Топ 13 причини да използвате Google Документи (и да се отървете от Word)

Използвам Word повече от десетилетие и все още не съм напълно удобен с водещия текстов процесор на Microsoft. Въпреки това, изминаха само няколко месеца в Google Документи и просто го харесвам. Сега, защо е така?

Добре, Word има много за това по отношение на функциите, но не всеки ги използва. И това е мястото, където Docs блести. Получавате пакет от ежедневни функции, които са рационализирани почти перфектно и удоволствие за работа.

Въпреки това, има много негативни погрешни схващания относно Google Docs просто поради неговата облачно-базирана природа, но точно тук ще разберете защо това всъщност изобщо не е така. И ако сте категорични в използването на Word, тогава може да ви очаква изненада!

1. Безплатно е

Да, правилно си го прочел. Гугъл документи е напълно безплатно. И вие ставате 15 GB безплатно облачно хранилище на всичкото отгоре също. Трябва да заема много документи, за да запълни цялото това пространство, нали?

С Word различните нива на абонамент са досадно сковаващи, да не говорим, че всичко е доста скъпо. Очаквайте да платите близо – или доста над – сто долара за всичко, с което в крайна сметка се задоволите. Не, благодаря, Microsoft.

2. Без ръчни записвания

Google Документи запазва всичко, което въвеждате или променяте само за секунди и дори няма да забележите, че това се случва. Дори директното поставяне в съдържание, което включва изображения с висока разделителна способност и други големи обекти, също няма сериозно влияние върху това колко бързо се запазва автоматично. Сега това е сериозна оптимизация.

Не е случаят с Word обаче, където трябва да натиснете Save, дори когато сте свързани с OneDrive. И дори тогава, промените често отнемат години, за да се синхронизират. Още по-лошото е, че цялата програма може да се забие, докато прави това. Какво, по дяволите, Microsoft!

3. Имената на файловете не са проблем

Word е много непреклонен, когато става въпрос за имена на файлове. Не можете да вмъквате никакви специални знаци и също така трябва да внимавате да не съвпадате с име на съществуващ файл в същата директория. Махни го!

С Документи дори не е нужно да добавяте име на файл, преди да можете да започнете да работите по своя документ. И когато пожелаете, можете да го наречете както искате. Което също е супер лесно да се направи – просто въведете каквото и да е в полето в горната част на прозореца на браузъра и сте готови!

Няма повече да се забърквате с тромави менюта и диалогови прозорци като в Word, което всъщност спестява много време, иначе прекарано в справяне с глупави ограничения в дългосрочен план.

4. Лесно достъпен навсякъде

Работата с Google Документи може да се случи почти навсякъде. Просто влезте в Google Drive на всеки компютър с интернет връзка и можете да започнете незабавно.

Излишно е да казвам, че Word изисква тежка инсталация, преди дори да си помислите да отворите документ, да не говорим, че сте останали само с Windows или Mac.

Дори когато става въпрос за мобилни устройства, Google Документи ви позволява да започнете много по-бързо. Устройствата с Android имат инсталирани Документи по подразбиране, а Приложението за iOS е много леко по отношение на размера на изтегляне.

5. Без повредени файлове

Тъй като вашите документи в Google Документи винаги се запазват в облака, шансовете за повреда на файлове са доста малки. Не е случаят с Word, където файловете, които съхранявате локално, лесно се повреждат поради технически проблеми или хардуерни повреди.

Записването в OneDrive е опция, но с наличните ужасни проблеми със синхронизирането, просто не си струва. Дори като си помисля за тези досадни изскачащи прозорци за удостоверяване, които се появяват без основателна причина, ме побиват тръпки.

6. Тонове страхотни добавки

Разбира се, Google Docs не разполага с всички функции, които Microsoft Word предлага на масата. Но това е мястото, където добавките влизат в картината. Всъщност има цял магазин, посветен на добавки, които можете лесно да използвате, за да придобиете каквато и да е функционалност, която ви липсва.

Просто влезте в панела с добавки и можете да търсите каквото искате — шрифтове, теми, мисловни карти, речници и т.н. Дори ако искате да изпълните нещо толкова необичайно, колкото премахване на прекъсвания на страници, непременно ще намерите добавка, която да ви помогне!

7. Силно съвместим

С Google Документи вашите документи не са просто заключени в облака. Всъщност можете да избирате от редица файлови формати, за да ги изтеглите на компютъра си по всяко време.

Поддръжката на популярни формати като DOCX, ODT и PDF означава, че можете лесно да започнете да работите върху документ в Word, OpenOffice или Adobe Acrobat, ако възникне необходимост, да не говорим за споделяне на файлове с потребители на Word, които сте сигурни попадат.

От друга страна, вие също можете отваряне и редактиране на документи на Word лесно в Google Документи. Ако сте се притеснявали за проблеми със съвместимостта, време е да забравите това.

8. Говорете, не пишете

Възможностите на Word за преобразуване на говор в текст не съществуват, освен ако не искате изтеглете добавката Dictate което е доста счупено като начало. Не е проблем обаче с Google Документи.

Необходими са само няколко щраквания и можете да започнете да говорите, докато Документи пишат вместо вас. Не губите време за калибриране и всички тези глупости. Освен това е доста добър в улавянето на различни акценти и също така можете да превключвате между различни езици.

9. Сътрудничеството е леко

Когато става въпрос за споделяне и сътрудничество с други, Google Документи превъзхожда Word. Не само можете да споделяте документите си със стотици потребители, но дори можете да ги публикувате в мрежата, за да ги видят всички!

Освен това до сто души могат да се съберат и да работят върху документ в реално време — феноменална функционалност за нещо, което е напълно безплатно. А фактът, че вашите сътрудници изискват само акаунт в Google, за да работят заедно с вас, говори много за неговата страхотност.

С Word обаче всеки човек се нуждае от абонамент за Office 365, преди дори да може да мечтае за сътрудничество — да, дори в така наречените „безплатни“ мобилни приложения на Word.

10. Проучване и директно свързване

Ако искате да направите проучване, докато пишете, можете да използвате цялата мощ на Google Търсене направо от самия Google Документи. Просто маркирайте и щракнете с десния бутон върху която и да е дума или фраза и щракнете върху Изследване, а страничният панел трябва да се зареди автоматично, което ви позволява да проверявате и цитирате полезна информация безпроблемно. Превъзхожда инструмента за изследване на Word по отношение на интуитивност и подходящи резултати на километри.

И още по-добре, можете също да използвате раздела Изображения в панела Изследване, за да добавяте лесно лицензирани от Creative Commons изображения към вашите документи.

Това не е всичко. Когато става въпрос за свързване на неща, Google Документи ви позволява да търсите и вмъквате връзки директно от самото уеб приложение – няма повече копиране и поставяне на дълги URL адреси. Освен това можете да се свържете с други файлове и документи в Google Drive като добре.

11. Няма интернет? Не е проблем

Всеки път, когато има спор за Word и Docs, най-вероятно ще намерите някой, който рекламира способността на първия да работи офлайн. Разбира се, това е вярно - в края на краищата това е настолно приложение.

Но това не означава, че не можете да направите същото с Google Документи – с подходяща предварителна подготовка това е повече от възможно. Просто посочете, че искате файлът да е достъпен офлайн и да имате достъп и да работите върху него, дори ако нямате активна връзка.

Всички редакции, които правите, след това се синхронизират автоматично, когато се свържете отново с интернет. Страхотно, нали?

12: Лесно достъпен чрез Chrome

Ако използвате Chrome за вашето сърфиране в мрежата, а най-вероятно сте, тогава вече трябва да сте влезли в профила си в Google. А това означава лесен достъп до Google Docs – чрез Google Drive – само с едно щракване на пръсти. Без никакво време за регистрация или влизане!

Освен това, Chrome изброява и арсенал от други уеб приложения на Google, като Gmail, Таблици и Презентации, всички от които напълно допълват Документи. Освен това можете да очаквате Документи да функционират по-добре в Chrome – в края на краищата и двете са проектирани от Google.

13: Промените се синхронизират навсякъде

И накрая, каквито и промени, които направите в предпочитанията и други настройки, се записват онлайн, което означава, че получавате достъп до подобно изживяване с Документи на всеки компютър или браузър, когато го стартирате На.

И да, това включва всички добавки, които сте приложили. Очаквайте вашите промени и инсталирани добавки да присъстват на всичките ви настолни компютри само за секунди!

Но какво да кажем за Word Online???

В края на деня, като уеб приложение, всъщност работи в полза на Google Документи – работи бързо и има минимални технически проблеми в сравнение с Word. А фактът, че можете да подобрите функционалността на Docs чрез огромна библиотека от добавки, означава, че аргументът на Word, пълен с функции, ефективно се разглежда като спорен.

И не, не забравих Word Online, който също е безплатен за използване. Но всъщност това е просто драстично заглушена версия на настолния си аналог.

Word Online има редица прилики с Google Docs - като например автоматично запазване. Въпреки това, той е бавен за изпълнение на почти всичко, поддържа по-малко файлови формати и няма полезни добавки. Накратко, използването е трудно.

И така, готови ли сте да опитате Google Документи? Уведомете ни в коментарите.