5 чудових порад щодо роботи з різними версіями MS Office

Пакет MS Office з роками вдосконалювався з точки зору його функцій і функцій. Проте, що завжди хвилювало послідовні оновлення, так це сумісність нових версій зі старими.

Тепер, якщо ви використовуєте різні версії MS Office або співпрацюєте з людьми, які використовують версію Office, відмінну від вашої, ви маєте справу з цією проблемою щодня. Однак вам буде приємно знати, що ви можете зменшити ризик наштовхнутися на занепокоєння, просто запам’ятавши і практикуючи кілька речей.

Давайте подивимося, які вони.

Дивіться також: Дізнайтеся та зрозумійте відмінності між MS Office 2013 і Office 365 саме тут.

1. Знати формати файлів

Office 2007-2013 використовує інші розширення файлів порівняно з Office 97-2003. Наприкінці до них додається «x», що є ознакою використання розширеної мови розмітки (XML).

Інструмент MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	док	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Робота в режимі сумісності

Коли ви відкриваєте файл 97-2003 у продукті 2007-2013, файл відкривається в режимі сумісності. Ви можете продовжувати працювати в цьому режимі, щоб не вводити речі/функції, які не підтримуються.

Примітка: У режимі сумісності ви не зможете використовувати функції 2007-2013, навіть якщо ви використовуєте версію програмного забезпечення.

В ідеалі, якщо ви збираєтеся поділитися своїм документом з кимось, хто використовує 97-2003, вам слід продовжувати працювати в режимі сумісності.

3. Конвертувати для нових функцій

Якщо ви не збираєтеся надавати доступ до нижчої версії файлу, і якщо ви використовуєте вищу версію програмного забезпечення, вам слід конвертувати файл. Таким чином ви зможете скористатися перевагами нових функцій.

Щоб конвертувати документ, перейдіть до Файл -> Інформація -> Конвертувати як показано на схемі нижче. Таким чином вихідний файл буде перетворено та замінено.

4. Перевірте наявність проблем

Припустимо, ви працювали в 2007-2013 роках і в кінці роботи ви зрозуміли, що вам потрібно поділіться документом з кимось, хто має 97-2003. Під час роботи ви могли використовувати функції, які не підтримуються нижчими версіями.

У таких випадках, перш ніж ділитися, радимо перевірити наявність проблем. Таким чином ви зменшите потенційні ризики програшу дані та форматування про обмін. Натисніть на Файл -> Інформація -> Перевірити наявність проблем а потім виправити те, що вимагає програмне забезпечення.

5. Зберегти як 97-2003

Якщо ви вирішите зберегти документ як документ 97-2003, незважаючи на роботу з вищою версією, програмне забезпечення самостійно перевірить сумісність. Якщо він знайде будь-які, він підкаже користувачеві.

Тоді обмін ніколи не буде проблемою.

Крута порада: Ви хтось, хто взагалі не має MS Office? Чи доводилося вам коли-небудь відкривати такий файл? Не хвилюйтеся, ви можете відкрити їх без встановлення MS Office.

Висновок

Це лише кілька основних речей, які вам потрібно пам’ятати, якщо ваша робота вимагає співпраці з людьми, які працюють над різними версіями MS Office. Всього кілька додаткових кроків, і ви дійсно можете заощадити багато плутанини, яка може виникнути через проблеми з сумісністю.