Nejlepší postupy pro SharePoint pro správu dokumentů – TechCult

SharePoint je jedním z nejlepších nástrojů pro firmy, jak komunikovat se svými zaměstnanci a spravovat jejich data. Takže, pokud jste vlastníkem malé společnosti nebo jednou z 500 společností Fortune, tento nástroj vám může hodně pomoci! Musíme také mít na paměti, že Microsoft SharePoint má mnoho funkcí a pokud je používáme správně, můžeme zefektivnit naši každodenní práci. V tomto článku se s vámi tedy podělíme o osvědčené postupy pro SharePoint pro správu dokumentů, abyste mohli nástroje využívat naplno. Jste nadšeni, že znáte osvědčené postupy správy znalostí SharePoint? Pokud ano, pak je tento pocit vzájemný, protože jsme také rádi, že se můžeme o tyto znalosti podělit.

Nejlepší postupy pro SharePoint pro správu dokumentů

Tento článek obsahuje některé osvědčené postupy, které můžete využít pro efektivnější správu na SharePointu. Takže pokud jste začátečník, který se stále snaží zorientovat, pokračujte ve čtení až do konce, abyste se dozvěděli více užitečných věcí o

SharePoint osvědčené postupy pro správu dokumentů.

Co je SharePoint?

Než se pustíme do doporučených postupů pro správu dokumentů pro SharePoint, přečtěte si něco o SharePointu. SharePoint se používá hlavně k vytváření webů. Je to jeden z nejlepších nástrojů, které kdy společnost Microsoft vytvořila pro sdílení, správu a přístup k informacím s více zařízeními. Byl vyvinut v roce 2001 a má více než 200miliónaktivní uživatelé. Ačkoli SharePoint nedostává aktualizace často. Ale i tak je to jeden z nejznámějších nástrojů v Microsoft 365.

Ještě jedna věc, kterou si musíte zapamatovat, je, že to není aplikace, ale je to platforma. Hlavním rozdílem mezi aplikací a platformou je, že aplikace provádí konkrétní úkoly, zatímco platforma je místo, na kterém lze aplikaci nebo web stavět. Pro zjednodušení, aplikace nebo webová stránka je produkt a platforma je továrna, kde se produkt vyrábí.

Přečtěte si také:Jak vyřešit SharePoint Úprava webové části není povolena

Nejlepší postupy pro SharePoint

Tato platforma Microsoftu se používá hlavně pro ukládání, analýzu a sdílení dat. Musíte tedy porozumět osvědčeným postupům, které můžete dodržovat, abyste to dělali efektivněji. Abychom vám poskytli jasnější vysvětlení, rozdělili jsme tipy do dvou různých částí, doporučené postupy pro SharePoint pro správu dokumentů a doporučené postupy pro SharePoint velké knihovny dokumentů. Pojďme se tedy s každým z nich podrobně seznámit.

Nejlepší SharePoint Cvičení pro Management znalostí 

Nejprve se tedy podělíme o některé z nejlepších osvědčených postupů správy znalostí SharePoint, které by měly být implementovány.

1. Spolupráce s ostatními

Pro růst firmy je nutné spolupracovat s ostatními. Bez spolupráce není možné mít zdravou pracovní kulturu, což způsobí stagnaci. Takže nezapomeňte, že SharePoint není jen skvělý web pro správu informací, ale má také nástroje pro spolupráci s týmem. Využijte je a zůstaňte ve spojení. Takže to vyřešilo váš dotaz na doporučené postupy struktury složek SharePoint.

2. Používání meta tagů

Mnoho uživatelů má otázky, jako jsou doporučené postupy pro strukturu složek SharePoint. Ale doporučujeme vám místo složek používat meta tagy. Je velmi důležité používat značky pro efektivní třídění různých informací. Mnoho lidí stále používá složky pro klasifikaci, ale ve většině případů je použití metaznaček efektivnější. Pokud nepoužíváte SharePoint online, možná neznáte metaznačky a je to v pořádku. Ale teď, jak to víte, vás požádáme o použití této funkce. Protože pouze používáním složek se omezujete ve větší flexibilitě.

Neříkáme, že byste měli složky vůbec používat, ale tagy umožňují lepší přístup k informacím a máte k nim rychlý přístup. Toto je první bod, který byste měli dodržovat pro doporučené postupy pro strukturu SharePoint.

3. Přidělování oprávnění

Toto je další skvělý SharePoint osvědčený postup pro správu dokumentů. Jak jsme řekli, je důležité spolupracovat. Pokud se tedy chcete řídit tímto tipem, pak jedna věc, kterou musíte udělat, je přidělit oprávnění. Bez řádného povolení omezujete tým v provádění určitých úkolů, čímž zdržujete mnoho procesů. To je důvod, proč to musíte mít na paměti; pracujte jako tým a přidělujte správná oprávnění správným lidem, takže nemusíte dělat všechny úkoly sami. Je však také důležité poznamenat, že člověk by neměl dávat pravomoci všem a omezovat se v tom, aby každý člen mohl používat každý nástroj a vše upravovat. Může to způsobit zmatek.

4. Pomocí AAR

AAR nebo jednoduše After Action review je systém hodnocení, který poprvé vyvinula americká armáda. Tento systém můžete použít ve vaší organizaci, zejména na platformě SharePoint. Ve věci AAR jsou zaměstnancům poskytovány odborné posudky za účelem posílení jejich rozhodovacích schopností.

Odborníci vyjadřují své názory na to, jak a proč se konkrétní akce provádí a co lze udělat lépe. Pomohli zaměstnancům odstranit závady a odstranit nedostatek. Tento systém poskytuje týmům lepší způsob, jak činit informovaná rozhodnutí a následně zvyšuje produktivitu.

5. Vytváření informační architektury

Velmi důležité je také vytvoření informační architektury. Bez jasné vize může být vaše klasifikace důležitých informací docela chaotická. Proto se nejprve posaďte a přemýšlejte o tom, jak chcete informace sdílet, a pak je teprve přidejte na web.

To lze provést v SharePointu jako seznam souborů a závisí pouze na vaší potřebě. Jak jsme řekli dříve, je to docela výkonný nástroj s mnoha funkcemi se specifickým využitím. Měli byste se také vyhnout používání všech funkcí, protože to může dělat věci nepořádek. Je tedy velmi důležité myslet na své primární cíle při sdílení informací a následně vytvořit informační architekturu. Je to další velmi důležitý bod osvědčených postupů struktury SharePoint.

6. Ochrana citlivých dat

Je velmi důležité uchovávat důležité citlivé informace v bezpečí, aby k nim měli přístup pouze oprávnění členové. Pokud to neuděláte, riskujete, že obětujete soukromí a bezpečnost vaší organizace.

Přečtěte si také: Jaké jsou nevýhody SharePointu?

Nejlepší SharePoint Cvičení pro Velká knihovna dokumentů 

Když pracujete s velkou organizací, můžete čelit také velkým datovým souborům. Pokud tedy chcete vědět, jak efektivně organizovat tyto velké dokumenty, zde jsou některé doporučené postupy pro velkou knihovnu dokumentů SharePoint.

1. Použití verzí dokumentů

Když něco upravujete nebo vytváříte, v tomto případě knihovnu dokumentů, může dojít k chybám. Zvlášť když jsou soubory dost velké. To je důvod, proč společnost Microsoft zavedla k řešení tohoto problému funkci verzí dokumentů. S jeho pomocí můžete snadno cestovat do minulosti! Toto je kreativní způsob, jak říci, že před úpravou můžete obnovit předchozí data.

Proto vám doporučujeme povolit možnost verze dokumentů na SharePointu. Tímto způsobem můžete vrátit upravenou verzi souboru.

2. Pomocí zobrazení

Už jsme vám řekli, abyste místo souborů používali meta tagy. A jedním důvodem pro tento tip je, že pokud používáte meta tagy, můžete použít zobrazení ke snazšímu vyhledání a nalezení souboru. Jako pohledy vám umožňují přístup ke skupinám, filtrům a funkcím řazení. Chcete-li tedy zajistit bezproblémové vyhledávání, používejte značky a funkce zobrazení.

3. Vyhýbání se prostorům

Může se to zdát jako velmi nepodstatná věc, kterou je třeba zvážit, ale tento bod prosím neignorujte. Protože adresy URL SharePointu neumožňují vkládat mezery. Mnoho lidí používá znaky jako &,* a # místo mezer, ale to může také způsobit určité problémy při hledání určitého souboru. Pokud však místo nevyužijete, název souboru může být obtížně čitelný. Takže, tady je to, co můžete udělat, nepojmenujte knihovnu jako Duck Duck Go. Místo toho to pojmenujte takto, DuckDuckGo. Použijte velká písmena, aby byl název čitelný.

4. Použití Content-Type

Stejně jako tagy je také důležité používat typy obsahu. Použijte jeden typ obsahu na knihovnu dokumentů a bude pohodlnější klasifikovat informace.

5. Povolení upozornění

Když je na webu mnoho uživatelů, je velmi obtížné sledovat každou změnu, kterou provedou. Pokud je tedy na webu mnoho zaměstnanců, kteří mají oprávnění upravovat nebo přesouvat informace, a chcete vědět, kdy to dělají, zapněte upozornění. Protože SharePoint vám pošle upozornění, kdykoli někdo něco změní. Nejlepší na této konkrétní funkci je, že se neomezuje pouze na správce. Místo toho může každý uživatel nastavit upozornění, aby věděl o změně.

Doporučeno:

• Jak používat ChatPDF k analýze a získávání odpovědí z vašeho PDF
• Jaké jsou výhody SharePointu?
• Úžasné tipy a triky pro knihovnu dokumentů SharePoint
• Jak vyřešit SharePoint Úprava webové části není povolena

Doufáme, že po přečtení tohoto článku váš problém, Doporučené postupy pro SharePoint pro správu dokumentů, je nyní vyřešen. Pokud máte stále nějaké problémy, nezapomeňte použít sekci komentářů a náš tým se o to postará. Můžete nám také doporučit nové téma v komentářích a my se pokusíme o tom napsat samostatný článek. Uložte si naši webovou stránku do záložky pro budoucí použití. Děkuji za přečtení.