Jak sledovat změny, používat komentáře ve sdíleném dokumentu MS Word

V kanceláři někdy potřebujeme vytvořit a sdílený dokument viz. jeden dokument pro použití více lidmi. V tomto případě je také zřejmé, že privilegovaní provedou změny v dokumentu; a občas provést změny, na které ostatní nemohou přijít.

Proto je dobré mít přehled o provedených úpravách sdíleného dokumentu. Základní způsob, jak to udělat, je přidat komentář po provedené změně nebo upozornit spolupracovníky poté, co provedete úpravu. Ale to není vždy příliš pohodlné, zvláště pokud je dokument velký. Naštěstí vás tu má MS Word.

MS Word poskytuje dva vynikající nástroje tzv Komentář a Sledovat změny pod jeho Posouzení tab. I když jsem viděl, že je používá jen velmi málo lidí, ti, kteří je používají, vědí, jak snadné věci mohou být, jakmile získáte tyto dvě vynikající funkce. A dnes vás provedeme základy jejich procvičování.

Používání komentářů v MS Word

Tato funkce vám pomůže dát ostatním uživatelům (těm, kteří mají přístup k dokumentu) znát vaši zpětnou vazbu nebo návrhy na určité věci. Například vyberte nějaký text (jako to dělám ve svém článku) a stiskněte

Nový komentář ikona. Vezměte na vědomí štítek (s1) a odpovídající komentář, který byl k němu přidán v levém podokně.

Nyní, když ostatní uživatelé otevřou dokument, mohou zobrazit komentář, přijmout vaši zpětnou vazbu nebo zanechat své vlastní komentáře. Z nástrojů pásu karet můžete Vymazat komentáře nebo dokonce přejít na Předchozí další komentář.

Použití sledování změn v MS Word ke sledování úprav dokumentů

Jak název napovídá, tato sada vám pomůže sledovat změny které jsou na dokumentu provedeny. Ve chvíli, kdy se trefíte Sledovat změny, vše, co napíšete, se zobrazí červeně a podtrží se. A cokoli smažete, dostane proraženo ( takhle ), než aby byly smazány.

The svislá čára na levé straně se táhne po celé délce obsahující jakoukoli změnu. Spolu s tímto Revize podokna (lze vyvolat z pásu karet) zobrazí podrobnosti o prováděných změnách. Majitel tak bude mít důkladnou znalost úprav, které byly v dokumentu provedeny.

Tyto změny lze nyní přijmout nebo odmítnout kliknutím pravým tlačítkem.

Kromě toho si můžete vybrat zobrazení revizí v balónový formát (obrázek níže) nebo zkontrolujte různé revize dokumentu (přepínejte možnosti v rozevíracím seznamu s nápisem Konečné zobrazení značek; zobrazeno na prvním obrázku).

Existuje mnoho dalších činností týkajících se formátování a změny barev, kterých se můžete držet. A jsem si jistý, že tyto možnosti prozkoumáte, jakmile zvládnete základy.

Závěr

Cílem tohoto článku bylo pokrýt úplné základy, které vám pomohou začít s těmito dvěma úžasnými nástroji v MS Word. Pokud jste je používali již dříve, možná se budete chtít podělit o několik triků a tipů, které znáte, s našimi dalšími čtenáři. Pro ty, kteří se chystají začít, řekněte nám o svých zkušenostech s prvním použitím.