Jak vytvářet a spravovat pravidla v Outlook 365 Webmail

Správa e-mailů je náročný úkol. Od včasného odpovídání na e-maily a přidávání upomínky na důležité e-maily, existuje spousta věcí, které soupeří o naši pozornost. Bolest hlavy také zvyšuje horda spamových e-mailů zasypaných doručenou poštou. Nakonec an neuspořádaná poštovní schránka ztěžuje vyhledávání důležitých e-mailů.

Ano, správa e-mailů je náročná záležitost, ale naštěstí ji lze zjednodušit pomocí pravidel. Webová pošta Outlook 365 podporuje řadu pravidel, která vám umožňují přeposílat e-maily do konkrétní složky. Můžeš e-maily ihned smazat od konkrétního odesílatele. Zní to skvěle, že?

Než začneme, pojďme si rychle projít, jak pravidla pro e-mail fungují.

Jak pravidla fungují

Pravidla jsou způsob, jak dosáhnout čisté a organizované schránky. Typické pravidlo se skládá ze spouštěče, akce a výjimky. Jakmile je pravidlo spuštěno, spustí akci, jako je smazání e-mailu, jeho přidání do složky nebo jeho předání na jiný účet.

Pokud jde o pravidla, Outlook 365 má spoustu možností, jak akcí, tak podmínek. Můžete buď odpovídat předmětu nebo vybrat konkrétní adresu nebo ručně vybrat jméno odesílatele.

A nejlepší na tom je, že můžete přidat tolik podmínek, kolik chcete. Jediné, co musíte udělat, je vybrat správné podmínky.

Totéž platí o akcích – možností je spousta. Stačí tedy vytvořit pravidlo, vybrat podmínku pro zpracování více pravidel a pak bingo!

Nyní, když jsme stanovili, jak pravidla fungují, pojďme se podívat, jak je vytvořit.

Také na Guiding Tech

Jak vytvořit pravidla v Outlooku 365

Krok 1: Otevřete Outlook a klikněte na ikonu Nastavení v pravém horním rohu. Dále klikněte na Zobrazit všechna nastavení Outlooku v dolní části.

Krok 2: Vyberte E-mail z levého panelu a poté zvolte Pravidla. Nyní klepněte na možnost Přidat nová pravidla a pojmenujte své nové pravidlo.

Pokud vybíráte podmínky Lidé, musíte zadat správné adresy. Pokud jde o předměty, budete muset přidat přesná klíčová slova.

Krok 3: Jakmile vynulujete podmínku, je čas přidat akci. Akce představuje to, co byste chtěli udělat s e-maily, které splňují výše uvedené podmínky.

Webová pošta Outlook 365 právě teď umožňuje přeposílat, mazat, připínat e-maily a mnoho dalších.

Krok 4: Chcete pravidlo e-mailu? ne občas spustit? Pokud ano, klikněte na Přidat výjimku a zadejte požadovanou podmínku.

Dále klikněte na Uložit. Zde jste vytvořili e-mailové pravidlo.

Poznámka: Na rozdíl od jiných e-mailových klientů, jako je Gmail, se na zprávy přijaté po vytvoření pravidla vztahuje nové e-mailové pravidlo. Na staré zprávy to nebude fungovat.

Také na Guiding Tech

Kdy použít pravidlo Zastavit další zpracování?

Určitě jste si při vytváření pravidel všimli zaškrtávacího políčka Zastavit další pravidlo. Tato možnost platí, pokud máte v doručené poště několik pravidel, která by se mohla vztahovat na jednu zprávu.

Řekněme například, že máte pravidlo A, které přesouvá všechny zpravodaje z Guiding Tech do složky s názvem GT NL a další pravidlo B, které přeposílá všechny e-maily s klíčovým slovem „Android“ na váš sekundární e-mail účet.

V tomto scénáři byste nechtěli, aby se pravidlo B spustilo po úspěšném provedení pravidla A. Tehdy přichází na řadu možnost Zastavit zpracování dalších pravidel. Poté, co splní konkrétní podmínku, zastaví provádění dalších pravidel.

K tomu se musíte ujistit, že priorita pravidel je nastavena odpovídajícím způsobem, což uvidíme v následujícím bodě.

Úpravy a správa pravidel v Outlooku 365

V aplikaci Outlook 365 se pravidla spouštějí podle pořadí v tabulce. Naštěstí objednávka není trvalá a můžete změnit prioritu.

Chcete-li to provést, klepněte na šipky nahoru a dolů. Chcete-li upravit pravidlo, klikněte na ikonu Upravit a proveďte změny. Nezapomeňte je uložit!

Bonusové tipy: Chytrá správa e-mailů

1. Zametat e-maily

Sweep je další cesta k čistší doručené poště. Stejně jako Pravidla i tato umožňuje automaticky odstranit všechny e-maily od konkrétního odesílatele.

Nestačí pouze smazat e-maily. Můžete se rozhodnout odstranit e-maily nebo ponechat nejnovější e-maily v řetězci.

Vymazání e-mailu je velmi snadné. Stačí otevřít poštu, která vás obtěžuje, a klepnout na ikonu Sweep nahoře.

Dále vyberte možnosti z rozevírací nabídky. Druhý je nejlepší, protože vytváří pravidlo automaticky. Po dokončení klikněte na Uložit.

Poznámka: Možnost zamést ve složkách Odeslaná pošta, Koncepty, Nevyžádaná pošta a Odstraněná pošta.

Také na Guiding Tech

2. Blokovat odesílatele a domény

Kromě výše uvedeného můžete blokovat určité odesílatele a domény vůbec. Stačí přejít do sekce Nevyžádané e-maily, kliknout na Přidat a zadat e-mailové adresy nebo název domény.

Zároveň můžete přidat bezpečné odesílatele a domény. Tato možnost zajišťuje, že důležité e-maily (nebo e-maily od důležitých lidí) neskončí ve složce koše.

Jednoduše klepněte na Přidat a přidejte název domény nebo e-mailové adresy.

Dobrý den, Chytřejší doručená pošta!

Tak můžete vytvářet a spravovat pravidla a udržovat svou doručenou poštu čistou od veškerého nesmyslného nepořádku. Koneckonců, nemůžeme si dovolit přijít o důležité e-maily, že?

Pokud používáte nějaká zajímavá pravidla, o která se chcete podělit, uveďte je v sekci komentářů níže.

Další: Chcete se zbavit nechtěných newsletterů ze své poštovní schránky? Následující příspěvek vám ukáže, jak na to.