Sådan automatisk arkiveres e-mails i Outlook

Microsoft Outlook er det mest populær e-mail-løsning blandt virksomheder og virksomheder. Når det kommer til forbrugere, halter Outlook efter Gmail. Standard Outlook-mail kommer med 15 GB plads til at fylde med. Med mængden af ​​marketing- eller bankkampagner og andet uønsket materiale, vi får, er det ret nemt at miste disse vigtige e-mails fra dit syn. Du kan undgå situationen ved at arkivere mindre nødvendige e-mails og slette salgsfremmende og uønskede e-mails.

Hvis din Outlook-indbakke føles langsom eller opfører sig mærkeligt, skal du arkivere eller slette irrelevante e-mails. Den manuelle e-mail-arkivering kan være en tidskrævende og trættende proces.

Microsoft tilbyder en Focused Inbox-funktion, men den er begrænset til at bortfiltrere relevante e-mails for brugeren. En anden nyttig tilføjelse er Outlook-regler. Det er Outlooks version af IFTTT. Med regler kan man oprette flere automatiseringer for at flytte bestemte e-mails til arkivering eller slette e-mailsektionen.

I dette indlæg vil vi guide dig gennem funktionen Outlook Rules, og vi vil oprette nogle regler til automatisk arkivering af e-mails fra Outlook. Indlægget vil også dække et andet Outlook-bonustrick til at afmelde irrelevante e-mails fra ét sted. Lad os komme igang.

Også på Guiding Tech

Opret automatisk arkiveringsregel fra e-mailen

Outlook Rules-funktionen er kun tilgængelig for Outlook Mac, Windows og Web. Du kan ikke få adgang til funktionen Regler på mobilen. Til dette indlæg vil vi bruge Outlook-nettet, da det fungerer på samme måde på alle platforme.

Trin 1: Åbn Outlook-web, og log ind med Microsoft-kontooplysninger.

Trin 2: Vælg en irrelevant e-mail, og åbn den.

Trin 3: Tryk på menuen med tre prikker, og vælg Opret regel.

Trin 4: Opret en regel for at flytte beskederne fra afsenderen til Arkiv-mappen.

Derefter vil alle e-mails fra afsenderen flytte direkte til den arkiverede indbakke. Du kan stadig få adgang til dem fra menuen Arkiv i mapperne.

Opret regler for automatisk arkivering fra Outlook-indstillinger

Tricket nævnt ovenfor flytter alle e-mails fra afsenderen til at arkivere elementer. Hvad hvis nogen vil arkivere e-mails med bestemte emner eller nøgleord fra meddelelsesteksten?

For eksempel er jeg udmattet af lånetilbud, Coronavirus-opdateringer eller andet markedsføringsskrammel fra min bank. Min bankkontos månedlige kontoudtog og kreditkortregninger er dog noget, jeg jævnligt henviser til. Hvis du har en lignende præference for emner eller emner, skal du følge nedenstående trin for at opsætte nogle regler.

Trin 1: Åbn Outlook web og gå til Indstillinger.

Trin 2: Se alle Outlook-indstillinger, og den åbner den dedikerede indstillingsmenu.

Trin 3: Vælg indstillingen Regler, og vælg Tilføj ny regel.

Trin 4: Lad os kalde det Bankregler og tilføje en betingelse.

Trin 5: Tilføj søgeord, der ikke længere er relevante for dig, jeg har tilføjet budskabsbegreberne som Lån, EMI osv.

Trin 6: Opret en regel for at flytte alle e-mails til Arkiv-mappen, og tryk på Gem.

Nu, når du modtager e-mails med lån, EMI eller vigtige nøgleord, vil de automatisk blive flyttet til mappen Arkiv.

Lad os oprette en anden nyttig regel. Skal vi? Alle virksomheder derude sender Coronavirus-relaterede e-mails til brugere. Mens jeg bifalder deres indsats, bliver det nogle gange trættende at læse nyheder om den dødelige virus dagligt. Ved hjælp af Outlook-regler kan du automatisk arkivere disse e-mails, før de fanger din opmærksomhed.

Trin 1: Åbn Outlook web, og naviger til Indstillinger > Mail > Regler.

Trin 2: Lad os give den nye regel 'Coronavirus' navn og tilføje betingelser.

Trin 3: Tilføj betingelser, såsom hvis meddelelsesteksten indeholder nøgleordet (Som Corona-virus eller COVID-19), og flyt derefter disse e-mails til Arkiv-mappen.

Jeg har skabt snesevis af Outlook regler. Det er en kraftfuld funktion, og mulighederne er uendelige. Her er hvordan jeg bruger det. Når jeg er på en ferierejse, opretter jeg en regel for at flytte alle de indgående e-mails til mappen 'Under rejser' for at sikre, at de aldrig afbryder mig under familietid.

Nogle skitserede virksomheder bliver ved med at sende e-mail-junk i min Outlook-indbakke. De efterlader mig intet andet valg end at oprette en automatisk sletningsregel for at fjerne disse e-mails.

Også på Guiding Tech

Afmeld e-mail-afsendere

Autoarkiveringsfunktionen er nyttig, når du vil holde indbakken ren fra falske e-mails. Men hvis du helt vil stoppe med at modtage mails fra afsenderen, skal du bruge afmeldingsfunktionen fra mailen.

Det kan dog være tidskrævende og kedeligt at finde den lille afmeld-knap i hver mail. Heldigvis med Outlook Web, kan du se alle e-mail-afsendere med en afmeld-knap på ét sted.

Trin 1: Åbn Outlook web og gå til Indstillinger.

Trin 2: Naviger til Mail > Abonnementer.

Trin 3: Her vil du se listen over e-mail-afsendere med en stor afmeld-knap.

Trin 4: Afmeld de unødvendige fra menuen, og du kan også trykke på menuen med tre prikker for at blokere afsenderen.

Jeg bruger denne funktion en gang i kvartalet til at fjerne de irrelevante e-mails fra listen.

Også på Guiding Tech

Hold din e-mail-indbakke ren

Microsoft Outlook pakker en fremragende regelfunktion. Du kan bruge den til automatisk at slette, automatisk arkivere indgående mails, flytte dem til forskellige mapper i et bestemt tidsrum og endda afmelde den unødvendige afsender fra den enkelte menu. Det har forbedret min e-mail-oplevelse med en kilometer. Hvordan planlægger du at bruge Outlook-reglerne? Lyd af i kommentarfeltet nedenfor.