Sådan bruger du Microsoft-regneark Sammenlign for at analysere Excel-filversioner
Miscellanea / / November 29, 2021
Microsoft Excel har en funktion, som giver brugerne mulighed for spor ændringer foretaget i en projektmappe. Men når først ændringer er accepteret på projektmappen, er forandringssporet tabt for altid. Så hvad sker der, når du skal vende tilbage eller henvise til den tidligere version af projektmappen?
En mulighed, du kan prøve, er Microsoft Spreadsheet Compare. Microsoft Spreadsheet Compare gør det nemt for brugere at sammenligne to versioner af en Excel-fil. Værktøjet fremhæver derefter forskellene mellem de to filer, hvilket gør det nemt at få øje på ændringer.
Krav til brug af Microsoft Spreadsheet Compare
Du kan få adgang til Microsoft Spreadsheet Compare i Microsoft 365, Office Professional Plus 2013, Office Professional Plus 2016 og Office Professional Plus 2019. Værktøjet kan tilgås fra programgruppen Microsoft Office Tools.
For at sammenligningen skal fungere, er det nødvendigt at have forskellige versioner af regnearket. Værktøjet analyserer derefter filerne og fremhæver forskellene ved hjælp af bestemte kriterier. Sådan fungerer det:
Også på Guiding Tech
Sådan analyseres to versioner af en projektmappe med Microsoft Spreadsheet Sammenlign
For at analysere forskellige versioner af en projektmappe skal du importere begge projektmapper i regnearkssammenligningsværktøjet. Sådan gør du:
Trin 1: Fra menuen Start, søg efter Regneark Sammenlign og start det.
Trin 2: På fanen Hjem, i gruppen Sammenlign, skal du vælge Sammenlign filer for at starte en dialogboks.
Trin 3: I dialogboksen Sammenlign filer skal du vælge Fil-ikonet ved siden af indstillingen Sammenlign (ældre fil). Vælg Excel-filen i Stifinder, og klik på Åbn.
Trin 4: Vælg Fil-ikonet ved siden af indstillingen Til (nyere fil) i dialogboksen Sammenlign filer. Vælg Excel-filen i Stifinder, og klik på Åbn.
Trin 5: Klik på OK for at starte sammenligningsprocessen.
Bemærk: Hvis du opdager, at rækkefølgen af filsammenligningen er blandet, kan du klikke på Skift for at ændre placeringen af hver projektmappe.
Trin 6: Du kan strømline, hvad regnearkssammenligningsværktøjet analyserer ved enten at markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne nederst til venstre i værktøjet. Funktionen af nogle af afkrydsningsfelterne er forklaret nedenfor:
- Indtastede værdier: det fremhæver en ændring i datainputtet i projektmapperne.
- Beregnede værdier: det fremhæver forskellen i de beregnede værdier i projektmapperne.
- Formler: det fremhæver en ændring i formlerne i projektmapperne.
- Navne: det fremhæver forskellen i cellenavne i projektmapperne.
- Makroer: det fremhæver forskellen i VBA-koden i projektmapperne.
En graf i nederste højre hjørne af værktøjet rangerer de forskellige typer ændringer på projektmappen. Denne graf kan bruges til at identificere de ændringer, der forekommer mest i projektmapperne.
Også på Guiding Tech
Sådan eksporteres sammenligningsresultater fra Microsoft Spreadsheet Compare
Når du klikker på Ok for regnearkssammenligning for at analysere ændringer i dine regneark, fremhæves de identificerede ændringer i forskellige tekst- og cellefyldfarver. Resultaterne af sammenligningen kan enten bruges direkte på værktøjet eller eksporteres til en anden platform. Sådan gør du:
Eksporter sammenligningsresultater til Microsoft Excel
Ved at eksportere sammenligningsresultaterne til Microsoft Excel kan du foretage yderligere analyser på det. Sådan eksporteres det:
Trin 1: På båndet i regnearkssammenligningsværktøjet skal du vælge Eksporter resultater, som starter File Explorer.
Trin 2: Vælg den placering, du vil gemme filen, og indtast et navn til filen.
Trin 3: Vælg Gem.
Sammenligningsanalysen skulle nu være tilgængelig på din gemte placering.
Også på Guiding Tech
Kopier sammenligningsresultater til udklipsholder
Hvis du gerne vil bruge sammenligningsresultaterne på en hvilken som helst anden platform undtagen Microsoft Excel, så er kopiering til udklipsholderen den bedste mulighed. Sådan gør du:
Trin 1: På båndet i regnearkssammenligningsværktøjet skal du vælge Kopier resultater til udklipsholder.
Trin 2: Start en app for at indsætte de kopierede data.
Trin 3: Vælg Ctrl + V på dit tastatur for at indsætte.
Begrænsninger af regnearkssammenligning
Det handler om, hvordan du bruger Microsoft Spreadsheet Compare til at sammenligne forskellige versioner af en Excel-fil. Værktøjet har dog en stor begrænsning, idet ændringer noteret på de sammenlignede projektmapper ikke kan accepteres eller afvises. Værktøjet viser kun excel-ark side om side og fremhæver ændringerne for at gøre det nemmere for brugerne at identificere dem.