Як надіслати електронний лист на основі відповіді в Google Forms
Різне / / November 29, 2021
Google Forms дає змогу збирати відповіді та думки ваших респондентів різними способами, будь то проста вікторина чи довга анкета. Незважаючи на те, що він має кілька зручних вбудованих функцій, Google Forms поки що не дає змогу надсилати сповіщення електронною поштою собі чи респонденту.
Останній виходить на картинку, якщо ви хочете подякувати користувача за відповідь і час. З іншого боку, якщо ваша форма розрахована на широку аудиторію та має кілька відділів, перебір усіх відповідей забирає багато часу.
На щастя, є кілька обхідних шляхів, за допомогою яких ви можете надсилати електронні листи власнику або окремим особам. Тепер є два шляхи для цього.
Ви можете зняти електронний лист на основі будь-якої відповіді у вашій формі. Або ви можете надіслати його залежно від відповідей, які вибрали користувачі. І, як зазначалося раніше, обидва методи потребують допомоги зовнішнього надбудови. Оскільки ви будете знімати електронний лист зі свого облікового запису, вам потрібно буде надати відповідні дозволи додатку або функції.
Тепер, коли ми все вирішили, давайте почнемо, чи не так?
Також на Guiding Tech
Як надіслати загальний електронний лист за допомогою Google Forms
Надсилання загальних електронних листів користувачеві або власнику, на щастя, не є ракетною наукою. Надбудова Форми сповіщень із влучною назвою дозволяє надсилати користувачам прості листи з подякою.
Отримуйте сповіщення про форму
Крок 1: Після того, як ви створили форму, клацніть меню з трьома крапками праворуч і виберіть Додатки зі списку. Це призведе вас до Google Marketplace.
Крок 2: Тепер знайдіть Сповіщення про форму та натисніть на нього, щоб встановити його.
Далі створіть форму. Якщо ви хочете надіслати електронні листи безпосередньо респонденту, установіть прапорець Збирати електронні листи в розділі Налаштування.
Або ви можете встановити запитання форми, щоб запитати електронний лист від користувача, і позначити його як обов’язкове, як показано нижче.
Крок 3: Після завершення натисніть на маленький значок надбудови та виберіть Сповіщення форм. Ви побачите підказку в нижньому правому куті.
Увімкніть кнопку для електронного листа з подякою.
Як зазначалося раніше, ви можете використовувати поле «Автоматично» або поле «Форма». Виберіть той, який найкраще відповідає вашим вимогам. У той же час ви також можете додати приховану копію для електронного листа, заповнивши поле «Надіслати копію».
Крок 4: Далі додайте тему та текст листа, і все! Збережіть налаштування та натисніть піктограму Попередній перегляд у верхній частині, щоб перевірити, чи працюють поточні конфігурації.
Це просте доповнення, і налаштувати його просто та зрозуміло. А тег Published by Google Cloud також робить його трохи надійним.
Крім перерахованого вище, ви також можете надіслати електронний лист собі (або творцю), коли форма отримає фіксовану кількість відповідей.
Для цього ввімкніть кнопку «Повідомити про відповідь форми». Електронна адреса творця буде автоматично заповнена в полі одержувача. Це не жорстко закодовано, і ви також можете ввести інші адреси електронної пошти.
Після цього додайте поріг сповіщень і натисніть кнопку Зберегти. Відтепер ваша форма стрілятиме електронний лист, коли воно перетинає поріг відповіді.
Також на Guiding Tech
Як надсилати відповіді на основі відповідей
Давайте поставимо це саме туди. Якщо ви хочете надіслати відповіді на основі відповідей у вашій формі, це не так просто, як описано вище. Тут вам доведеться повозитися зі сценарієм програми підключеної електронної таблиці.
На щастя, якщо у вас є проста форма, її легко виконати. У нашому випадку ми маємо просту форму, де ми запитуємо респондентів, де вони вподобають місце відпочинку.
І залежно від відповідей, які вони надають у формі, електронна пошта буде ініційована на встановлену адресу електронної пошти. Звичайно, код можна налаштувати відповідно до вимог вашої форми.
Крок 1: Після створення форми перейдіть на вкладку Відповіді та торкніться маленького значка електронної таблиці праворуч. Це з’єднає вашу форму з електронною таблицею.
Крок 2: Перейдіть до електронної таблиці та натисніть Інструменти > Редактор сценаріїв.
У редакторі сценаріїв вставте наступні рядки коду,
function checkLocation (e) { var subject=""; значення var = e.namedValues; var prefLocation=""; for (Key in values) { var label = Key; var data = значення[Ключ]; prefLocation=дані; Logger.log (дані); } }
Тут e це подія, яка буде ініційована під час надсилання форми, тоді як e.namedValues об'єкт принесе дані форми до вас у вигляді масиву.
Щойно ці дані будуть отримані, оператор For буде циклічно перебирати масив, щоб передати вам дані. Зрештою, дані форми для цієї конкретної відповіді будуть призначені для prefLocation змінний.
Крок 3: Тим часом клацніть на маленькому значку годинника на лівій панелі, щоб отримати доступ до тригерів, і виберіть Додати тригери.
Тут виберіть «З електронної таблиці» як джерело події та «На відправку форми» як тип події.
Наведене вище гарантує, що функція, яку ми написали вище, буде запущена лише після надсилання форми. А під час подання він витягуватиме дані лише з підключеної електронної таблиці.
Крок 4: Тепер поверніться до редактора скриптів, щоб змінити код відповідно до ваших вимог.
У нашому випадку ми хочемо, щоб електронний лист перераховували на певний ідентифікатор електронної пошти, коли респондент відповідає Hills тощо.
Отже, ми додали просту умову If та Else-If до коду,
function checkLocation (e) { var subject=""; значення var = e.namedValues; var prefLocation=""; for (Key in values) { var label = Key; var data = значення[Ключ]; prefLocation=дані; Logger.log (дані); if (prefLocation=="Hills"){ subject="У вас є електронна пошта про місцезнаходження Hills"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', тема, prefLocation); }else if (prefLocation=="Пляжі"){ subject="У вас є електронна адреса щодо розташування пляжів"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', тема, prefLocation); } else if (prefLocation=="Міста") { subject="У вас є електронна адреса для місцезнаходження міст"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', тема, prefLocation); } } }
Природно, вам доведеться надати дозвіл на GmailApp.sendEmail функція працювати. Хоча це одноразовий процес.
Крок 5: Тепер, коли все на місці, збережіть свій код, натиснувши піктограму Зберегти, як показано нижче.
Тепер запустіть код. На жаль, за відсутності події ви не зможете запустити код безпосередньо з редактора скриптів.
Щоб запустити код, надішліть форму. Якщо все в правильному місці, велика ймовірність, що ви отримаєте електронний лист.
Після цього ви можете налаштувати код відповідно до ваших вимог і додати окремі умови If-Else. У той же час ви також можете створити текст листа відповідно до даних.
Як перевірити наявність помилок
Запустити код без помилок з першого разу рідко, і, чесно кажучи, є багато речей, які можуть піти не так. Щоб перевірити наявність помилок, перейдіть на вкладку Виконання, і ви побачите всі випадки, коли функція була викликана.
Натисніть, щоб побачити помилки. Тут ви також можете побачити, як була викликана функція. Тег тригера перетворюється на подання форми, а тег редактора означає, що функція була запущена через редактор.
У той же час, якщо ви хочете перевіряти значення функції, просто додайте Logger.log (змінну) для реєстрації даних.
Наприклад, ми викликали Logger.log (prefLocation) всередині окремих умов If-Else, і наш журнал виглядав як наведений вище.
Також на Guiding Tech
Кодувати чи не кодувати
Другий спосіб може виглядати дещо складним. Але як тільки ви зрозумієте, як називаються окремі функції, швидше за все, все стане трохи легше.
Але в кінці кінців, якщо ви не хочете бруднити руки, ви можете перевірити Форми сповіщень електронною поштою доповнення. Цей призначений для надсилання електронних листів на основі умовних відповідей. Однак функція умовного форматування не є безкоштовною і коштує приблизно 4 долари США на місяць за ліцензію одного користувача.
Отже, якщо вам час від часу потрібно надсилати відповіді на свої форми, ви можете вставити код вище в редактор сценарію програми.