Jak si sami automaticky kopii nebo skrytou kopii v aplikaci Outlook a Gmail
Různé / / April 05, 2023
Dva hlavní pojmy, se kterými se v e-mailu nejčastěji setkáváte, jsou CC a BCC, zejména v profesionálním nastavení. Pomohou vám poslat kopii e-mailu konkrétním lidem nebo dokonce vám a uschovat si je pro pozdější použití pro případ. Pokud používáte Gmail nebo Outlook, což podle nás většina lidí dělá, můžete si sami automaticky zadávat kopie a skrytou kopii ve všech svých e-mailech.
Musíte však vědět, že to bude zahlcovat vaši schránku. Ale se správným nastavením a filtry to může být skvělá pomoc. V této příručce vás naučíme, jak si sami automaticky kopii nebo skrytou kopii v Outlooku a Gmailu. Nejprve ale začněme se základy.
Co znamenají CC a BCC v e-mailu
CC a BCC znamenají uhlíkovou kopii a slepou kopii a jsou to e-mailová pole, která vám umožňují odeslat kopii e-mailu dalším příjemcům, dokonce i vám. Kopie je užitečná, když chcete někomu poslat kopii e-mailu pro informační účely nebo ho udržovat ve smyčce, zatímco Skrytá kopie je užitečná ze stejných důvodů, ale je diskrétnější, protože ostatní příjemci v e-mailu nevidí příjemce BCC záhlaví.
Jak si sami automaticky kopii nebo skrytou kopii v aplikaci Outlook
Abyste měli jistotu, že budete mít vždy kopii každého e-mailu, který odešlete v aplikaci Outlook, postupujte podle níže uvedených kroků a automaticky se ve všech odchozích e-mailech ukládá kopie nebo skrytá kopie. Zde je postup:
Krok 1: Otevřete Outlook a klikněte na nabídku se třemi tečkami.
Krok 2: Nyní přejděte na Pravidla a v rozevírací nabídce vyberte možnost Spravovat pravidla a upozornění.
Krok 3: Klikněte na Nové pravidlo.
Krok 4: V části ‚Začít od prázdného pravidla‘ klikněte na ‚Použít pravidlo na zprávy, které odesílám‘ a klikněte na tlačítko Další.
Krok 5: V kroku 1 zaškrtněte políčko vedle položky „přes zadaný účet“ a v kroku 2 klikněte na zadané.
Krok 6: Vyberte svůj e-mailový účet a vyberte OK.
Krok 7: Klikněte na Další.
Krok 8: V kroku 1 zaškrtněte políčko vedle položky „Kopie zprávy lidem nebo veřejné skupině“ a v kroku 2 klikněte na „lidé nebo veřejná skupina“.
Poznámka: Chcete-li e-mailovou kopii BCC, vyberte v kroku 1 možnost „Přesunout kopii do určené složky“.
Krok 9: Nyní přidejte své e-mailové ID a klikněte na OK.
Krok 10: Vyberte výjimku, pokud chcete toto pravidlo vyloučit pro určité e-maily a klikněte na Další.
Krok 11: Zadejte své e-mailové ID, v kroku 2 vyberte „Zapnout toto pravidlo“ a klikněte na Dokončit.
Poznámka: Chcete-li vrátit zpět automatizaci kopií nebo skrytých kopií v Outlooku, přejděte na Pravidla > Spravovat pravidla a upozornění > V části Pravidlo vyberte pravidlo, které jste vytvořili pro automatizaci kopií a skrytých kopií > klikněte na Odstranit. A je to. Vrátíte se do normálu.
Nyní pokaždé, když odešlete e-mail v aplikaci Outlook, automaticky obdržíte jeho kopii. To se může hodit, pokud chcete mít přehled o veškeré korespondenci, kterou odešlete. Pokud však nechcete v každém e-mailu zadávat kopie nebo skrytou kopii sami, můžete to jednoduše udělat automatické přeposílání e-mailů v aplikaci Outlook.
Jak si automaticky CC nebo BCC sami v Gmailu
Gmail nativně nepodporuje automatické e-maily CC nebo BCC. Budeme tedy používat bezplatné rozšíření prohlížeče s názvem Auto BCC & Auto CC extension pro Chrome. Toto rozšíření nám umožní nastavit pravidla pro automatickou kopii nebo skrytou kopii více účtů Gmail nebo vaši e-mailovou adresu, když budete psát e-maily, odpovídat na ně nebo je přeposílat.
Krok 1: Navštivte níže uvedený odkaz a kliknutím na Přidat do Chromu stáhněte rozšíření pro Chrome.
Stáhněte si rozšíření Auto BCC pro Gmail
Krok 2: Kliknutím na Přidat rozšíření toto přidáte rozšíření v Chrome.
Krok 3: Nyní otevřete Gmail v Chrome a klikněte na tlačítko Napsat.
Krok 4: Klikněte na ikonu obálky hned vedle tlačítka Odeslat.
Pokud chcete vytvořit skupinu na Gmailu, pak náš průvodce na jak vytvořit e-mailovou skupinu v Gmailu přijde vhod.
Krok 5: Klikněte na „Přidat nové pravidlo“.
Krok 6: V části „Když se odesílají e-maily z“ byste měli vidět svůj e-mail již vyplněný. V rozbalovací nabídce pod ním vyberte komukoli.
Krok 7: Vyberte BCC nebo CC (jakkoli chcete) v rozevíracím seznamu pod a poté automaticky.
Krok 8: Nyní zadejte svou e-mailovou adresu.
Krok 9: Klikněte na Uložit pravidlo.
A je to. Klikněte na Zavřít a napište svůj e-mail jako obvykle.
Jak vypnout automatickou kopii nebo skrytou kopii v Gmailu
Pokud již nechcete používat kopie nebo skrytou kopii, můžete odebrat svému účtu přístup k rozšíření a odinstalovat jej. Zde je návod, jak na to.
Krok 1: Přejděte na odkaz a klikněte na aplikaci cloudHQ.
Stránka oprávnění k účtu Google
Krok 2: Klikněte na Odebrat přístup.
A je to. Zruší váš účet spojený s rozšířením. Nyní odinstalujme rozšíření z Chrome.
Krok 3: Přejděte na panel rozšíření Chrome a najděte ikonu Automatická skrytá kopie pro rozšíření Gmailu (obálka).
Krok 4: Klikněte pravým tlačítkem na ikonu rozšíření a klikněte na Spravovat rozšíření.
Pokud rozšíření nevidíte připnuté, klikněte na Rozšíření (tlačítko lego).
Krok 4: Přejděte dolů a vyhledejte možnost Odebrat rozšíření.
Krok 4: Budete vyzváni v dialogovém okně, zvolte Odebrat.
Nyní jste se zcela zbavili rozšíření automatizace.
Alternativní metoda: Použijte funkci automatického přeposílání Gmailu
Pokud nechcete svému účtu poskytnout přístup k rozšířením třetích stran, můžete použít funkci filtrování a přeposílání Gmailu. Postupujte podle níže uvedených kroků.
Krok 1: Otevřete Gmail a přejděte na „Zobrazit všechna nastavení“.
Krok 2: Nyní klikněte na „Filtry a blokované adresy“.
Krok 3: Klikněte na „Vytvořit nový filtr“.
Krok 4: Zadejte svou adresu do pole od a klikněte na Vytvořit filtr.
Krok 5: Nyní vyberte možnost Předat dál. Pokud je rozmazaná, klikněte na „Přidat adresu pro přesměrování“.
Krok 6: Zadejte svou e-mailovou adresu a klikněte na Další.
A je to. Je dobré použít nativní možnost automatického přeposílání Gmailu namísto použití rozšíření pro Chrome od třetí strany.
Usnadnění automatizace Outlook a Gmail
Automatizace procesu CC a BCC vám pomůže ušetřit spoustu času a námahy, kterou musíte obejít. Doufám, že vám tento návod, jak si sami automaticky kopii nebo skrytou kopii v Outlooku a Gmailu, pomohl. Nezapomeňte to sdílet s někým, kdo si myslíte, že ušetří spoustu času pomocí tohoto rychlého hacku.
Poslední aktualizace dne 07. září 2022
Výše uvedený článek může obsahovat přidružené odkazy, které pomáhají podporovat Guiding Tech. Nemá to však vliv na naši redakční integritu. Obsah zůstává nezaujatý a autentický.