3 skryté funkce v Outlook.com pro zvýšení produktivity

Pokud pravidelně používáte Outlook email, je to pravděpodobně proto, že jste alespoň mírně funkční a produktivní lidská bytost, která přispívá společnosti. Za to gratuluji. Ale vždy je tu trochu více prostoru pro kohokoli, aby zvýšil produktivitu a posunul věci o stupeň výš.

Možná nějaké skryté funkce v aplikaci Outlook nezmění život natolik, aby náhle prudce zvýšily vaše dovednosti v oblasti produktivity, ale tyto funkce vám alespoň pomohou trávit méně cenného času tříděním e-mailů. Tak jim dejte šanci.

1. Rychle se zbavte nevyžádané pošty pomocí Sweep

Možná jste viděli Zametat tlačítko na liště nabídek v horní části Outlook.com, ale nevím, co dělá. Doslova vám umožňuje rychle a efektivně zamést nepořádek ve vaší doručené poště. Když si prohlížíte e-mail, klikněte Zametat vyvolat rychlé akce odpovídající tomuto e-mailu, budoucím e-mailům nebo jeho odesílateli.

Například pokud obdržíte e-mail jako součást newsletteru

že chcete, aby se o to Outlook automaticky postaral, můžete nechat Sweep, aby se o to postaral. Můžete automaticky smazat všechny e-maily od tohoto odesílatele ze své doručené pošty, zablokovat všechny budoucí e-maily od odesílatele a ponechat nejnovější a automaticky odstranit zbytek od tohoto odesílatele nebo vždy odstranit e-maily od odesílatele staršího 10 let dní.

Sweep je přizpůsobitelný a přizpůsobitelný různým složkám a kategoriím, takže si můžete zvolit archivaci těchto e-mailů.

2. Spravujte a přizpůsobujte své kategorie aplikace Outlook

Ať už to víte nebo ne, pravděpodobně používáte Outlook Kategorie Vlastnosti. To automaticky třídí různé typy e-mailů do vhodných inteligentních složek a přináší obsah, který si zaslouží vaši pozornost. Kategorie Fotografie zobrazuje všechny fotografie v e-mailu a prezentuje je v pěkné galerii, zatímco kategorie Aktualizace zásilky vám poskytuje sledovací kód a aktualizace balíčku.

Co však možná nevíte, je, že tyto kategorie jsou zcela přizpůsobitelné a máte jich k dispozici mnohem více, než co jste možná povolili na postranním panelu. Navíc můžete přidat vlastní kategorie a nastavit pravidla pro e-maily, které do nich spadají.

Chcete-li upravit kategorie, klikněte na Nastavení ikonu v pravém horním rohu Outlook.com a vyberte Správa kategorií z nabídky. Zde si můžete vybrat, které z dlouhého seznamu kategorií chcete povolit (filtrovat) a které konkrétně chcete zobrazovat v nabídce složek pro rychlý přístup.

Kliknutím si také můžete vytvořit vlastní kategorii Nová kategorie.

Spropitné: Chcete-li použít novou kategorii, zvažte kliknutí Spravovat pravidla v Nastavení menu a vytvoření pravidla automaticky třídí různé typy e-mailů do té kategorie.

3. Outlook.com má spoustu klávesových zkratek

Jsi klávesová zkratka fanatik? Nebo možná jen hledáte rychlejší způsoby dokončení běžných úkolů v Outlooku. Ať tak či onak, Outlook má klávesovou zkratku pro téměř každou e-mailovou funkci, kterou používáte. Existují desítky, které pokrývají vše od napsání e-mailu přes jeho přečtení až po provedení akce.

Chcete-li zobrazit úplný seznam klávesových zkratek, které můžete použít, stiskněte tlačítko ? klíč kdekoli na Outlook.com. Můžete se také podívat na praktický snímek obrazovky výše.

Jak používáte Outlook.com?

Nyní, když víte, jak „procházet“ zprávami, přizpůsobovat si chytré kategorie a manévrovat klávesové zkratky, jste na dobré cestě stát se profesionálem v Outlooku – a někým, kdo zvládne únavný úkol e-mailem.