15 най-добри начина за ефективно организиране на бележки в Microsoft OneNote
Miscellanea / / November 29, 2021
Microsoft OneNote е мощен инструмент за водене на бележки ако знаете как да го използвате. В сравнение с други приложения за водене на бележки, като напр Google Keep, Бележки на Apple, Носи бележкии т.н., OneNote винаги печели състезанието. Заслугата е на огромния брой функции, предлагани в приложението. Въпреки това, организиране на бележки може да стане досадно в OneNote, ако не сте запознати с всички организационни функции. Така че, ние ще ви кажем най-добрите начини за организирате бележките си в OneNote в тази публикация.
Microsoft има две приложения за OneNote – OneNote и OneNote 2016. Ти трябва проверете разликите между тях и вижте кой използвате. Следните съвети за организиране на бележки ще работят в Microsoft OneNote под Windows. Можете да ги използвате и на други устройства.
Да започваме.
1. Създайте множество тетрадки
Харесвам OneNote, защото предлага йерархична структура на папките. Най-отгоре лежат тетрадките. Първоначално ще имате само една тетрадка. Но можете да създадете колкото искате. Всяка тетрадка се състои от множество раздели и страници. Можете да имате отделни тетрадки за работа, лична употреба или различни теми като книги, проекти, предмети и т.н.
За да създадете бележник, щракнете върху името на бележника в горната част. След това щракнете върху опцията Добавяне на бележник в долната част. По същия начин можете да създавате допълнителни бележници в OneNote. Проверете седем полезни съвета за тетрадките на OneNote.
Бакшиш: Имате проблеми със синхронизирането с OneNote? Разбирам как да коригирате грешка при синхронизиране на OneNote на Windows и Mac.
2. Създаване на раздели и групи секции
Кликнете върху бележника, за да го отворите. Секциите ще ви поздравят. Можете да създавате подраздели във всеки раздел. Например, ако сте създали тетрадка за всеки предмет като математика, наука, английски език и т.н., секциите ще имат глави за всяка тетрадка. Можете допълнително да създадете подраздел за всяка глава.
За да създадете раздел, отворете бележника и щракнете върху Добавяне на раздел в долната част. Назовете го според вашите нужди. Можете да го преименувате по-късно.
За да създадете подраздел, щракнете с десния бутон върху пространството под секциите. Щракнете върху Нова група раздели. Наименувайте групата секции. Групите секции ще имат стрелка до името си. Използвайте клавишната комбинация Ctrl + T (Windows) или Command + T (Mac), за да добавите нов раздел.
Плъзнете съществуващите бележки, които искате да добавите в групата на разделите. За да създадете нова секция директно под групата секции, щракнете с десния бутон върху секцията и изберете Нов раздел. Използвайте малката стрелка до групата секции, за да покажете или скриете подсекциите.
3. Създаване на страници и подстраници
Сега секциите включват страници и подстраници. Ще напишете действителното си съдържание на страници. Всяка страница има заглавие, което определя съдържанието в нея. Опитайте се да използвате свързано и описателно заглавие за вашата страница. Заглавията на страниците се добавят в горната част на страницата.
За да създадете страница, щракнете върху опцията Добавяне на страница в долната част на областта на страницата. Като алтернатива, щракнете с десния бутон върху пространството и изберете Нова страница. Можете също да използвате клавишна комбинация Ctrl + N (Windows) или Command + N (Mac), за да създадете страница.
За да създадете подстраница, щракнете с десния бутон върху страница и изберете Направи подстраница от менюто. Страницата ще се превърне в подстраница на страницата над нея. Като алтернатива, използвайте клавишна комбинация Ctrl + Shift + Alt + N, за да създадете нова подстраница. Щракнете с десния бутон върху подстраниците за опции като популяризиране и свиване на подстраница, ако е необходимо. Използвайте малката стрелка до страницата, за да покажете или скриете подстраниците.
Интересното е, че можете да създадете подстраница и от подстраница. Просто щракнете с десния бутон върху подстраница и изберете Направи подстраница.
Винаги можете да изтриете или създадете още раздели, подраздели, страници и подстраници. Така че разширявайте, докато вървите. Опитайте се да добавите числа към заглавията на страниците си, за да ги идентифицирате или използвайте емоджита за по-добра видимост. За да добавите емоджи, използвайте клавишната комбинация на Windows + точка (.), за да стартирате панела с емоджи на вашия компютър с Windows.
Също и на Guiding Tech
4. Използвайте Търсене, за да намерите бележки
След като започнете да добавяте бележки в OneNote, може да стане трудно бързото намиране на правилната бележка сред различни секции и страници. Вземете помощта на функцията за търсене в OneNote, за да намерите вашата бележка. Щракнете върху иконата за търсене от лявата страна на OneNote и въведете всеки термин, присъстващ във вашата бележка. Ще се покаже списък с бележки, съдържащи думата за търсене. Щракнете върху бележката, която искате да отворите.
Щракнете върху второто падащо поле под полето за търсене, за да изберете къде искате да търсите. Можете да търсите под всички бележници, текущ бележник, текущ раздел или страница. Като алтернатива, използвайте пряк път Ctrl + F за търсене в текущата страница и Ctrl + E за търсене във всички бележници. Търсенето също може да бъде полезно за намиране на етикети, както е показано по-долу.
5. Използвайте етикети
Етикети в OneNote са начин да маркирате своето изречение или параграф за индексиране и да ги намерите бързо. Считайте ги като етикети за вашите бележки. Но вместо да маркирате цялата бележка, можете да създадете етикет само за едно изречение/абзац. По-късно, когато трябва да намерите етикета, използвайте търсенето, за да намерите етикетите и ще бъдете отведени до точната позиция на вашата бележка с етикет.
OneNote предлага няколко предварително дефинирани маркера като дефиниции, със звезда, списъци със задачи и т.н. Вземете примера с дефиниции. Ако имате различни дефиниции, разпръснати във вашите бележници и искате да ги прегледате, добавете маркера за дефиниция и след това потърсете същото. Можете дори да създавате персонализирани тагове.
За да създадете маркер, поставете курса си навсякъде в текста, който искате да маркирате. След това щракнете върху малката стрелка надолу до иконата на списъка със задачи, която се намира в горната част под раздела Начало и изберете подходящия маркер. Повторете процедурата, за да премахнете етикета. Можете дори да щракнете с десния бутон и да маркирате текста си.
За да намерите маркера, отворете търсенето в OneNote и щракнете веднъж върху полето за търсене. Ще се покажат етикетите, използвани във вашите бележници. Ако не виждате своя маркер, въведете името и потърсете. Кликнете върху етикета, за да видите резултатите.
6. Пренареждане на бележки
След като създадете секции или страници, можете лесно да ги пренаредите, за да запазите подобни раздели или страници заедно. Можете да използвате тази функционалност, за да добавяте подраздели и подстраници. Просто плъзнете и пуснете секцията или страницата до желаното от нея място. Можете да пренареждате артикули в едни и същи или различни секции и тетрадки.
Като алтернатива, ако плъзгането и пускането се чувства като караница, щракнете с десния бутон върху елемента, който искате да преместите или копирате, и изберете Преместване/копиране. След това изберете новата дестинация.
7. Сортиране на страници
OneNote предлага няколко начина за сортиране на вашите страници. Можете да ги организирате ръчно, както е показано по-горе, или да използвате наличните режими на сортиране – Азбучен ред, Дата на създаване и Дата на промяна. За да направите това, щракнете върху иконата за сортиране в горната част на списъка със страници. Изберете режима според нуждите.
8. Цветово кодиране на вашите бележки
За да идентифицирате лесно вашите раздели и бележници, можете да ги кодирате с цвят. Можете да използвате същия цвят за подобни типове секции. Винаги избирайте цвета, с който лесно можете да се идентифицирате. След това щракнете с десния бутон върху името на раздела или бележника и изберете Цвят от менюто. След това изберете желания цвят.
Професионален съвет: Можете също да промените цвета на фона на вашата страница. За това отидете на раздела Изглед в горната част и изберете Цвят на страницата.
9. Използвайте форматиране на текст
Не е тайна, че можете да персонализирате текста си в OneNote, като използвате основни опции за форматиране, като получер, курсив, подчертаване и т.н. Можете дори да създавате списъци с водещи символи и номерирани списъци и да променяте стила и размера на шрифта. Освен това можете да форматирате текст, като използвате различни стилове като заглавие, цитат, код и т.н. Можете също да маркирате текста за по-добра видимост във вашите бележки. Ще ги намерите всички в раздела Начало.
Бакшиш: Мислите да преминете към OneNote от Google Документи за писане на вашите документи? Познайте разлики между тях преди да превключите.
10. Подравняване на текста
За по-добра четливост можете да подравните текста си в OneNote. За това използвайте опциите за подравняване от горната лента под раздела Начало.
Като алтернатива, задръжте курсора на мишката върху текста и ще видите малка сива икона от лявата страна на текста. Плъзнете го надясно, за да промените подравняването.
Също и на Guiding Tech
11. Преоразмеряване на бележките
Когато добавяте бележки в страниците на OneNote, ще забележите поле около вашите данни. Можете да преоразмерите и преместите този контейнер според вашите нужди. Щракнете навсякъде върху текста, за да направите полето видимо. Когато се появи полето, преоразмерете го, като използвате неговите граници. За да преместите контейнера, задръжте курсора на мишката над горния ръб на контейнера, докато видите четиристранна стрелка. След това преместете контейнера.
12. Закачете страницата в менюто "Старт".
За бърз достъп до бележник, раздел или страница на OneNote, можете да го закачите към Старт меню. С едно щракване върху иконата му в менюто "Старт" ще имате достъп до желания от вас елемент. Щракнете с десния бутон върху елемента (бележник, раздел или страница), който искате да фиксирате, и изберете Pin to Start от списъка.
13. Маркирай като непрочетено
Понякога, когато сте заети и записвате бележки, които бихте искали да проверите по-късно, можете да ги маркирате като непрочетени. Това ще го отличава от останалата част от колекцията. Заглавието на непрочетената бележка ще бъде удебелено. Тази функция може да бъде полезна и за студенти. Ако определена глава тепърва ще бъде прочетена от вас, просто я маркирайте като непрочетена. Когато маркирате страница като непрочетена, съответният раздел и бележникът също ще бъдат маркирани като непрочетени.
За да направите това, щракнете с десния бутон върху страницата и изберете Маркиране като непрочетено.
14. Страници с връзки
Един от най-добрите начини за организиране на съдържание в OneNote е чрез свързване на страниците или секциите. Ако сте използвали Понятие, трябва да сте запознати с връзките на страниците. Разбирам как Notion се справя с OneNote.
По принцип можете да създадете връзка за всяка страница или раздел, която можете да добавите в други страници, за да се позовавате на тях. Щракването върху връзката веднага ще отвори свързаната страница. Можете да го използвате, за да прескачате от страница на друга в OneNote. За най-добро използване добавете двупосочни връзки, т.е. на двете страници. Това ще помогне за бързото превключване обратно. Можете също да създадете страница със съдържание, свързваща всяка страница.
За да създадете връзка за вашата страница или раздел, щракнете с десния бутон върху името на страницата или секцията или щракнете с десния бутон навсякъде в страницата и изберете Копиране на връзката. Връзката ще бъде копирана във вашия клипборд.
Отворете страницата, където искате да я поставите. След това щракнете с десния бутон и изберете паста. Кликнете върху връзката, за да превключите между страниците. За да се върнете към предишната страница, използвайте навигационните бутони Назад и Напред в горния ляв ъгъл на OneNote.
15. Архивни тетрадки
Ако търсите функцията за архивиране в OneNote, няма да я намерите. Това е така, защото има друго име – Затвори бележника. Можете да скриете целия си бележник от главния панел на OneNote, като го затворите. Затворете бележниците, които не ви трябват сега. Данните в тях ще останат както са, освен че няма да ги виждате. Винаги можете да ги добавите обратно.
За да затворите бележник, щракнете с десния бутон върху името на бележника и изберете Затвори този бележник.
Бонус: Защитете с парола вашите раздели
Имате нещо важно в секцията на бележника си? Заключете го с парола. Защитата с парола е достъпна само за секции. Всички страници вътре в секцията ще бъдат заключени. Щракнете с десния бутон върху секцията и изберете Защита с парола. Научете подробно за защита с парола на секциите на OneNote.
Също и на Guiding Tech
Забавлявайте се с организирането на бележки
Ако тепърва започвате да организирате бележките си в OneNote, не се претоварвайте от функциите. Вероятно няма да настроите правилно наведнъж, защото организирането на цифрова информация е объркано. Експериментирайте и вижте какво работи за вас и какво не. Маркирайте тази страница и я посещавайте редовно, за да видите дали използвате всички организационни функции за вашите бележки.
следващо: Обичате ли Microsoft OneNote? Вижте 12 допълнителни съвета и трика за OneNote, за да го използвате като професионалист.