Jak používat filtry Gmailu jako profesionál ke snížení stresu

Každé ráno se probudíte a většinou ještě předtím, než pomyslíte na čištění zubů, začnete kontrolovat telefon. A ejhle, váš účet Gmail je zaplaven desítkami e-mailů, které může nebo nemusí vyžadovat vaši pozornost. Jistě, vždy si je můžete zkontrolovat později, ale e-maily se neustále hromadí a brzy je to sesuv půdy.

Nikdo se rád nezabývá zbytečnými e-maily a snížení stresu ze zvládání záplavy e-mailů je přesně to, s čím vám pomůžeme. Vzhledem k tomu, že Gmail je klientem, který si volí většina lidí, pojďme se podívat, jak jsou tyto šikovné filtry může pomoci udržet náš krevní tlak pod kontrolou.

Průvodce pro začátečníky: Pokud si některým z těchto termínů nejste jisti, ujistěte se prohlédněte si našeho průvodce značkami, filtry a štítky pro Gmail.

1. Nemá smysl číst VŠECHNY e-maily

Většina otravných e-mailů, které dostávám, jsou pouze potvrzení. Občas nová webová stránka nebo služba, ke které se zaregistrujete (od které nemůžete předvídat e-maily), a občas vám známé adresy bombardují vaši doručenou poštu. Pro ty známé jsem vytvořil filtr, který automaticky označí tyto e-maily jako přečtené, a dokonce můžete pokračovat a přidat štítky, jako je „automatické čtení“, abyste měli ve své doručené poště pořádek.

Jak můžete vidět, do tohoto vlastního filtru jsem přidal potvrzovací mail Amazon a můžete jej přidat dokonce k celému názvu domény „amazon.com“ (v mém případě amazon.in). Vytvořte si tyto filtry pro všechny takové e-maily, stejně je opravdu nemá smysl číst všechny.

2. Už jste někdy slyšeli o Boolean?

Docela jednoduché, Boolean je termín, který se velmi podobá „konjunkci“ anglického jazyka. K vyhledávání v Gmailu můžete použít slova jako AND, OR nebo NOT. Podobně můžete chtít ignorovat většinu automatických e-mailů kromě několika důležitých z určitých domén. Například, když jste zablokovali všechny e-maily s potvrzením objednávky z Amazonu, pravděpodobně ano NE chcete automaticky číst ty, které mají v sobě slovo „problém“.

3. Filtry + štítky jdou ruku v ruce

Přidávání štítky na tříděné e-maily vám poskytne mnohem lepší vizuální představu o tom, co se děje se všemi těmito e-maily přicházejícími do vaší doručené pošty. Důležité e-maily s výše uvedenými filtry mohou mít výraznější červený (nebo podobný) štítek, zatímco nedůležitý může být ponechán.

4. Zářící hvězdy

Přidávání hvězdiček k nejdůležitějším e-mailům, které vyžadují vaši okamžitou pozornost, je dobrý způsob, jak udržet priority v pořádku. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, by bylo otevřít poštu, která je podle vás opravdu důležitá, a vybrat možnost Filtrovat zprávy jako tyto.

Na další známé obrazovce filtru Gmailu vyberte Vytvořte filtr pomocí tohoto vyhledávání a na další obrazovce zaškrtněte políčko pro Hvězda. Můžete dokonce zaškrtnout políčko níže Použít filtr také na x odpovídajících konverzací, který automaticky označí existující konverzace pomocí vybraného filtru hvězdičkou.

5. Bulk Up

Tedy ne doslova! Gmail vám umožňuje vytvářet hromadné filtry pro stejnou akci. Takže pro stejnou akci výše, pokud již znát e-mailové adresy lidí (nebo jsou součástí vašeho seznamu kontaktů) jednoduše pokračujte a vytvořte filtr s booleovským NEBO a stejné pravidlo lze od této chvíle použít na všechny jejich e-maily.

Tato políčka samozřejmě zaškrtněte Má přílohu a Nezahrnujte chaty pro další segregaci.

Použití štítků na ID hromadné pošty také funguje dobře a je to dobrý nápad, pokud chcete oddělit svou práci a přehrávání pošty s různými barevnými štítky.

Nekomplikujte příliš

Ať už se s těmito tipy rozhodnete udělat cokoli, snažte se a nepřehánějte to. Chcete, aby byly věci jednoduché tím, že použijete jednoduchá pravidla, která udrží vaše e-maily v pořádku. Pokud máte nějaké dotazy nebo dotazy, připojte se k nám na našem fóru. Rádi bychom slyšeli, jak chcete, aby vaše filtry Gmailu fungovaly.