Як створити правила на основі тем електронної пошти в Outlook 2013

Ви використовуєте MS Outlook як клієнт електронної пошти? І чи використовуєте ви його лише з метою надсилання та отримання електронних листів? Чи знаєте ви, що ви можете використовувати його для інших цілей, наприклад упорядкування списків справ і нагадування для завдань?

Ну, я роблю набагато більше зі своїм. Я використовую його як автоматичний відповідач електронної пошти, як інструмент для організувати мої електронні листи і набагато більше. Одним із моїх улюблених є використання MS Outlook проводити опитування. Клієнт може красиво й автоматично сортувати статистику опитування електронною поштою. Насправді, трюк, необхідний для цього, можна застосувати в багатьох інших випадках. Ми говоримо про створення правил для електронних листів на основі їх тем.

Давайте продовжимо на прикладі опитування. Скажімо, ви перебуваєте в організації і повинні розіслати співробітникам запрошення на масовий захід, збираючи дані про кількість бажаючих відвідати. Це легко, просто додайте кнопку голосування та попросіть одержувачів відповісти буквою a Так або Немає натиснувши кнопку голосування.

Примітка: Наш підручник заснований на MS Outlook 2013. Однак налаштування застосовні й до нижчих версій. Єдиною відмінністю буде інтерфейс користувача.

Тепер проблема — зібрати статистику. Ви збираєтеся прокручувати свою папку "Вхідні", підраховувати кожну відповідь і відокремлювати їх так і ні вручну? Є кращі способи; ми вам одну покажемо.

Я збираюся відправити електронного листа з темою Віддайте свій голос і кнопку голосування, за допомогою якої можна відповісти так чи ні. Натисніть кнопку Використовуйте кнопки для голосування можливість вставити кнопки.

Перш ніж відправити його, я збираюся налаштувати інструмент, щоб він був готовий слухати відповіді та самостійно підраховувати статистичні дані. Ось що мені потрібно налаштувати.

Створення папок зі статистикою

Я б перейшов до свого Вхідні, на лівій панелі клацніть правою кнопкою миші та створіть нову папку. Я б назвав це Голосували за.

Аналогічно, я б створив ще один з ім Голосували №. Результат показаний на зображенні нижче.

Створення правил слухача

Тепер мені потрібно створити правила, щоб Outlook міг застосовувати правила до повідомлень, коли вони надходять, і розміщувати їх у відповідних папках. Виконайте кроки, щоб створити правила.

Крок 1: Перейдіть до Додому табл. Під Рухатися розділ, наведіть курсор на Правила а потім натисніть на Керування правилами та сповіщеннями.

Крок 2: Почніть, натиснувши на Нове правило.

Крок 3: На Майстер правил, Почніть з порожнього правила шляхом вибору Застосовувати правила до повідомлень, які я отримую. Натисніть на Далі.

Крок 4: Виберіть умову. Найкращий спосіб — піти з конкретними словами в темі. Ви можете вибрати більше умов.

Крок 5: На нижній панелі того ж вікна натисніть на конкретні слова. Додайте рядок пошуку як Так: проголосуйте. Натисніть на Далі.

Крок 6: Виберіть дію. Бажаний намір з вхідною відповіддю полягає в тому, щоб перемістити його до вказаної папки.

Крок 7: На нижній панелі того ж вікна натисніть на вказано. Тепер виберіть папку Голосували за і натисніть на В порядку.

Крок 8: Назад на Майстер правил, натисніть на Закінчити. Повторіть кроки з 2 по 7 ще раз. Цього разу за допомогою рядка пошуку (Крок 5) як Ні: проголосуйте і папку (Крок 7) як Голосували №.

Це воно. Поверніться до електронної пошти, яка знаходиться в чернетці, додайте свій список одержувачів і Надіслати. Коли надійдуть відповіді, просто перевірте кількість у кожній папці.

Примітка: Як згадувалося раніше, правило засноване на темі електронного листа. Відповідь матиме префікс проголосованої відповіді до рядка теми. І, отже, правила узгоджені таким чином. Залежно від параметрів голосування, які ви використовуєте, ваші правила будуть відрізнятися.

Це звучить цікаво? Чи означає це також багато скорочення роботи? Спробуйте і повідомте нам, наскільки добре це спрацювало.