Kompletní průvodce archivací e-mailů v aplikaci Outlook 2010
Různé / / December 02, 2021
Většina z nás, kteří používají populární webové e-mailové služby, jako Gmail a Outlook.com pravděpodobně se nikdy starat o archivaci, vzhledem k tomu, že máme Máme k dispozici GB cloudového úložiště. Nicméně, pokud jste práci v organizaci, nebo máte vzdělávací e-mailový účet, kde máte pouze omezený prostor na serveru pro ukládání e-mailů, je nutné je čas od času archivovat.
Dnes vám tedy řekneme vše, co potřebujete vědět o archivaci e-mailů v poštovním klientovi Outlook 2010, který lze snadno implementovat i na jeho další verze.
Začněme tedy vytvořením e-mailového archivu v aplikaci Outlook 2010.
Vytvoření archivního souboru
První věc, kterou musíte udělat, je vytvořit nový archivní soubor, který bude všechny e-maily ukládat lokálně ve vašem počítači. Chcete-li jej vytvořit, klikněte na Nabídka Soubor na Outlook 2010 a vyberte možnost Nástroje pro čištění. Nebojte se, žádný z vašich e-mailů nesmažeme.
V nástroji Clean up Tools uvidíte možnost s názvem Archiv. Kliknutím na něj otevřete okno pro vytvoření archivu. V okně vyberte složky, které chcete archivovat. Pokud chcete, můžete také vybrat celou doručenou poštu. Chcete-li zahrnout staré e-maily hned při vytváření archivu, vyberte odpovídající časové období.
Nakonec zadejte umístění, kam chcete soubory archivovat, a klikněte na tlačítko OK. Můžete si také vybrat svůj sdílený disk pokud je namapován na vašem počítači. Aplikace Outlook vytvoří soubor PST k uložení všech e-mailů jako archivu ve vašem systému.
Po vytvoření archivu se zobrazí Archivní sekce pod složkami poštovní schránky v levém podokně. Počáteční archivace může nějakou dobu trvat v závislosti na počtu e-mailů, které jste do archivu zahrnuli.
Archivované e-maily budou mít stejnou strukturu jako vaše online poštovní schránka se všemi složkami a podsložkami. Pokud jste pro archivaci vybrali pouze konkrétní složky, automaticky se zahrnou všechny podsložky.
Přesouvání e-mailů do archivu
E-mail můžete přesunout do archivu jednoduchým přetažením do sekce archivu na levém panelu. Chcete-li hromadně přesunout e-maily, vyberte ty, které chcete přesunout, a kliknutím pravým tlačítkem na ně otevřete kontextovou nabídku. Zde vyberte Archiv složky v části složky a kliknutím na OK přesunete e-maily.
Můžete také vytvořit nastavení automatické archivace e-mailů. Pokud chcete vytvořit automatickou archivaci pouze pro konkrétní složku ve vaší poštovní schránce, klikněte na složku pravým tlačítkem a vyberte Vlastnosti.
Zde přejděte na Automatická archivace a vyberte nastavení, které vám nejlépe vyhovuje. Chcete-li implementovat pravidlo automatické archivace do celé vaší poštovní schránky, otevřete soubor Možnost Outlook z nabídky a vyberte Pokročilé nastavení.
Zde klikněte na Nastavení automatické archivace a vytvořte pravidla pro automatickou archivaci e-mailů ve vaší poštovní schránce.
Přesunutí archivního souboru
Někdy je potřeba přejít z jednoho počítače na druhý (upgrade ze starého) nebo vám může dojít místo na sdíleném disku organizace. Za těchto okolností budete muset přesunout soubory archivu a znovu je propojit s aplikací Outlook. Pojďme se tedy podívat, jak to lze provést.
Odpojit a přesunout soubor archivu
Před přesunem archivního souboru musíme odstranit odkaz z aplikace Outlook. Chcete-li tak učinit, otevřete Nabídka Soubor a vyberte možnost Nastavení účtu.
V nastavení účtu přejděte na v sekci Datové soubory a uvidíte archivní soubor, který jste spravovali v aktuálním systému.
Vše, co nyní musíte udělat, je vybrat archivní soubor a kliknout na Odstranit knoflík. Nebojte se, archivní soubor nesmažete, ale smažete pouze jeho odkaz v aplikaci Outlook.
Nyní přesuňte soubor do nového umístění pomocí libovolné úložné jednotky, kterou máte k dispozici.
Propojení archivního souboru
Chcete-li propojit archivní soubor s aplikací Outlook, otevřete soubor Sekce datového souboru ještě jednou z nastavení účtu v Outlooku a klikněte na Přidat tlačítko. Nyní importujte soubor PST archivu, který jste zazálohovali, a otevřete e-maily ze sekce archivu.
Zhutnění archivního souboru
Pokud archivní soubor ukládáte na místní pevný disk, pravděpodobně se nemusíte starat o velikost archivního souboru, ale pokud se jedná o sdílený disk v organizaci nebo cloudovém účtu, ve kterém máte omezený úložný prostor, by bylo rozumné zkomprimovat archivní soubor, aby se ušetřilo úložiště. dělat.
Chcete-li zkomprimovat velikost archivu, klepněte pravým tlačítkem myši na sekci Archiv v pravém podokně a vyberte Vlastnosti datového souboru. Zde klikněte na Tlačítko Upřesnit otevřete datový soubor aplikace Outlook. Nyní vše, co musíte udělat, je kliknout na Kompaktní nyní tlačítko pro zmenšení velikosti archivního souboru.
Závěr
To bylo v podstatě vše, co člověk potřebuje vědět o archivaci e-mailů v aplikaci Outlook 2010 a jsem si jistý, že tyto kroky můžete použít také v aplikaci Outlook 2013. Pokud máte další pochybnosti o archivaci e-mailů, stačí napsat komentář a my vám rádi pomůžeme.
Nejlepší obrazový kredit: David Boyle