Χαρτί Dropbox εναντίον Google Keep: Σύγκριση σε βάθος

Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά ενός smartphone είναι η λήψη σημειώσεων. Νωρίτερα, οι χρήστες έπρεπε να βασίζονται σε ένα σημειωματάριο και ένα στυλό για να καταγράφουν τυχαίες σκέψεις, ιδέες και εμπνεύσεις. Με την έλευση των smartphone, οι εφαρμογές όπως το Google Keep, το Dropbox Paper και ακόμη εφαρμογές λήψης φωνητικών σημειώσεων αντικαθιστούν το παλιό καλό χαρτί.

Ενώ όλες οι εφαρμογές λήψης σημειώσεων έχουν έναν σκοπό, ο τρόπος λειτουργίας και οι δυνατότητες που παρέχουν διαφέρουν πολύ. Πάρτε για παράδειγμα το Google Keep. Μετακόμισα τις σημειώσεις μου από Evernote στο Google Keep επειδή είναι δωρεάν, εύκολο στη χρήση, προσφέρει μόνο τις βασικές λειτουργίες (χωρίς ακαταστασία) και ενσωματώνεται σε βάθος με άλλες εφαρμογές Google.

Επισκεφτείτε το Google Keep

Πρόσφατα άρχισα να δίνω περισσότερη προσοχή στο Dropbox Paper, αφού ένας συνάδελφος τεχνολογικός blogger δεν σταμάτησε να το θυμώνει. Το Dropbox Paper είναι επίσης δωρεάν, ενσωματώνεται με το Dropbox, προσφέρει πλούσια μορφοποίηση και σας επιτρέπει να προβάλλετε σχεδόν τα πάντα στον Ιστό.

Επισκεφτείτε το Dropbox Paper

Ας δούμε πώς διαφέρουν αυτές οι δύο μονάδες παραγωγής σημειώσεων μεταξύ τους και ποιο είναι το κοινό-στόχος τους. Ποιο πρέπει να χρησιμοποιήσετε και γιατί;

Ας ξεκινήσουμε.

1. Δημιουργία σημειώσεων

Το Google Keep σάς βοηθά να κρατάτε γρήγορα σημειώσεις. Ως εκ τούτου, όταν ανοίγετε την εφαρμογή για πρώτη φορά, θα δείτε τον κέρσορα ακριβώς μέσα στη νέα ενότητα σημείωσης. Ξεκινήστε να πληκτρολογείτε ό, τι έχετε στο μυαλό σας, προσθέστε ετικέτα στη σημείωση, κωδικοποιήστε το με χρώμα και ξεχάστε το. Δεν υπάρχει τρόπος δημιουργίας φακέλων.

Το Dropbox Paper ακολουθεί ένα σύστημα ιεραρχίας όπου μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους και σημειώσεις μέσα σε αυτούς. Μοιάζει πολύ με το πώς λειτουργούν τα Έγγραφα Google. Ως εκ τούτου, δεν είναι η πιο γρήγορη εφαρμογή λήψης σημειώσεων, αλλά σας επιτρέπει να οργανώνετε τις σημειώσεις με διαφορετικό τρόπο, και για ορισμένους χρήστες, με καλύτερο τρόπο.

Μπορείτε να εξαγάγετε τις σημειώσεις που έχουν δημιουργηθεί σε χαρτί σε μορφή PDF και σημάδι. Πολλοί χρήστες θα το εκτιμήσουν σίγουρα.

2. Μορφοποίηση σημειώσεων

Η δημιουργία σημειώσεων και η καταγραφή ιδεών είναι ένα πράγμα, αλλά υπάρχουν πολλά περισσότερα στις ψηφιακές σημειώσεις από αυτό. Τόσο το Keep όσο και το Paper έχουν διαφορετική προσέγγιση εδώ.

Το Keep δεν έχει επιλογές μορφοποίησης. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έντονη, πλάγια γραφή ή ακόμη και εσοχή. Απλώς εισάγετε έναν τίτλο, κρατάτε σημειώσεις και προσθέτετε συνδέσμους ή εικόνες. Οι σημειώσεις μπορούν να είναι δύο τύπων: με ή χωρίς πλαίσια ελέγχου. Δεν μπορείτε να έχετε παραγράφους με πλαίσια στην ίδια σημείωση.

Από την άλλη πλευρά, το Paper πηγαίνει τα πράγματα στο επόμενο επίπεδο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επιλογές μορφοποίησης όπως έντονη γραφή, πλάγια γραφή, εσοχή και να προσθέσετε πλαίσια ελέγχου στο ίδιο έγγραφο. Το Paper τα αποκαλεί έγγραφα αντί για σημειώσεις και μπορώ να καταλάβω γιατί. Λειτουργούν σαν ένα επίσης.

Αλλά η πραγματική δύναμη του Paper, και εκεί που αφήνει πίσω του το Keep, είναι η ικανότητά του να λειτουργεί με πολλούς τύπους αρχείων. Μπορείτε να προσθέσετε βίντεο YouTube, ζωντανές εικόνες, ακόμη και ολόκληρες γκαλερί, αποσπάσματα κώδικα, ζωντανά αρχεία ήχου από πολλές πλατφόρμες, συμπεριλαμβανομένου του SoundCloud, και ακόμη περισσότερα.

Η ικανότητα του χαρτιού να λειτουργεί απρόσκοπτα με τόσες πολλές υπηρεσίες που χρησιμοποιούν το API το καθιστά ισχυρό κέντρο, κάτι πολύ περισσότερο από μια απλή εφαρμογή λήψης σημειώσεων. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τον σύνδεσμο. Μπορείτε να ενσωματώσετε σχεδόν οτιδήποτε, ακόμη και να χρησιμοποιήσετε μεταφορά και απόθεση για να τραβήξετε και να εμφανίσετε πράγματα.

Το Paper παρέχει επίσης μερικά δωρεάν πρότυπα για εργασία. Κάθε πρότυπο έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε με συναντήσεις ή ιδέες καταιγισμού ιδεών το συντομότερο δυνατό. Θα βρείτε πίνακες, σημεία με κουκκίδες, λίστες ελέγχου, σημεία κεφαλής και πολλά άλλα σε κάθε πρότυπο έτοιμα για συμπλήρωση και επέκταση. Ένα εντυπωσιακό χαρακτηριστικό είναι η δυνατότητα δημιουργίας προσαρμοσμένων προτύπων χρησιμοποιώντας την επιλογή Templatize.

Το Keep δεν προοριζόταν ποτέ να είναι αυτό που είναι το Paper. Η δύναμή του έγκειται στην απλότητά του και τη βαθιά ενσωμάτωσή του με το Google Drive. Τα Έγγραφα Google θα σας προσφέρει επιλογές μορφοποίησης και ένα σύστημα ιεραρχίας φακέλων που είδαμε νωρίτερα στο Paper. Μπορείτε να μετατρέψετε ένα Έγγραφο Google σε σημείωση Keep ή το αντίστροφο με το πάτημα ενός κουμπιού.

Ναι, αυτό σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε δύο εφαρμογές αντί για μία. Αλλά έχετε μια επιλογή και περισσότερη ευελιξία σχετικά με το ποια θέλετε να χρησιμοποιήσετε και πώς. Αν και τα Έγγραφα Google είναι ένας ισχυρός επεξεργαστής κειμένου με πολλές επιλογές μορφοποίησης, δεν μπορεί να αναπαράγει ζωντανά βίντεο και άλλα αρχεία πολυμέσων όπως το Paper.

Το Google Keep σάς επιτρέπει να χρωματίζετε σημειώσεις κώδικα και να προσθέτετε ετικέτες (ετικέτες), ώστε να μπορείτε να τις βρίσκετε πιο γρήγορα χρησιμοποιώντας τις ισχυρές δυνατότητες αναζήτησης της Google.

Άλλα αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά του Paper περιλαμβάνουν τη δυνατότητα παρουσίασης οποιουδήποτε εγγράφου ως παρουσίαση, χρησιμοποιώντας την επιλογή Present. Το Dropbox θυμάται επίσης το ιστορικό εγγράφων, ώστε όλες οι προηγούμενες επεξεργασίες σας να μπορούν να βρεθούν και να διαχειριστούν αποτελεσματικά. Και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη σκοτεινή λειτουργία τη στιγμή της παρουσίασης του εγγράφου.

Το Keep είναι έξυπνο όταν πρόκειται για τη λήψη φωνητικών σημειώσεων. Μπορείτε εύκολα να ηχογραφήσετε τις σκέψεις σας και το Keep θα τις μεταγράψει σε κείμενο και θα επισυνάψει το αρχείο ήχου στην ίδια σημείωση — πολύ βολικό όταν θέλετε να επεξεργαστείτε κάτι. Το χαρτί δεν έχει αυτό το χαρακτηριστικό.

3. Συνεργασία στις Σημειώσεις

Τόσο το Google Keep όσο και το Dropbox Paper θα σας επιτρέψουν να προσκαλέσετε άλλους να συνεργαστούν και να προσθέσετε σε σημειώσεις και έγγραφα αντίστοιχα. Η διαδικασία είναι αρκετά απλή.

Στο Keep, κάντε κλικ στο εικονίδιο Συνεργάτης για να στείλετε μια πρόσκληση μέσω email χρησιμοποιώντας το αναγνωριστικό σας στο Gmail. Στη συνέχεια, το άτομο θα μπορεί να προβάλλει και να επεξεργάζεται σημειώσεις. Χρήσιμο για τον προγραμματισμό οδικών ταξιδιών, τη δημιουργία και τη διαχείριση λιστών αγορών και την ανταλλαγή ιδεών. Όταν τσεκάρετε ένα στοιχείο στη λίστα, το Keep το μετακινεί προς τα κάτω, κάτι που είναι πολύ λογικό.

Στο Dropbox Paper, κάντε κλικ στο μπλε κουμπί Πρόσκληση για να στείλετε προσκλήσεις μέσω email. Θα παρατηρήσετε ότι υπάρχει μια άλλη επιλογή στο κάτω μέρος. Μπορείτε να μοιραστείτε απευθείας το έγγραφο σε ένα κανάλι Slack. Ένα άλλο παράδειγμα για το πώς λειτουργεί το Paper με διαφορετικές εμπορικές και επιχειρηματικές λύσεις.

Μπορείτε επίσης να ελέγξετε τα δικαιώματα στο Paper, ώστε ο προσκεκλημένος να μπορεί μόνο να σχολιάζει και να κοινοποιεί ή να μπορεί επίσης να επεξεργαστεί. Μπορείτε να περιορίσετε μια πρόσκληση μόνο σε όσους έλαβαν την πρόσκληση ή σε οποιονδήποτε έχει σύνδεσμο.

Το χαρτί υποστηρίζει τον σχολιασμό μεμονωμένων εικόνων, παραγράφων και άλλων στοιχείων που μπορεί να έχετε στο έγγραφό σας. Διευκολύνει την ανάθεση εργασιών και την κλήση συνεργατών σε πραγματικό χρόνο.

4. Ενσωμάτωση

Δεν μιλάω για ενοποίηση με εφαρμογές τρίτων. Το Dropbox Paper κέρδισε ήδη αυτόν τον γύρο. Για κάποιο περίεργο λόγο, το Paper δεν ενσωματώνεται απευθείας στο Dropbox. Ναι, η δομή του φακέλου του Paper θα είναι ξεχωριστή από αυτή του Dropbox, πράγμα που σημαίνει ότι τα αρχεία και τα έγγραφά σας (σημειώσεις) έχουν διαφορετικά σπίτια.

Σημείωση: Μπορείτε να επισυνάψετε αρχεία από το Dropbox (και άλλες υπηρεσίες αποθήκευσης cloud) με το πάτημα ενός κουμπιού.

Μιλώ για έγγραφα και τη δομή φακέλων εδώ.

Η Google αποφάσισε να κάνει το ίδιο με το Keep και παρόλο που το Keep λειτουργεί με όλες τις εφαρμογές Google όπως Έγγραφα, Παρουσιάσεις κ.λπ., είναι ξεχωριστό προϊόν και δεν αποτελεί μέρος του Google Drive.

Τόσο το Keep όσο και το Paper λειτουργούν και με το Ημερολόγιο Google. Επιπλέον, το Paper λειτουργεί και με το ημερολόγιο του Office 365.

Το Google Keep θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε υπενθυμίσεις βάσει χρόνου ή τοποθεσίας. Η υπενθύμιση βάσει τοποθεσίας είναι χρήσιμη εάν δυσκολεύεστε να θυμηθείτε τις εργασίες που χρειάζονται προσοχή όταν περνάτε από μια συγκεκριμένη τοποθεσία, όπως ένα βενζινάδικο ή ένα ΑΤΜ.

Χαρτί Dropbox vs. Google Keep

Αν ψάχνετε για μια εφαρμογή λήψης σημειώσεων που είναι γρήγορη και λειτουργεί με τις εφαρμογές Google, το Google Keep είναι αρκετά ισχυρό. Εάν θέλετε μια επιχειρηματική λύση όπου θα συνεργάζεστε με πολλούς συνεργάτες σε έργα και εφαρμογές, το Dropbox Paper είναι μια καλύτερη λύση.

Η ικανότητα του χαρτιού να ενσωματώνει και να παίζει όμορφα με τόσες πολλές εφαρμογές τρίτων κερδίζει πόντους. Το πραγματικό ερώτημα είναι — Ποιο θα χρησιμοποιήσετε; Ίσως δοκιμάσετε και τα δύο.

Επόμενο: Χρησιμοποιείτε το Google Keep; Θέλετε να δημιουργήσετε μια ένθετη λίστα σε μια σημείωση; Εδώ είναι ένας απλός και γρήγορος τρόπος για να το κάνετε.