Як створювати правила та керувати ними в Outlook 365 Webmail
Різне / / December 02, 2021
Управління електронною поштою – важке завдання. Від вчасного відповіді на електронні листи та додавання нагадування до найважливіших електронних листів, є багато речей, які претендують на нашу увагу. Крім того, головний біль додає велика кількість спам-листів, що завалюють папку "Вхідні". Зрештою, ан неорганізована поштова скринька ускладнює пошук важливих листів.
![Створення правил і керування ними в Office 365 Webmail](/f/ac4792ea28e9ae9cb2a62d969fdc5be4.jpg)
Так, керування електронною поштою – це важка справа, але, на щастя, її можна спростити за допомогою правил. Outlook 365 Webmail підтримує різноманітні правила, які дозволяють пересилати електронні листи до певної папки. Ти можеш негайно видалити листи від конкретного відправника. Звучить круто, правда?
Перш ніж почати, давайте швидко розглянемо, як працюють правила електронної пошти.
Як працюють правила
Правила – це спосіб отримати чисту й організовану поштову скриньку. Типове правило складається з тригера, дії та винятку. Як тільки правило спрацьовує, воно запускає дію, як-от видалити електронний лист, додати його до папки або переслати до іншого облікового запису.
Коли справа доходить до правил, Outlook 365 має багато варіантів, як дій, так і умов. Ви можете або відповідати темі, або вибрати конкретну адресу, або вручну вибрати ім’я відправника.
![Створення правил і керування ними в Office 365 Webmail 8](/f/1605ba6690c321aedd2675f849381cea.png)
І найкраще те, що ви можете додати скільки завгодно умов. Все, що вам потрібно зробити, це вибрати правильні умови.
Те ж саме стосується і дій – вибір великий. Отже, все, що вам потрібно зробити, це створити правило, вибрати умову для обробки додаткових правил, а потім бінго!
![Створення правил і керування ними в Office 365 Webmail 9](/f/3a63777aca994f98b956a1485ae2d670.png)
Тепер, коли ми встановили, як працюють правила, давайте подивимося, як їх створити.
Також на Guiding Tech
Як створити правила в Outlook 365
Крок 1: відкрийте Outlook і клацніть піктограму Налаштування у верхньому правому куті. Далі натисніть Переглянути всі налаштування Outlook внизу.
![Створення правил і керування ними в Office 365 Webmail 10](/f/280992f3ec2e2a45a83316d14a7a0b3e.png)
Крок 2: Виберіть Електронна пошта на панелі ліворуч, а потім виберіть Правила. Тепер торкніться опції Додати нові правила та вкажіть назву новому правилу.
![Створення правил і керування ними в Office 365 Webmail 11](/f/cd851b7117b4c1156b8bea5e274c5885.png)
Якщо ви вибираєте умови для людей, вам потрібно ввести правильні адреси. Що стосується предметів, то вам доведеться додати точні ключові слова.
Крок 3: Після того, як ви зосередилися на умові, настав час додати дію. Дія означає те, що ви хочете зробити з електронними листами, які відповідають наведеним вище умовам.
![Створення правил і керування ними в Office 365 Webmail 1](/f/2b6d279d80600929ce0cb3c8ac13fee2.png)
Зараз веб-пошта Outlook 365 дозволяє пересилати, видаляти, закріплювати електронні листи та багато інших.
Крок 4: Ви хочете правило електронної пошти ні іноді запускати? Якщо так, натисніть Додати виняток і введіть необхідну умову.
![Створення правил і керування ними в Office 365 Webmail 2](/f/aabbb54cce74c0b924b87dc99d08e900.png)
Далі натисніть Зберегти. Там ви створили правило електронної пошти.
Примітка: на відміну від інших поштових клієнтів, як-от Gmail, нове правило електронної пошти застосовується до повідомлень, отриманих після створення правила. Це не працюватиме зі старими повідомленнями.
Також на Guiding Tech
Коли використовувати правило «Зупинити обробку»?
Ви, мабуть, помітили прапорець Зупинити обробку додаткових правил під час створення правил. Цей параметр застосовується, якщо у вашій папці "Вхідні" є кілька правил, які можуть застосовуватися до одного повідомлення.
Наприклад, припустимо, що у вас є правило А, яке переміщує всі інформаційні бюлетені з Guiding Tech до папки під назвою GT NL, а також інше правило B, яке пересилає всі листи з ключовим словом "Android" на додаткову електронну адресу рахунок.
![Електронна адреса 1975018 1280](/f/27585012b7b5fa5bd765ed06b4212f66.png)
У цьому випадку ви не хотіли б, щоб правило B виконувалося після успішного виконання правила A. Саме тоді з’являється опція Зупинити обробку додаткових правил. Після того, як він відповідає певній умові, він зупиняє виконання інших правил.
![Створення правил і керування ними в Office 365 Webmail 3](/f/08f86911081dfdf09b6e3f56f763fcae.png)
Для цього ви повинні переконатися, що пріоритет правил встановлений відповідним чином, що ми побачимо в наступному пункті.
Редагування та керування правилами в Outlook 365
У Outlook 365 правила виконуються відповідно до порядку в таблиці. На щастя, замовлення не є постійним, і ви можете змінити пріоритет.
Для цього натисніть стрілки вгору та вниз. Щоб відредагувати правило, натисніть значок «Редагувати» та внесіть зміни. Не забудьте їх зберегти!
Бонусні поради: розумно керуйте електронною поштою
1. Прочистити електронні листи
Sweep — це ще один спосіб очистити папку вхідних. Подібно до Правил, це дозволяє автоматично видаляти всю електронну пошту від певного відправника.
![Створення правил і керування ними в Office 365 Webmail 5](/f/8cf8e3060d73e328270027709a433c8e.png)
Це не просто видаляє електронні листи. Ви можете видалити електронні листи або зберегти останню електронну пошту в ланцюжку.
Підмітати електронну пошту дуже просто. Просто відкрийте пошту, яка вас турбує, і торкніться значка Sweep вгорі.
![Створення правил і керування ними в Office 365 Webmail 4](/f/f26125217f2b78f40f4246588bbafbe8.png)
Далі виберіть параметри зі спадного меню. Другий є найкращим, оскільки він створює правило автоматично. Після завершення натисніть Зберегти.
Примітка: опція «Прочистити» у папках «Надіслані», «Чернетки», «Небажана пошта» та «Видалені».
Також на Guiding Tech
2. Блокувати відправників і домени
Крім перерахованого вище, ви можете блокувати певних відправників і домени взагалі. Просто перейдіть до розділу небажаної електронної пошти, натисніть кнопку Додати та введіть адреси електронної пошти або доменне ім’я.
![Створення правил і керування ними в Office 365 Webmail 6](/f/8ed6455371dea4a78b46cd13b6d76f5e.png)
У той же час ви також можете додати безпечних відправників і домени. Цей параметр гарантує, що важливі листи (або листи від важливих людей) не потраплять у папку для сміття.
Просто натисніть Додати та додайте доменне ім’я або адреси електронної пошти.
Привіт, Smarter Inbox!
Так ви можете створювати правила та керувати ними, а також зберігати свою поштову скриньку в чистоті від усього безглуздого безладу. Зрештою, ми не можемо дозволити собі пропустити важливі листи, чи не так?
Якщо ви використовуєте якісь цікаві правила, якими хочете поділитися, згадуйте їх у розділі коментарів нижче.
Далі: Хочете позбутися небажаних інформаційних бюлетенів зі своєї поштової скриньки? Наступна публікація покаже вам, як це зробити.