Повний посібник із організації Gmail для ефективного використання
Різне / / November 29, 2021
Gmail все ще дуже актуальний і важливий, навіть незважаючи на додатки, як Слабість і Команди зменшили нашу залежність від електронної пошти. За словами а Звіт McKinsey, середня людина все ще витрачає до 28% робочого тижня на електронні листи. Отже, має сенс організувати Gmail, щоб зменшити безлад і підвищити продуктивність.
![Повний посібник із організації Gmail для ефективного використання](/f/909c391c15c9b975768c523bf0563caa.jpg)
Кількість листів, які ми отримуємо, може бути вражаючою, особливо з джерел, на які ми навіть не пам’ятаємо, щоб підписалися. Крім того, є старі, але важливі листи, які губляться в морі свіжих листів. Ось кілька швидких порад і прийомів щодо організації електронних листів Gmail і внесення розуму у ваше робоче життя.
Давайте почнемо.
1. Організація папки "Вхідні" Gmail
Більшість електронних листів потрапляють у папку «Вхідні», що є основною причиною, чому вона настільки захаращена і одночасно перевантажена. Один із способів швидкого пошуку важливих листів – змінити тип папки «Вхідні», щоб важливі листи відображалися вгорі.
Крок 1: Натисніть Налаштування та виберіть Усі налаштування.
![Повний посібник із організації Gmail для ефективного використання 1](/f/5bb21dcccb3acedcc0af142f2d5e49dd.png)
Крок 2: Перейдіть на вкладку "Вхідні", де ви можете вибрати режим перегляду за замовчуванням поруч із типом папки "Вхідні".
![Повний посібник із організації Gmail для ефективного використання 2](/f/022f3e1a00da36794c5099ab41f79756.png)
Я пропоную вам спробувати кілька альтернатив і перевірити, який з них відповідає вашим потребам:
- За замовчуванням: Показує електронні листи за датою та часом
- Важливо спочатку: Gmail використовує AI, щоб вирішувати, які електронні листи важливі для вас
- Спершу непрочитані: організуйте Gmail, щоб непрочитані листи відображалися першими
- Спочатку позначені зірочкою: листи, які ви позначили зірочкою, відображатимуться першими. Використовуйте зірочки, щоб позначати важливі електронні листи/ідентифікатори
- Пріоритетні вхідні: Google звертає увагу на електронні листи, з якими ви найчастіше взаємодієте, і використовує цю інформацію, щоб спочатку відображати відповідні листи
Є й інші налаштування, які слід перевірити.
Також на Guiding Tech
2. Організація Gmail за папками/мітками
Gmail називає це мітками, але це означає те саме. Місце для фільтрації та зберігання ваших електронних листів, щоб не захаращувати папку "Вхідні". Я рекомендую тримати загальну кількість етикеток на низькому рівні і не збожеволіти від них. Крім того, ви можете створювати вкладені мітки в Gmail, що означає мітки всередині мітки. Він працює майже як підпапка.
Ми створимо фільтр, який повідомить Gmail надіслати певний електронний лист або зберегти його під цією міткою.
Крок 1: Відкрийте електронну пошту, для якої потрібно створити фільтр. Натисніть на піктограму Мітки вгорі, щоб переглянути список наявних міток. Виглядає як стрілка вправо.
![Повний посібник із організації Gmail для ефективного використання 3](/f/5eff1256123a6ab52ee4a3743997c7ff.png)
Крок 2: Ви можете вибрати з наявного списку міток або створити новий, безпосередньо ввівши назву вгорі. Тут також можна керувати налаштуваннями міток.
![Повний посібник із організації Gmail для ефективного використання 4](/f/1e0aff158931885ed428a70cb3b20455.png)
Наприклад, створіть мітку під назвою Reading Digest для всіх електронних листів, які ви отримуєте від Medium або Quora або інформаційних бюлетенів, на які ви підписалися. Ці електронні листи не відображатимуться у вашій папці "Вхідні" зараз, а потраплять безпосередньо до папки "Вхідні". етикетку або папку. Ви також можете перемістити електронні листи до міток із цього меню, якщо не хочете створювати нову мітку для цього дивного листа.
![Повний посібник із організації Gmail для ефективного використання 6](/f/4cd5778f13416f4856d22179ca0e8613.png)
Можна також кольорові етикетки. Прокрутіть список міток на бічній панелі та натисніть значок меню з трьома крапками, щоб вибрати колір.
3. Упорядкуйте Gmail за розміром
Google пропонує 15 ГБ вільного місця для всіх програм Google, включаючи Gmail. Не вистачає місця чи хочете прибрати? Сортуйте електронні листи за розміром, щоб знаходити та видаляти електронні листи, які займають місце, але тепер не мають жодної користі.
Оператор пошуку є розмір: байти. Це означає, що для пошуку електронних листів, які займають більше 15 МБ місця, ви будете вводити розмір: 15728640. Команда розмір: mb також працює.
![Повний посібник із організації Gmail для ефективного використання 5](/f/822c815d76ab92b5dd9a6d4e8116ea5d.png)
На цьому етапі ви можете проявити креативність і додати більше параметрів пошуку до наступних результатів фільтрації, наприклад:
- розмір: mb має: вкладення
- розмір: 10 Мб містить: вкладений файл, назва файлу: doc
- розмір: 10 Мб більше_ніж: 5м менше_ніж: 8М
Спробуйте кілька комбінацій, щоб переконатися, які результати ви отримуєте, а потім виконайте це. Gmail запропонує додаткові параметри пошуку прямо під рядком пошуку, наприклад дату та час, щоб допомогти вам знайти те, що ви шукаєте.
Порада професіонала: Ви знаєте, як ми можемо створювати етикетки фільтрувати електронні листи. Чи знаєте ви, що ви можете використовувати мітку #GoogleDrive, щоб зберігати вкладені файли безпосередньо в папку на Диску? Видалення електронного листа пізніше не призведе до видалення збереженого файлу на Диску.
Також на Guiding Tech
4. Керування вкладками
Gmail містить багато вкладок, які активні за замовчуванням. Вам не потрібні або не потрібні всі ці вкладки.
![Повний посібник із організації Gmail для ефективного використання 7](/f/523b153579cde9ac07bc64020b3476b6.png)
Поверніться до налаштувань і на вкладці «Вхідні» ви помітите категорії. Саме там ви можете легко вмикати/виключати ці вкладки. Немає способу створити нові вкладки або призначити мітку як вкладку. Хоча це було б так круто.
5. Упорядкувати Gmail за відправником
Шукає всі листи від певного відправника. Це легко, і вам навіть не потрібно відкривати електронний лист, щоб це спрацювало.
![Повний посібник із організації Gmail для ефективного використання 8](/f/b69cc2c12d79cfd86d989a5dd3d6db13.png)
Клацніть правою кнопкою миші на електронному листі та виберіть «Знайти листи від імені», щоб почати пошук. Ви повинні переглянути всі листи протягом кількох секунд.
Google Mail Rocks
Gmail є одним із найкращих постачальників послуг електронної пошти у світі. Є кілька способів налаштувати його саме так, як ви хочете. Є також приховані функції, Гарячі клавіши, а також оператори пошуку, які можна використовувати, щоб отримати те, що шукаєте. Сподіваюся, наведені вище поради допомогли вам краще впорядкувати папку "Вхідні". Можливо, навіть досягти нуля вхідних? Схрещені пальці.
Далі: Ви втратили електронні листи Gmail? Ось кілька способів відновити втрачені електронні листи Gmail і підготуватися до майбутніх лих. Ви ніколи не втратите ще одну електронну пошту.