8 найкращих способів використання форм Microsoft

Microsoft запустила Microsoft Forms у вересні 2018 року. З тих пір він зібрав здорову аудиторію людей, які шукають сервіс, який дозволяє їм створювати опитування, опитування та вікторини. Порівняно з Google Forms, Microsoft Forms має більш чистий інтерфейс. Однак деякі з його функцій легко пропустити, або їх досить важко знайти.

Ну, не хвилюйся. Ось де ми входимо. Ми переглянули Microsoft Forms за допомогою гребінця з дрібними зубцями, щоб ви максимально використали його.

Оскільки це буде довга публікація, давайте перейдемо до кращих способів використання Microsoft Forms.

Також на Guiding Tech

1. Як створювати форми

Коли справа доходить до створення форм, Microsoft Forms надає вам сім варіантів:

• Кілька варіантів
• Текст
• Рейтинг
• Дата
• Рейтинг
• Чистий результат промоутера

Коли справа доходить до питань із кількома варіантами, добре те, що Forms аналізує ваше запитання та допомагає вам знайти відповіді. Так, наприклад, якщо запитання починається з «Чи купили ви…», Форми запропонують вам «Так», «Ні» та «Можливо».

Або в тому випадку, якщо перший варіант — Сумний, Forms запропонує вам додати «Щасливий і сердитий» як другий і третій варіант. Чудово, правда?

Додати їх неважко. Все, що вам потрібно зробити, це вибрати варіант і перейти до наступного питання.

Аналогічно, для запитань, пов’язаних із текстом, ви можете вказати, чи це буде довга відповідь чи коротка. Ви також можете обмежити тип відповіді. Наприклад, якщо вам потрібно значення менше 5, просто клацніть меню з трьома крапками та виберіть Обмеження.

Далі виберіть одне зі значень у спадному меню та додайте значення.

Для оцінок ви можете вказати рівні, а також символи.

2. Спільний доступ і вбудовування: хто може відповісти

Після заповнення форми ви можете надіслати її на адресу збирати відповіді. Для цього натисніть кнопку «Поділитися» у верхньому правому куті.

Ви можете вибрати аудиторію своєї форми. Якщо ви хочете, щоб він був доступний лише для людей вашої організації, скористайтеся параметрами за замовчуванням. Але якщо ні, натисніть посилання «Лише люди в моєму…» та виберіть опцію «Будь-хто, хто має посилання».

Знову ж таки, ви можете поділитися посиланням безпосередньо зі своєю цільовою аудиторією. Але найкращий варіант - вставити форму на вашому веб-сайті чи блозі. Або краще, ви можете просто завантажити QR-код своєї форми, а потім поділитися ним у своєму блозі або додати в електронний лист. Цей метод робить його неймовірно корисним для ваших респондентів, щоб відповісти.

Швидка порада: Ви хочете, щоб ваша форма була клонована? Якщо так, увімкніть параметр Поділитися як шаблон і поділіться посиланням зі своїми друзями або в самій формі.

Також на Guiding Tech

3. Коли використовувати розгалуження

Якщо ви часто створюєте опитування та опитування, ви вже повинні знати, що не кожне опитування або опитування є набором прямих запитань. Умовна логіка обов’язково з’явиться, і, на жаль, Microsoft Forms не дозволяє додавати умови так само легко, як Google Forms робить. Це одна з прихованих функцій Microsoft Forms.

Щоб додати умовну логіку, додайте всі свої запитання та після завершення торкніться значка з трьома крапками в крайньому правому куті та виберіть Розгалуження.

Далі торкніться питання, яке ви хочете розширити. Тепер виберіть наступне запитання зі спадного меню. Зауважте, що ви повинні зробити це для всіх питань.

Щоб попередньо переглянути форму з умовною логікою, просто поверніться назад і торкніться значка попереднього перегляду.

4. Поділіться для співпраці

Форми та опитування також можуть виконуватися двома або більше людьми, і для цього Microsoft Forms включила функція для співпраці. Щоб поділитися формою зі своїм другом або колегою, торкніться кнопки «Поділитися» вгорі та виберіть опцію «Поділитися» з правого меню.

Далі виберіть потрібний варіант і поділіться посиланням зі своїми колегами. Єдиним недоліком є ​​те, що ви не можете вибірково вибирати імена для спільного використання форми, що буде бажаним доповненням у майбутньому.

5. Групові форми: що це таке і чим вони займаються

Перш ніж ми приступимо до цього, давайте подивимося, що таке групи. Групи — це ексклюзивна служба Office 365, яка допомагає вам у співпраці з вашими товаришами по команді. І ці групи не лише пов’язані з формами, але й поширюються по всьому Office Suite.

Переходячи до групових форм, учасники команди можуть переглядати та редагувати форму. І якщо ви є частиною групи, вам не потрібно мати посилання на форму, щоб переглянути її. Натомість ці форми будуть доступні в розділі Форми групи.

Також на Guiding Tech

6. Як додати часові обмеження та інші налаштування

На перший погляд, Microsoft Forms, здається, не має кількох функцій. Але, як ми вже згадували вище, деякі особливості приховані, і це одна з них.

Щоб додати дату початку та дату завершення, перейдіть до Налаштування в меню з трьома крапками та поставте прапорець для дати початку та дати завершення. Введіть дати, і все.

Ще одне налаштування, яке ви також можете зробити, — це перемішати запитання між вашими респондентами. Аналогічно, ви також можете додати власне повідомлення «Дякую» в кінці форми.

Але одна настройка, яка є надзвичайно важливою сповіщення електронною поштою. Перевірте налаштування сповіщень, і на цьому все. Наступного разу, коли хтось відповість на опитування, ви отримаєте відповідне сповіщення.

7. Аналізуйте відповіді

Отже, ви розіслали опитування, і відповіді почали надходити. Але як ви аналізуєте відповіді?

Просто перейдіть на вкладку "Відповіді" у своїй формі, і ви побачите відповіді. Добре те, що Microsoft Forms дає наочне уявлення всіх відповідей, полегшуючи їх розуміння.

Однак, якщо ви хочете переглянути всі окремі відповіді, натисніть Переглянути результати. Далі ім’я відповідача буде в полі Відповідач, а відповіді з’являться внизу.

Щоб побачити наступну відповідь, натисніть на піктограму стрілки. Більше того, щоб завантажити всі відповіді в електронній таблиці, натисніть кнопку Відкрити в Excel, і електронна таблиця буде завантажена у вашу систему.

8. Змінити тему та шаблони

Що мені подобається в Microsoft Forms, так це те, що інтерфейс чистий і без зайвого. Ще одна річ, яку варто полюбити в цьому сервісі, — це його тематика. Завдяки яскравим і яскравим кольорам ці теми виділять ваші форми з-поміж інших.

Все, що вам потрібно зробити, це натиснути на кнопку теми вгорі та вибрати одну. У той же час ви також можете надати власний колір своїй формі або краще вибрати зображення в галереї вашого ПК.

Так, наприклад, якщо ваше опитування стосується гаджетів і телефонів, фон із гаджетом матиме більше сенсу, ніж той, у якому людина займається серфінгом.

Для цього натисніть значок «Плюс» і виберіть один із двох варіантів. Щоб завантажити фон, ви також можете вибрати завантаження зображення зі свого облікового запису OneDrive або пошукайте в Інтернеті.

Зробіть їх роками!

Хоча Microsoft Forms має безліч функцій у поєднанні з гарним дизайном, у ньому все ще бракує певних опцій, таких як можливість завантажувати файли. Крім того, він також не має готових до використання шаблонів, які ви можете просто підібрати і продовжити свою роботу, не витрачаючи багато часу на створення конструкції.

Далі: Хочете створити форму для заповнення в Microsoft Word? Прочитайте статтю нижче, щоб дізнатися, як це зробити.