So erstellen Sie eine E-Mail-Gruppe in Outlook

E-Mail bleibt die wichtigste Kommunikationsquelle zwischen Unternehmen, kleinen Unternehmen, Verbrauchern und Marketingspezialisten. Es gibt Zeiten, in denen Sie häufig dieselbe E-Mail an eine Gruppe von Personen senden müssen. Anstatt jedes Mal Kontakte im Menü zum Verfassen von E-Mails hinzuzufügen, können Sie eine E-Mail-Gruppe in erstellen Ausblick und ersparen Sie sich den Ärger.

Nachdem Sie eine Gruppe eingerichtet haben, können Sie sie in die E-Mail einfügen und eine einzelne Nachricht gleichzeitig an mehrere Personen senden. Um es klarzustellen, alle Begriffe wie Kontaktgruppe, Kontaktliste, E-Mail-Gruppe oder Verteilerliste sind gleich. Lassen Sie sich also nicht zwischen ihnen verwirren.

Es ist für jeden Outlook-Benutzer wichtig, wenn er eine Massen-E-Mail an eine Gruppe von Empfängern senden möchte, darunter Mitarbeiter, Kollegen oder Freunde. Eine Gruppen-E-Mail hilft jedem Benutzer, eine einzelne E-Mail auf einmal an mehrere Empfänger zu senden, anstatt mühsames Kopieren und Einfügen.

Immerhin fast 400 Millionen E-Mail-Nutzer verlassen sich aktiv auf Outlook als ihr primäres E-Mail-Medium und sind mit diesem Problem sehr häufig konfrontiert. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit der Standardmethode eine Gruppen-E-Mail in Outlook erstellen. Lass uns anfangen.

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Was ist eine E-Mail-Gruppe?

Eine E-Mail-Gruppe (Kontaktgruppe) ist eine Sammlung von E-Mail-IDs, um häufig E-Mails zu senden. Wenn ein Administrator eine E-Mail an eine E-Mail-Gruppe sendet, erhalten alle Kontakte in diesem Gruppenlabel dieselbe E-Mail.

Es ähnelt WhatsApp Broadcast, bei dem ein Administrator eine Nachricht an die Broadcast-Liste sendet und jeder in der Gruppe die Nachricht erhält.

Verwenden von Outlook-Kontakten zum Erstellen einer E-Mail-Gruppe

Im folgenden Beispiel verwenden wir das Outlook-Web, um eine Kontaktgruppe zu erstellen. Der Trick funktioniert auf allen Plattformen wie Chrome OS, Windows, Mac und sogar Linux.

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Outlook-Gruppe zum Senden von Massen-E-Mails.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook im Web und melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen für das Microsoft-Konto an.

Schritt 2: Outlook Web sammelt kleine Apps wie Outlook-Kalender, Outlook-Kontakte, Microsoft-Aufgaben, und Haftnotizen. Tippen Sie auf das Outlook-Kontaktsymbol.

Schritt 3: Der folgende Bildschirm zeigt alle Outlook-Kontakte, die Sie in Outlook gespeichert haben.

Schritt 4: Bewegen Sie den Mauszeiger über den Kontakt, den Sie der Mailingliste hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf das Kontrollkästchen, um ihn auszuwählen. Wiederholen Sie dies für jeden Kontakt, den Sie in die Liste aufnehmen möchten.

Schritt 5: Stellen Sie sicher, dass jedem Kontakt, den Sie hinzufügen, eine E-Mail zugeordnet ist. Andernfalls werden sie nicht im Label angezeigt, wenn Sie sie später per E-Mail senden.

Schritt 6: Nachdem Sie jeden Kontakt ausgewählt haben, klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen und wählen Sie dann Neue Kontaktliste.

Schritt 7: Geben Sie der Liste einen relevanten Namen und drücken Sie die Eingabetaste.

Sie können in Outlook beliebig viele Etiketten erstellen. Vergessen Sie nicht, ihnen einen relevanten Namen wie Familie, Büro, Geschäft, Kunden und mehr zu geben.

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Senden Sie eine E-Mail mit der E-Mail-Gruppe in Outlook

Nachdem Sie mit Outlook eine Liste erstellt haben, ist es an der Zeit, die E-Mail mit Outlook zu senden. Befolgen Sie die Schritte zur Kontaktliste in Outlook.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook im Web.

Schritt 2: Tippen Sie auf die Schaltfläche Verfassen in der oberen linken Ecke.

Schritt 3: Beginnen Sie im Fenster Neue E-Mail mit der Eingabe des Namens, den Sie der Kontaktliste gegeben haben, und klicken Sie dann auf den Vorschlag, der unter dem Textfeld angezeigt wird.

Schritt 4: Nachdem Sie die Kontaktliste ausgewählt haben, füllen Sie die E-Mail aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Senden, um sie an alle in der Gruppenliste zu senden.

Im Gegensatz zu Gmail zeigt Outlook Web die hinzugefügten E-Mail-Adressen nicht im Menü zum Verfassen von E-Mails an. Es zeigt lediglich den Namen der Kontaktgruppe an. Das ist schade, da Sie möglicherweise die Kontaktnamen und E-Mail-IDs überprüfen müssen, bevor Sie auf die Schaltfläche Senden klicken.

Bearbeiten einer E-Mail-Gruppe in Outlook

Wenn Sie Ihre Familiengruppe oder Bürogruppe kürzlich um neue Mitglieder erweitert haben, möchten Sie diese der Outlook-Kontaktgruppe hinzufügen. Führen Sie die Schritte unterhalb der E-Mail-Gruppe bearbeiten aus.

Schritt 1: Öffnen Sie Outlook-Kontakt im Web.

Schritt 2: Wählen Sie im Hamburger-Menü Alle Kontaktlisten aus.

Schritt 3: Wählen Sie die Kontaktliste aus, die Sie bearbeiten möchten.

Schritt 4: Tippen Sie in der Kontaktliste auf die Schaltfläche Bearbeiten.

Schritt 5: Hier können Sie entweder den Namen oder die E-Mail-Adresse des Kontakts eingeben, um ihn der E-Mail-Kontaktgruppe hinzuzufügen.

Schritt 6: Wenn Sie einen bestehenden Kontakt entfernen möchten, tippen Sie auf das x-Zeichen daneben.

Profi-Tipp: Wenn Sie weniger Verwirrung zwischen den erstellten Gruppen haben möchten, fügen Sie eine Beschreibung für die E-Mail-Gruppe hinzu.

Einschränkungen für Outlook-Gruppen

Bevor Sie fortfahren und mit der Erstellung von Outlook-E-Mail-Gruppen beginnen, müssen Sie einige Einschränkungen dieser Methode verstehen.

• Während Sie in Outlook problemlos Gruppen-E-Mails senden können, ist das Erstellen einer E-Mail-Gruppe ein manueller und zeitaufwändiger Prozess. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie die E-Mail-IDs jedes Kontakts hinzugefügt haben, den Sie dieser Gruppe hinzufügen möchten.
• E-Mail-Follow-ups sind schwierig. Angenommen, Sie haben eine E-Mail an eine Gruppe von Personen gesendet. Einige von ihnen reagierten, andere nicht. Sie müssen für jede E-Mail-Adresse eine individuelle E-Mail-Nachverfolgung erstellen und mehrere E-Mails manuell senden.
• Eine Outlook-Gruppe fehlt Personalisierung. Sie können Ihre Gruppen-E-Mails nicht für einzelne Empfänger anpassen. Denken Sie daran, dass Sie eine E-Mail für eine Gruppe erstellen und nicht für eine einzelne Person. Eine generische E-Mail macht im Vergleich zu einer ausführlichen und maßgeschneiderten keinen guten Eindruck.

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Senden Sie unterwegs eine Massen-E-Mail

E-Mail-Gruppen können ein Segen für jemanden sein, der dieselbe E-Mail an eine Gruppe von Personen weiterleitet. Auch für kleine und mittelständische Unternehmen eine unverzichtbare Ergänzung. Auf individueller Ebene entrümpelt es den E-Mail-Prozess und spart Ihnen Ressourcen und Zeit.