أهم 8 نصائح لـ Microsoft Teams لاستخدامها كالمحترفين

تثاقل غيرت لعبة الرسائل منذ بدايتها في أغسطس 2013. لقد حل محل البريد الإلكتروني للتواصل الداخلي داخل العديد من الفرق والمؤسسات. في هذه الأثناء، تفوقت Microsoft Teams على Slack مع أكثر من 13 مليون مستخدم من خلال تجميعها مع خدمة Office 365.

بالإضافة إلى ذلك ، فهي تستفيد من نظام Microsoft البيئي القوي الذي تم بناؤه على مر السنين. إذا كان إعداد مكتبك أو مؤسستك بها اشتراك Office 365 ، فسيصبح التواصل والتعاون عبر Teams سهلاً.

دعنا نلقي نظرة على بعض من أفضل النصائح والحيل لمستخدمي Microsoft Team لتعزيز إنتاجيتهم واستخدامها كالمحترفين.

1. اختصارات لوحة المفاتيح

يمكن أن توفر اختصارات لوحة المفاتيح الكثير من الوقت ، خاصةً عند استخدام تطبيق مثل Teams. على الأرجح ستستخدمه طوال اليوم للتواصل مع الزملاء. لا يوجد سوى اختصارين تحتاج إلى تذكرهما كمبتدئ في الوقت الحالي.

1. / - سيكشف مفتاح الشرطة المائلة للأمام عن جميع الأوامر التي يمكنك إعطاؤها باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح المختلفة.
2. / مفاتيح - قائمة بجميع اختصارات لوحة المفاتيح التي يمكنك استخدامها. القائمة طويلة نوعا ما هنا للمشاركة. ابحث عن وتذكر الأشياء المفيدة لك.

كما هو موضح في لقطة الشاشة ، ستكتب هذين الاختصارين في شريط البحث في الأعلى للعثور على ما تبحث عنه.

2. أسم المجموعة

تعد الدردشة ميزة أساسية في Microsoft Teams ، ولكن البحث عن محادثة معينة داخل قناة قد يكون أمرًا صعبًا. يمكنك حل هذه المشكلة عن طريق إعطاء نافذة الدردشة أو المجموعة اسمًا ذا معنى. على سبيل المثال ، إذا كنت تناقش دليلًا جديدًا عن المنتج أ ، فيمكنك تسمية نافذة الدردشة Product A Bugs. يجعل من السهل البحث في المستقبل.

للقيام بذلك ، ما عليك سوى النقر فوق رمز القلم الرصاص في الجزء العلوي من نافذة الدردشة لتعديلها ثم تسميتها. يعمل فقط للمحادثات الجماعية وليس الخاصة.

3. إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني

في GT ، بالكاد نستخدم رسائل البريد الإلكتروني ونعتمد في الغالب على Slack للتواصل مع بعضنا البعض. إنه مفيد لنا ولكنه لا يعني أنه يمكنك التخلص من رسائل البريد الإلكتروني تمامًا. رسائل البريد الإلكتروني هنا لتبقى. تعرف Microsoft ذلك ، وهذا هو السبب في أنها تسمح للمستخدمين بإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات إلى قنوات الفريق من أي مجالات بريد إلكتروني مدرجة في القائمة البيضاء.

ليس ذلك فحسب ، إذا نقرت على الإعدادات المتقدمة في الشاشة التالية ، يمكنك التحكم في من يمكنه إرسال رسائل البريد الإلكتروني ، وكذلك من نطاقات محددة ، لتقليل رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها.

4. إنشاء صور GIF

تعد مشاركة صور GIF ممتعة ، ولكن خلقهم هو أكثر من ذلك. يسعدني أن تتيح Teams للأعضاء إنشاء صور GIF خاصة بهم ، مما يسمح لهم بالإبداع وتقليل التوتر لتحقيق التوازن في المناقشات الجادة.

تدمج Teams Giphy ، وهي وجهة مشهورة لملفات GIF ، لمشاركة عملك الفني مع أعضاء الفريق الآخرين.

5. الروبوتات

تعمل أتمتة المهام المتكررة على توفير الوقت ويمكن أن تكون برامج الروبوت مفيدة. لدى Teams عدد من الروبوتات التي يمكنك استخدامها لصالحك. Who bot مفيد للعثور على أعضاء الفريق عبر المؤسسة بناءً على أدوارهم ومسؤولياتهم. على سبيل المثال ، من هو المسوق الرئيسي للمنتج X؟

تعمل الروبوتات تمامًا مثل أعضاء الفريق ، مما يعني أنه يمكنك الدردشة معهم وطرح الأسئلة عليهم وسيجيبون.

تتضمن الروبوتات الأخرى روبوت التقويم للعثور على فتحة مفتوحة في التقويمات الخاصة بك وكذلك تقويم أعضاء الفريق والجدولة المواعيد ، Polly لإنشاء استطلاعات الرأي وجمع الملاحظات ، و YellowAnt للتواصل مع أكثر من 40 تطبيقًا لإنشاء تطبيقات ذكية سير العمل. هنا كيف يمكنك إنشاء الروبوتات الخاصة بك.

6. نوافذ التبويب

تأتي الفرق مع ميزة فريدة تسمى علامات التبويب. يمكنك تخصيص كل علامة تبويب لمورد واحد يمكن أن يكون مقطع فيديو أو موقع ويب أو تطبيقًا. يعتمد ذلك على ما تريد تحقيقه به. أعتقد أنه مناسب بشكل أفضل للتطبيقات التي تريد استخدامها أثناء العمل مع Teams.

تجعل علامات التبويب من السهل حقًا إدارة سير العمل والحفاظ على أجزاء مهمة من العملية من التداخل. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء علامة تبويب لـ Trello حتى يتمكن كل فرد في الفريق من الوصول إليها بسهولة. ما عليك سوى النقر على أيقونة "+" لاختيار التطبيق. لاحظ أن هناك بالفعل علامة تبويب لمشاركة الملفات.

7. المرجعية

ميزة صغيرة ولكن غالبًا ما يتم تجاهلها في Teams هي خيار الإشارة المرجعية. في حال تلقيت رسالة مهمة ولكنك ترغب في العودة إليها لاحقًا ، يمكنك ببساطة وضع إشارة مرجعية عليها والاتجاه إليها لاحقًا.

انقر فوق رمز القائمة بجوار الرسالة للقيام بذلك.

8. قارئ غامر

هل شارك شخص ما مستندًا معك؟ بدلاً من قراءته بالكامل ، يمكنك استخدام خيار القارئ الشامل للقيام بأمرين. قم بإزالة جميع عوامل الإلهاء بحيث يكون النص فقط مرئيًا. يجعل من السهل التركيز على المستند أو الرسالة.

يمكنك أيضًا الاستماع إلى المستند مع تمييز الكلمات في الوقت الفعلي. ميزة أخرى رائعة هي الترجمة. يمكنك تحديد رسالة وترجمتها إلى أكثر من 60 لغة باستخدام Microsoft Translator.

العمل الجماعي على طول الطريق

تعد Microsoft Teams أداة تعاون رائعة ، ولا تحتاج إلى تفكير إذا كنت تعمل بالفعل مع منتجات Microsoft الأخرى مثل Office 365. نأمل أن تساعدك بعض النصائح التي شاركناها أعلاه على أن تكون أكثر إنتاجية.

القادم: هل خرج البريد الوارد في Outlook عن نطاق السيطرة؟ انقر فوق الارتباط أدناه لمعرفة كيفية استخدام القواعد لإدارة Outlook 365.