Sådan planlægges Out-of-Off-mail i Outlook

Alle fortjener en ferie eller en lille pause fra arbejdslivet. Men hvis du skal på orlov i et par dage og ikke er tilgængelig på kontoret til at tage sig af kunder, er det tilrådeligt at indstille automatiske svar eller ude af kontoret e-mails i Outlook. På den måde kan du lade andre vide, hvornår, hvorfor og hvor længe du vil være utilgængelig. Du kan også nævne, hvem du skal kontakte i dit fravær ved at bruge ikke-kontorsvar.

Du kan nemt konfigurere og planlægge post fra kontoret i Outlook web-, Windows- og Mac-apps. Desværre kan du ikke gøre det samme fra Outlook mobile apps. I dette indlæg vil vi dække alle tre platforme og vise dig, hvordan du planlægger ikke-kontoret-meddelelser i Outlook.

Også på Guiding Tech

Planlæg Out of Office Mail i Outlook Web

Outlook-desktop-apps er fine, men Outlook-web er stadig den mest funktionsrige blandt trioen. Nye funktioner som f.eks Outlook Spaces lander først på Outlook web og udvider derefter til andre platforme.

Sådan indstiller du automatiske svar på Outlook-web.

Trin 1: Besøg Outlook på nettet.

Besøg Outlook Web

Trin 2: Klik på ikonet Indstillinger i øverste højre hjørne, og vælg Vis alle Outlook-indstillinger.

Trin 3: Vælg Mail fra venstre sidebjælke, og klik på Automatiske svar.

Trin 4: Aktiver automatisk svar til/fra.

Trin 5: Du kan indstille dine svar til at starte og slutte på et bestemt tidspunkt. Ellers fortsætter de, indtil du slukker dem. Aktiver kun Send svar i en periode. Vælg Starttid og Sluttid.

Trin 6: Skriv dit personlige svar med alle relevante detaljer og tryk på knappen Gem nederst.

Mens du udarbejder et svar, kan du bruge Outlooks Rich Text Editor til at komponere et perfekt svar. Du kan også aktivere Send svar til kontaktmenuen nederst. Men vi vil ikke anbefale det, fordi hvis du aktiverer muligheden, vil kun de gemte Outlook-kontakter få et automatisk svar. Andre går måske glip af et fraværende svar.

Også på Guiding Tech

Planlæg Out of Office Mail i Outlook Mac

Microsoft håndterer i øjeblikket to Outlook-apps på Mac. En ny Outlook-knap i Outlook-appen på Mac fører dig til ny Outlook-oplevelse at Microsoft snart planlægger.

Ikke til stede-funktionen er kun tilgængelig i den gamle Outlook Mac-app. Sådan bruger du det.

Trin 1: Åbn Outlook-appen på Mac.

Trin 2: Vælg Værktøjer fra menulinjen.

Trin 3: Klik på Ikke til stede.

Trin 4: Aktiver Send automatiske svar for kontoen 'Outlook'.

Her har du mulighed for at oprette forskellige automatiske svar for inden for din organisation og uden for din organisation.

Trin 5: Vælg starttidspunkt og sluttidspunkt, og tryk ok i bunden.

Desværre mangler Outlook Mac-appen rich text-editoren til at komponere automatiske svar.

Konfigurer automatiske svar i Outlook Windows

På Windows har vi Mail-appen, der er indbygget med OS, og Outlook-appen, der er en del af Microsoft 365-pakken. Til eksemplet nedenfor vil vi bruge Outlook-appen fra Microsoft 365.

Trin 1: Åbn Outlook på Windows.

Trin 2: Hold Mail-menuen åben, og vælg Filer på menulinjen.

Trin 3: Fra infosiden finder du muligheden for automatiske svar. Klik på den.

Trin 4: Aktiver Send automatiske svar, og vælg starttidspunkt og sluttidspunkt.

Trin 5: Skriv dit automatiske svar ved hjælp af en funktionel teksteditor og OK i bunden.

Et område, hvor Outlook til Windows slår Outlook Mac og Outlook web, er med regler for automatiske svar.

Når du har indtastet dit automatiske svar, kan du klikke på Regler, og det åbner en dedikeret menu til at indstille regler.

Vælg Tilføj regel, og du kan oprette forskellige automatiseringsregler i Outlook. Det kan du f.eks automatisk videresende specifikke e-mails til en anden e-mailadresse.

Du kan også indstille Outlook til automatisk at slette visse e-mails med marketingsøgeord. På den måde, når du kommer tilbage fra ferie, bliver du ikke bombarderet med hundredvis af e-mails.

Et andet scenario kan være tilpassede svar. Lad os sige, at nogle kunder er vigtigere for dig. Du kan tilføje deres e-mailadresse i Regler og indstille et tilpasset e-mail-svar til dem. Nulstillingen vil fortsætte med at få normale automatiske svar i Outlook. Mulighederne er uendelige her.

Også på Guiding Tech

Indstil automatiske svar i Outlook

Opsætning af automatiske svar uden for kontortid viser din professionelle tilgang til dit arbejde. Dine kunder, kunder og dem, der når til dig via e-mail, sætter pris på en opdatering via e-mail. Gå gennem trinene ovenfor, og opsæt ikke-kontor-e-mail i Outlook.