8 καλύτερες συμβουλές SharePoint για αρχάριους – TechCult
Miscellanea / / July 31, 2023
Εάν η επιχείρησή σας χρειάζεται ένα εξαιρετικό εργαλείο, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε το SharePoint. Επιτρέπει την εύκολη δημιουργία ιστότοπου και την αποτελεσματική διαχείριση και αποθήκευση πληροφοριών. Αν και αυτό το εργαλείο προσφέρει πολλές δυνατότητες, μπορεί να είναι συντριπτικό για τους νέους χρήστες. Για να σας βοηθήσουμε να το αξιοποιήσετε στο έπακρο, δημιουργήσαμε έναν χρήσιμο οδηγό παρακάτω με συμβουλές και κόλπα του SharePoint για αρχάριους.
![Συμβουλές sharepoint για αρχάριους](/f/45229c35403128083505f7f25336078c.png)
Πίνακας περιεχομένων
Οι καλύτερες συμβουλές του SharePoint για αρχάριους
Παρόλο που το SharePoint δεν λαμβάνει πολλές ενημερώσεις, εξακολουθεί να έχει μοντέρνα εμφάνιση και όλες τις απαραίτητες λειτουργίες για να σας προσφέρει μια καλή εμπειρία χρήστη. Το καλύτερο είναι ότι είναι διαθέσιμο σε πολλαπλές πλατφόρμες. Με τη βοήθεια των συμβουλών που παρέχονται στον παρακάτω οδηγό, μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις πολυάριθμες δυνατότητες του Κοινόχρηστο σημείο. Συνεχίστε λοιπόν να διαβάζετε για να μάθετε πώς να το χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά!
1. Κατανοήστε τους διαφορετικούς τύπους τοποθεσιών
Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το SharePoint, ξεκινήστε δημιουργώντας έναν τέλειο ιστότοπο. Οι ιστότοποι είναι ζωτικής σημασίας για το σύστημα του SharePoint. Αφιερώστε χρόνο για να το φτιάξετε προσεκτικά, γνωρίζοντας τον σκοπό σας να το χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά.
Το SharePoint έχει δύο τύπους τοποθεσιών: τοποθεσία επικοινωνίας και τοποθεσία ομάδας. Παρόλο που μπορεί να φαίνονται παρόμοια, είναι διαφορετικά στην πραγματικότητα. Πριν δημιουργήσετε τον ιστότοπό σας, επιλέξτε τον τύπο που ευθυγραμμίζεται καλύτερα με τους στόχους σας.
2. Χρησιμοποιήστε την περιγραφή προσεκτικά
Όταν χρησιμοποιείτε το SharePoint, μια συμβουλή και ένα κόλπο που πρέπει να θυμούνται οι αρχάριοι είναι ότι οι άλλοι θα δουν τα σχόλιά σας. Επομένως, παρέχετε πάντα μια σαφή και συνοπτική περιγραφή, ειδικά όταν δημιουργείτε μια βιβλιοθήκη εγγράφων. Η περιγραφή του περιεχομένου του θα αποτρέψει τη σύγχυση και την απογοήτευση για τους χρήστες. Για παράδειγμα, εάν κάνετε ένα βιβλιοθήκη οικονομικών εγγράφων, προσδιορίστε το περιεχόμενό του όπως φορολογικές καταστάσεις, προϋπολογισμοί, μισθοδοσία και εκθέσεις. Έτσι, όλοι θα καταλάβουν τι υπάρχει μέσα.
3. Ονομασία εγγράφων σωστά
Η επιλογή του σωστού ονόματος για έγγραφα στο SharePoint είναι ζωτικής σημασίας. Δεδομένου ότι δεν επιτρέπονται τα κενά, η χρήση συμβόλων μπορεί να δυσκολέψει την ανάγνωση. Αντι αυτου, γράψτε κεφαλαία τα πρώτα γράμματα, όπως το DuckDuckGo, για ένα πιο απλό και ευανάγνωστο όνομα.
4. Καρφιτσώστε σημαντικά αρχεία
Εάν έχετε πολλά αρχεία σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων και χρειάζεστε γρήγορη πρόσβαση σε ένα συγκεκριμένο αρχείο καθημερινά, μπορείτε να το καρφιτσώσετε ως σημαντικό. Θα παραμένετε πάντα στην κορυφή, ακόμα κι αν προσθέσετε περισσότερα αρχεία αργότερα. Η χρήση της λειτουργίας pin εξοικονομεί χρόνο και σας κάνει πιο αποτελεσματικούς.
Διαβάστε επίσης:Καταπληκτικές συμβουλές και κόλπα της λίστας SharePoint που πρέπει να γνωρίζετε
5. Συγχρονίστε τις βιβλιοθήκες με το OneDrive
Σκεφτείτε το SharePoint και το OneDrive ως αχώριστους συνεργάτες. Το SharePoint δεν είναι ολοκληρωμένο χωρίς το OneDrive. Εγκαταστήστε το OneDrive, συγχρονίστε τις βιβλιοθήκες εγγράφων σας και αποκτήστε πρόσβαση σε όλα τα αρχεία σας χωρίς κόπο και από τις δύο πλατφόρμες. Αυτή είναι μια άλλη από τις εξαιρετικές συμβουλές και κόλπα του SharePoint για αρχάριους.
6. Χρησιμοποιήστε το ιστορικό εκδόσεων αρχείου
Ως άνθρωποι, όλοι κάνουμε λάθη μερικές φορές. Εάν κατά λάθος αλλάξετε κάτι ή κάποιος υπάλληλος επεξεργαστεί ένα σημαντικό αρχείο κατά λάθος, μην ανησυχείτε! Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα ιστορικού εκδόσεων αρχείου για να επαναφέρετε τα προηγούμενα δεδομένα. Συνιστούμε ανεπιφύλακτα τη χρήση αυτής της λειτουργίας για εξοικονόμηση χρόνου.
7. Δώστε τα απαραίτητα δικαιώματα
Το να επιτρέπετε στους υπαλλήλους να έχουν κατάλληλες άδειες και κάποια δημιουργική ελευθερία είναι απαραίτητη για την ανάπτυξη του οργανισμού σας. Στο SharePoint, μπορείτε εύκολα προσαρμόστε τα δικαιώματα για κάθε εργαζόμενο, δίνοντάς τους μόνο ό, τι χρειάζονται, σε αντίθεση με άλλα λογισμικά όπου πρέπει να τα δώσετε όλα ή κανένα.
8. Ενεργοποίηση Ειδοποιήσεων
Μόλις παραχωρήσετε δικαιώματα, οι υπάλληλοι μπορούν να επεξεργαστούν τον ιστότοπο, τα έγγραφα και τις λίστες. Τι γίνεται όμως αν κάνουν σημαντικές αλλαγές; Μπορεί να είναι πονοκέφαλος. Για να το αντιμετωπίσετε, μια εξαιρετική συμβουλή για αρχάριους είναι να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις στο SharePoint. Θα ενημερωθείτε κάθε φορά που κάποιος κάνει αλλαγές. Ωστόσο, συνιστούμε να προσαρμόσετε τις ειδοποιήσεις για να αποφύγετε τον βομβαρδισμό με ειδοποιήσεις κάθε φορά που κάποιος προσθέτει ή επεξεργάζεται κάτι.
Οδηγός SharePoint για αρχάριους
Ας καλύψουμε τώρα μερικά βασικά σημεία για το σεμινάριο του Microsoft SharePoint που θα είναι χρήσιμο για αρχάριους.
1. Τρόπος δημιουργίας τοποθεσίας SharePoint
Όπως είπαμε οι τοποθεσίες του SharePoint είναι τα δομικά στοιχεία αυτής της πλατφόρμας. Έτσι, πρώτα θα μάθουμε πώς να τα κατασκευάσουμε με αυτά τα βήματα:
1. Κάνε κλικ στο Δημιουργία ιστότοπου και επιλέξτε ποιον τύπο ιστότοπου θέλετε να δημιουργήσετε, π.χ. Ιστότοπος ομάδας ή ιστότοπος επικοινωνίας.
![Κάντε κλικ στο Create site](/f/e9b2a872423e3e4000d9bc4c63d9771b.png)
2. Εισάγετε το Όνομα και περιγραφή τοποθεσίας.
![Εισαγάγετε το όνομα και την περιγραφή του ιστότοπου | Συμβουλές sharepoint για αρχάριους](/f/6e07e0c590ad92491910bd6cd1f39a9d.png)
3. Τώρα εισάγετε το όνομα του κατόχου και επιλέξτε Φινίρισμα.
Διαβάστε επίσης:Καταπληκτικές συμβουλές και κόλπα για τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint
2. Πώς να προσθέσετε λίστα ή βιβλιοθήκη εγγράφων
Αφού μάθετε πώς να δημιουργείτε έναν ιστότοπο, ας μάθουμε τώρα πώς να προσθέσετε μια λίστα ή μια βιβλιοθήκη εγγράφων και να σας βοηθήσουμε με ένα σεμινάριο του SharePoint για αρχάριους.
1. Επιλέξτε τον ιστότοπο στον οποίο θέλετε να προσθέσετε τη λίστα/βιβλιοθήκη εγγράφων και κάντε κλικ Νέος.
![Κάντε κλικ στο Νέο](/f/acf64ac3794213449b502a226436b219.jpg)
2. Επιλέξτε αυτό που θέλετε να δημιουργήσετε, Λίστα, Βιβλιοθήκη εγγράφων ή άλλες επιλογές από τη λίστα.
![Κάντε κλικ στις επιλογές Λίστα, Βιβλιοθήκη εγγράφων ή άλλες επιλογές](/f/6c26ae8b90c7cbf197c3f25da38d9526.jpg)
3. Εισάγετε το όνομα και περιγραφή.
4. Επιλέγω Δημιουργώ.
3. Πώς να προσθέσετε σελίδα
Οι σελίδες αποτελούν σημαντικό μέρος ολόκληρου του ιστοτόπου σας στο SharePoint. Λοιπόν, ας μάθουμε τώρα πώς να δημιουργήσετε μια σελίδα σε αυτό το σεμινάριο του Microsoft SharePoint:
1. Επιλέξτε τον ιστότοπο στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε μια σελίδα.
2. Επιλέγω Νέος και μετά Σελίδα από τις άλλες επιλογές.
![Κάντε κλικ στη Σελίδα | Συμβουλές sharepoint για αρχάριους](/f/5cd51200d5551ebbcce3b6bbbc3ec3b8.jpg)
3. Επιλέξτε ένα πρότυπο και κάντε κλικ στο Δημιουργία σελίδας.
![Κάντε κλικ στο Δημιουργία σελίδας](/f/5318e988cfb9619ae13cd8df7965fcd6.jpg)
4. Επιλέξτε ένα όνομα και οποιοδήποτε άλλο περιεχόμενο όπως φωτογραφίες, κείμενο ή τμήματα ιστού.
5. Τώρα, κάντε κλικ στο Δημοσιεύω.
![Κάντε κλικ στο Δημοσίευση | Συμβουλές sharepoint για αρχάριους](/f/f486284079c654ef3f28bf567605fc03.png)
4. Τρόπος χρήσης φίλτρων
Μπορείτε επίσης να βρείτε το σωστό περιεχόμενο με φίλτρα στο SharePoint. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1. Επιλέξτε α Βιβλιοθήκη ή Λίστα.
2. Επίλεξε το εικονίδιο φίλτρου.
Τώρα, χρησιμοποιήστε το φίλτρο σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
5. Πώς να προσθέσετε τμήμα Web
Τέλος, η προσθήκη Web Part στο SharePoint είναι ένα άλλο χρήσιμο σεμινάριο για αρχάριους. Έτσι μπορείτε να τα προσθέσετε:
1. Στο Ανάρτηση ειδήσεων ή Σελίδα και κάντε κλικ στο εικονίδιο συν.
2. Επιλέξτε ποιο τμήμα ιστού θέλετε να προσθέσετε, π.χ. Κείμενο, εικόνα ή έγγραφο.
3. Αφού προσθέσετε το τμήμα web, κάντε κλικ στο Δημοσίευση ειδήσεων ή Δημοσίευση.
![Κάντε κλικ στο Post news](/f/c68821ce6749c4c3a276f534cd768e4a.png)
Εμπιστευόμαστε ότι ο οδηγός μας Συμβουλές SharePoint για αρχάριους σου ήταν χρήσιμο. Εάν έχετε άλλες ερωτήσεις, μη διστάσετε να τις μοιραστείτε στην ενότητα σχολίων και η ομάδα μας θα χαρεί να σας βοηθήσει. Ευχαριστούμε που το διαβάσατε!
Ο Henry είναι ένας έμπειρος συγγραφέας τεχνολογίας με πάθος να κάνει σύνθετα θέματα τεχνολογίας προσβάσιμα στους καθημερινούς αναγνώστες. Με πάνω από μια δεκαετία εμπειρίας στον κλάδο της τεχνολογίας, ο Henry έχει γίνει μια αξιόπιστη πηγή πληροφοριών για τους αναγνώστες του.