Як отримати відповіді Google Forms у вашій електронній пошті

Хоча Google Forms надайте користувачам свободу налаштовувати вміст будь-якого типу форми, є обмежений контроль над сповіщеннями про отримані відповіді. За замовчуванням Google Forms не працює автоматично надсилати сповіщення електронною поштою для нових відповідей на форми, якщо ви не ввімкнете його в налаштуваннях форми.

І коли ви це зробите, сповіщення електронною поштою не містить відповідей у ​​формі. Це означає, що вам доведеться відвідати інформаційну панель Google Forms, щоб переглянути відповіді респондента на вашу форму.

Навіщо витрачати час і пропускну спроможність Інтернету, залишаючи папку "Вхідні" на інформаційній панелі Google Форм, якщо ви можете отримати відповіді в повідомленні?

Існує надбудова Google Forms, яка дозволяє досягти цього, і все, що вам потрібно знати про це, у цій публікації нижче.

Встановлення надбудови

Крок 1: Відкрийте форму, відповідь на яку ви хочете побачити безпосередньо у своїй електронній пошті. Торкніться значка меню з трьома крапками у верхньому лівому куті.

Крок 2: Виберіть Додатки.

У новому вікні відкриється G Suite Marketplace (інтернет-магазин веб-програм, сумісних із Google Apps).

Тепер ми встановимо доповнення, яке дозволить вам отримувати вміст відповідей на форму безпосередньо у вашій електронній скриньці.

Крок 3: Тип Сповіщення електронною поштою для Google Форм у вікні пошуку та виберіть відповідну програму на сторінці результатів.

Крок 4: Торкніться кнопки «Встановити».

Крок 5: Торкніться «Продовжити», щоб надати доповненню «Сповіщення електронною поштою для форми Google» доступ до свого облікового запису.

Зробіть це, і з’явиться нове вікно із пропозицією ввійти у свій обліковий запис Google.

Крок 6: Надайте облікові дані свого облікового запису та ввійдіть.

Після успішного входу до вашого облікового запису будуть перераховані необхідні дозволи доповнення, а інтерфейс запропонує вам знову надати йому доступ до вашого облікового запису.

Крок 7: Торкніться «Дозволити», щоб надати додатку необхідні дозволи.

На вашу електронну пошту буде надіслано сповіщення системи безпеки, у якому зазначено, що «Сповіщення електронною поштою для форм» має необхідний доступ.

Тепер ви можете перейти до використання надбудови, щоб налаштувати відповідь форми, щоб вона містила вміст відповідей респондента.

Надсилання форми відповідей на вашу електронну пошту

Крок 1: Коли ви завершите створення або редагування форми на інформаційній панелі Google Forms, торкніться значка надбудови у верхньому лівому куті сторінки.

Крок 2: Торкніться опції «Сповіщення електронною поштою для форм Google».

Крок 3: У новому вікні, що з’явиться, виберіть опцію «Створити сповіщення електронною поштою».

Це відкриває новий розділ у нижньому лівому куті сторінки Google Forms. Саме тут ви б налаштували зміст відповідей на форму, які надсилатимуться на вашу електронну пошту.

Крок 4: Введіть назву в розділі Ім'я правила. Ім’я правила може збігатися з назвою/ім’ям форми. Таким чином, правило буде легко ідентифікувати, якщо вам знадобиться відредагувати його пізніше.

Скрок 5: Далі введіть адресу електронної пошти, на яку потрібно надсилати відповіді форми. Це може бути та сама адреса електронної пошти, пов’язана з вашим обліковим записом у формі Google, або зовсім інша.

Крок 6: Прокрутіть донизу вікна та натисніть кнопку Зберегти правило, щоб завершити всі зміни.

І це все. Щоразу, коли з’явиться нова відповідь на вашу форму, ви отримаєте сповіщення з відповідями/відповідями респондентів, які також з’являться безпосередньо в пошті.

Вам більше не потрібно буде відвідувати інформаційну панель Google Forms, щоб переглянути відповіді на свої форми, якщо ви цього не хочете.

Налаштування вибору та шаблону відповіді

Ще одна річ, яка мені сподобалася в цьому додатку, — це те, що воно дозволяє користувачам налаштовувати шаблон своїх відповідей на форму.

Це означає, що ви можете вибрати, на які запитання(-я) ви хочете переглядати їхні відповіді у своїй папці "Вхідні".

Крок 1: Торкніться кнопки «Редагувати» поруч із опцією «Використовувати візуальний редактор».

Відкриється нове вікно «Конструктор шаблонів електронної пошти».

Крок 2: Якщо вам потрібно лише переглянути відповіді на конкретне запитання, приберіть «{{Усі відповіді}}» у тілі повідомлення та натисніть кнопку спадного меню «Додати поле форми».

Крок 3: У розділі "Відповідь на..." виберіть запитання, відповідь на який ви хочете побачити в електронному листі з відповіддю.

Ви можете вибрати кілька запитань одне за одним.

Крок 4: У розділі «Загальний» поля форми ви також можете додати інші додаткові відомості, такі як URL-адреса форми, дата відповіді, ідентифікатор відповіді тощо.

Просто торкніться будь-якого з них, щоб додати до свого шаблону.

Крок 5: Коли ви закінчите налаштувати шаблон форми, натисніть кнопку Зберегти.

Економте час за допомогою доповнень

Додатки Google Forms дозволяють творчо підходити до форм. Цей додаток для сповіщень електронною поштою економить ваш час, оскільки надає всі відповіді респондента в електронному листі сповіщень. Не залишаючи своєї скриньки, ви маєте всю необхідну інформацію. Він навіть дозволяє налаштувати шаблон електронної пошти для сповіщень. Вам обов’язково варто спробувати, якщо ви затятий користувач Google Forms.

Далі: Чи знаєте ви, що можете ефективно співпрацювати та керувати опитуваннями, автоматично надсилаючи відповіді Google Forms на кілька електронних адрес? Перегляньте підручник нижче, щоб дізнатися, як це зробити.