведені нижче дії, щоб виконати ту саму дію в програмах iOS та Android.
Крок 1: Завантажте OneDrive та увійдіть, використовуючи облікові дані та код 2FA.
Крок 2: Перейдіть до папки, якою ви хочете поділитися, і торкніться меню з трьома крапками.
Крок 3: Виберіть поділитися та виберіть налаштування посилання.
Крок 4: Додайте час і дату для зв’язку та ввімкніть перемикач.
Оскільки згадана вище функція пов’язана з OneDrive, ви можете використовувати ту саму техніку, щоб додати термін дії до зображень і відео.
Також на Guiding Tech
4. Додайте пароль до посилань OneDrive
Варіант два, згаданий вище, найчастіше використовується, коли ви хочете одночасно захистити паролем лише один файл. Але якщо ви хочете поділитися 8-10 документами за один раз, це краще захистити посилання OneDrive паролем.
У таких випадках ви можете завантажити всі документи в одну папку на OneDrive.
Тепер відкрийте веб-сайт OneDrive, виберіть папку та торкніться меню спільного доступу. У діалоговому вікні виберіть «Додати пароль», а потім поділіться посиланням на папку.
Особа, яка отримує, повинна буде ввести пароль перед доступом до файлів у ньому.
Я знаю, що рішення не таке настроюване, як параметр розділу, який дозволяє блокувати певні дозволи та приховувати особисті дані. Однак загалом спосіб OneDrive виконує роботу з точки зору додаткового рівня безпеки.
На жаль, ви не можете використовувати цю функцію в мобільних додатках. Він доступний лише в Інтернеті OneDrive.
5. Використовуйте біометричні дані на OneDrive
Як ви вже здогадалися, OneDrive відіграє центральну роль у роботі Office 365.
Будь то OneNote, Word чи Excel, кожен із них зберігає файл у OneDrive. Ось чому важливо забезпечити його безпеку за допомогою біометричних даних у мобільних додатках.
Перейдіть у Налаштування > Безпека та увімкніть FaceID або захист від відбитків пальців для iOS та Android.
Завантажте OneDrive для iOS
Завантажте OneDrive для Android
Також на Guiding Tech
Насолоджуйтесь безпечним досвідом Office 365
Корпорація Майкрософт розуміє потреби споживачів і компаній у забезпеченні безпеки їхніх даних. Тому компанія запровадила кілька заходів безпеки в пакет Office 365.
Нещодавно компанія анонсував Personal Vault для OneDrive, що дозволяє додавати в нього особисті документи з додатковим рівнем безпеки.
Далі: Вам цікаво, що таке Personal Vault, і хочете дізнатися більше про нього? Прочитайте допис нижче, щоб дізнатися більше.