Jak používat Microsoft Spreadsheet Compare k analýze verzí souborů aplikace Excel
Různé / / November 29, 2021
Microsoft Excel má funkci, která uživatelům umožňuje sledovat změny provedené v sešitu. Jakmile jsou však změny v sešitu přijaty, stopa změn je navždy ztracena. Co se tedy stane, když se potřebujete vrátit nebo odkazovat na předchozí verzi sešitu?
Možnost, kterou můžete vyzkoušet, je Microsoft Spreadsheet Compare. Microsoft Spreadsheet Compare usnadňuje uživatelům porovnání dvou verzí souboru aplikace Excel. Nástroj pak zvýrazní rozdíly mezi těmito dvěma soubory, což usnadňuje zjištění změn.
Požadavky na použití Microsoft Spreadsheet Compare
Microsoft Spreadsheet Compare máte k dispozici v Microsoft 365, Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016 a Office Professional Plus 2019. K nástroji lze přistupovat ze skupiny programů Microsoft Office Tools.
Aby porovnání fungovalo, je nutné mít různé verze tabulky. Nástroj pak analyzuje soubory a zvýrazní rozdíly pomocí určitých kritérií. Funguje to takto:
Také na Guiding Tech
Jak analyzovat dvě verze sešitu pomocí Microsoft Spreadsheet Compare
Chcete-li analyzovat různé verze sešitu, musíte oba sešity importovat v nástroji Porovnání tabulek. Postup:
Krok 1: V nabídce Start vyhledejte položku Spreadsheet Compare a spusťte ji.
Krok 2: Na kartě Domů ve skupině Porovnat vyberte Porovnat soubory a otevřete dialogové okno.
Krok 3: V dialogovém okně Porovnat soubory vyberte ikonu Soubor vedle možnosti Porovnat (starší soubor). Vyberte soubor Excel v Průzkumníku souborů a klikněte na Otevřít.
Krok 4: Vyberte ikonu Soubor vedle možnosti Komu (novější soubor) v dialogovém okně Porovnat soubory. Vyberte soubor Excel v Průzkumníku souborů a klikněte na Otevřít.
Krok 5: Kliknutím na OK zahájíte proces porovnání.
Poznámka: Pokud zjistíte, že je pořadí porovnání souborů zmatené, můžete kliknout na Zaměnit a změnit pozici každého sešitu.
Krok 6: Zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí políček v levé dolní části nástroje můžete zefektivnit to, co nástroj Porovnání tabulek analyzuje. Funkce některých zaškrtávacích políček je vysvětlena níže:
- Zadané hodnoty: zvýrazní změnu v zadávání dat v sešitech.
- Vypočítané hodnoty: zvýrazňuje rozdíl ve vypočítaných hodnotách v sešitech.
- Vzorce: zvýrazní změnu ve vzorcích v sešitech.
- jména: zvýrazňuje rozdíl v názvech buněk v sešitech.
- makra: zdůrazňuje rozdíl v kódu VBA v sešitech.
Graf v pravém dolním rohu nástroje seřadí různé typy změn v sešitu. Tento graf lze použít k identifikaci změn, které se v sešitech vyskytují nejčastěji.
Také na Guiding Tech
Jak exportovat výsledky porovnání z Microsoft Spreadsheet Compare
Jakmile kliknete na OK pro porovnání s tabulkou, abyste analyzovali změny ve svých listech, identifikované změny se zvýrazní různými barvami textu a výplně buněk. Výsledky srovnání lze buď přímo použít v nástroji, nebo je exportovat na jinou platformu. Postup:
Exportujte výsledky porovnání do aplikace Microsoft Excel
Exportováním výsledků porovnání do aplikace Microsoft Excel můžete provádět další analýzy. Postup exportu:
Krok 1: Na pásu karet nástroje Porovnání tabulek vyberte Exportovat výsledky, čímž se spustí Průzkumník souborů.
Krok 2: Vyberte umístění, kam chcete soubor uložit, a zadejte název souboru.
Krok 3: Vyberte Uložit.
Srovnávací analýza by nyní měla být k dispozici na vašem uloženém místě.
Také na Guiding Tech
Zkopírujte výsledky porovnání do schránky
Pokud byste chtěli výsledky porovnání použít na jakékoli jiné platformě kromě Microsoft Excel, pak je nejlepší volbou kopírování do schránky. Postup:
Krok 1: Na pásu karet nástroje Porovnání tabulek vyberte Kopírovat výsledky do schránky.
Krok 2: Spusťte aplikaci a vložte zkopírovaná data.
Krok 3: Vyberte Ctrl + V na klávesnici, kterou chcete vložit.
Omezení funkce Spreadsheet Compare
To je to, jak používat Microsoft Spreadsheet Compare k porovnání různých verzí souboru Excel. Nástroj má však velké omezení v tom, že změny zaznamenané v porovnávaných sešitech nelze přijmout ani odmítnout. Nástroj pouze zobrazuje excelové listy vedle sebe a zdůrazňuje změny, aby je uživatelé snáze identifikovali.